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Googleに移行せずAI活用。使い慣れたExcelなどのOfficeで始める

    「AIを使うなら、Google WorkspaceとGeminiを組み合わせるといいですよ」

    そんな話を聞いて、気になっている方もいるのではないでしょうか。

    でも、会社ではずっとExcelやWordを使っている。
    すでに購入したソフトもあり、社員も使い方に慣れている。
    取引先から届くファイルも、ExcelやWordが多い。

    便利そうなのは分かるけれど、ファイルを移して、設定して、社員に使い方を説明することを考えると、なかなか手が出ない。

    「できるだけ今の環境を使ったまま、AI活用を始めたい」

    この記事は、そんな地方の中小企業の経営者や担当者に向けたものです。
    まずはデモ1のExcel作成だけ試しても大丈夫です。慣れてきたら、デモ2のPowerPoint作成へ進んでください。
    今回は、ChatGPTのデスクトップアプリで使えるCodexを利用して、次の2つの作業を実際に試した画面と手順を紹介します。

    1. 簡単な業務記入票をもとに、業務一覧とAI活用案をExcelにまとめる。

    2. そのExcelから試したい改善案を選び、図解とロードマップ付きのPowerPointを作る。

    保存先は、パソコンのデスクトップ。
    フォルダ名もファイル名も、日本語にします。

    「AIの回答を読んで終わり」から、普段の仕事で開けるファイルを作るところへ、一歩進んでみましょう。
    ※掲載画面のユーザー名などが分かる保存先パスは黒塗りにしています。赤枠は、確認してほしい箇所を示すために追加しました。

    Officeを使っているなら、Copilotも選択肢です

    最初に、MicrosoftのCopilotについても触れておきます。

    WordやExcelなどのアプリの中でAIを使いたい場合、Microsoft 365 Copilotは有力な選択肢です。
    対象のMicrosoft 365契約では、追加料金なしで利用できるCopilot Chatもあります。
    ただし、Copilot Chatと、Officeアプリや社内情報に連携するMicrosoft 365 Copilotでは、利用できる機能が異なります。Microsoft公式のプラン案内

    そもそも、ExcelやWordを使っているからといって、Microsoft 365を契約しているとは限りません。
    買い切り版のOfficeを使っている会社もあります。

    Copilotを検討するときは、今の契約、Officeのバージョン、使いたい機能を確認する必要があります。

    一方で、「まずはAIでどこまでできるか、小さく試したい」という方もいると思います。
    今回は、その入口としてChatGPTとCodexを取り上げます。

    どの方法が安いかは、現在の契約と使いたい機能によって変わります。
    この記事では、会社全体の環境を移す前に、手元のファイルで試す方法を紹介します。

    移行の手間も、導入の費用の一部です

    Google WorkspaceとGeminiを組み合わせる方法も、十分に選択肢になります。

    ただ、月額料金だけで導入のしやすさが決まるわけではありません。

    • いまあるファイルを移す。

    • Excelの数式や書式が、そのまま使えるか確かめる。

    • 共有方法や権限を設定する。

    • 社員に新しい操作を説明する。

    • 取引先とのファイルのやり取りを確認する。

    こうした作業には、担当者の時間も必要です。

    「移行すれば便利になる」と分かっていても、その準備に手が回らない。
    少人数の会社では、そんなこともあると思います。

    だから、まずは今あるExcelやWordを活かして、ひとつの作業を試してみる。
    効果が見えてから、会社全体の環境を考える。
    その順番でもよいのではないでしょうか。

    Codexなら、許可したフォルダでファイル作業を頼めます

    ChatGPTには、文章を相談するだけでなく、ファイルを扱って作業を進める使い方があります。

    今回使うCodexは、OpenAIのAIエージェントです。
    コードの作成や実行を得意とし、利用環境によっては、その仕組みを使ってExcelやPowerPointなどのファイルを作る作業にも活用できます。

    パソコンで動くCodexでは、許可された範囲でファイルを読み、新しいファイルを作り、保存する作業を頼めます。
    アクセスできる場所や、承認が必要な操作は設定によって変わります。OpenAI公式の権限・承認の説明

    たとえば、次のような依頼です。

    このExcelの内容を整理して、別のExcelファイルにまとめてください。
    完成したファイルは、指定したフォルダに保存してください。

    今回はOfficeアプリの中にAIを組み込む操作ではなく、CodexにOfficeで開けるファイルの作成を頼みます。

    なお、「自分のパソコンに保存される」ことと「情報が外部へ送られない」ことは別です。
    実際の会社の情報を使う場合は、会社の利用ルールとサービスのデータの扱いを確認してください。
    最初は、架空データで十分です。

    Codexを初めて使う方は、先にインストールと利用開始を説明した記事をご覧ください。

    → Codexの始め方はこちら

    今回用意するものと、作るもの

    今回は、架空の金属加工会社の事務作業を例にします。
    業務の内容や所要時間は、記事用の設定です。

    用意するもの

    • ChatGPTのアカウント。

    • Codexを利用できるWindowsのデスクトップアプリ。

    • いま行っている業務を書き込んだ、簡単な業務記入票。

    • 作成したファイルを開いて確認するためのExcelとPowerPoint。

    業務記入票は、下の項目を文章で埋めるだけです。
    専門用語で業務を説明する必要はありません。
    最初は、面倒だと感じる仕事を1〜3つ書いてみましょう。

    人が記入する、簡単な業務記入票

    業務名:
    何を受け取る・確認するか:
    何を作る・書き込むか:
    頻度:
    今かかっている時間(分からなければ「不明」):
    面倒なところ・間違えやすいところ:

    たとえば、次のように書ければ十分です。

    業務名:電話注文の台帳入力。
    何を受け取る・確認するか:電話で受けた注文の手書きメモ。
    何を作る・書き込むか:Excelの受注台帳。
    頻度:毎日。
    今かかっている時間:1日20分。
    面倒なところ・間違えやすいところ:メモから会社名、品番、数量、納期を転記するのが面倒。数字の入力を間違えることがある。

    ※この時間は架空の記入例です。
    AIを使うと何分短縮できるかを測定した数字ではありません。

    自社で試すときは、業務名や扱う書類の種類から書き始めてください。
    この段階で実際の顧客名や注文内容を載せる必要はありません。

    作るもの

    デスクトップの「業務整理とAI活用」フォルダに、次の2つを保存します。

    • 業務一覧とAI活用案.xlsx

    • 業務効率化の提案資料.pptx

    流れは、このようになります。

    人が業務記入票を埋める →
     AIが業務一覧と改善案をExcelにまとめる →
      人が試す案を選ぶ →
       AIが図解付きのPowerPointを作る →
        人が確認する。

    デモ1:業務記入票から、業務一覧とAI活用案をExcelにする

    デモ1-手順1:Codexで新しいチャットを始める

    Codexを開き、新しいチャットを開始します。
    今回は、単発のサンプル作業として進めます。
    左側の「新しいチャット」から始めます。下の画面の赤枠が、その入口です。今回はプロジェクトを作らず、新しいチャットで進めました。

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    実画面:赤枠の「新しいチャット」から開始する

    下の指示を入力してください。
    今回は3つの業務を書いた架空の記入例も、指示の中に入れています。
    自社で試す場合は、この部分を自分の記入票に置き換えます。
    「プロンプト」とは、AIに渡す依頼の文章です。
    指示を入力すると、次のような画面になります。下の引用にあるプロンプトを入力欄へ貼り付け、記入票と保存先を確認して、右下の送信ボタンを押してください。

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    実画面:Excel作成の指示を貼り付け、送信前に確認する

    【Codexへの指示(プロンプト)】

    ※自社の課題に合わせて、以下の【業務記入票 1~3】は書き換えてください。

    いま行っている業務を整理し、AIで手伝えそうな作業を検討するためのExcelファイルを作ってください。
    現在のExcelやWordをできるだけ使い、最初は小さなサンプルで試す方針です。
    下の記入票は、架空の金属加工会社の例です。

    【業務記入票1】
    業務名:電話注文の台帳入力。
    何を受け取る・確認するか:電話で受けた注文の手書きメモ。
    何を作る・書き込むか:Excelの受注台帳。
    頻度:毎日。
    今かかっている時間:1日20分。
    面倒なところ・間違えやすいところ:会社名、品番、数量、納期の転記が面倒で、数字の入力を間違えることがある。

    【業務記入票2】
    業務名:見積書に添えるメールの作成。
    何を受け取る・確認するか:完成した見積書と、お客様からの問い合わせ。
    何を作る・書き込むか:見積書を送るメールの下書き。
    頻度:見積書を送るたび。
    今かかっている時間:1回15分。
    面倒なところ・間違えやすいところ:毎回説明文を考え直している。納期などの条件を書き忘れないか気になる。

    【業務記入票3】
    業務名:週次の会議資料の作成。
    何を受け取る・確認するか:担当者が書いた進捗メモ。
    何を作る・書き込むか:Wordの週次報告。
    頻度:週1回。
    今かかっている時間:1回30分。
    面倒なところ・間違えやすいところ:複数のメモから進捗、困っていること、次にすることを拾い直している。

    Excelには「業務一覧」と「AI活用案」の2つのシートを作ってください。
    「業務一覧」には、業務番号1〜3と、記入票の6項目をそのまま整理してください。
    時間の「1日」「1回」という単位を保ち、不明な情報は「不明」としてください。

    「AI活用案」には、業務ごとに小さく試せる案を1つずつ考えてください。
    列は「案番号」「対応する業務番号」「AIに頼む作業」「用意する情報・ファイル」「人が確認すること」「小さく試す方法」「始める前に確認すること」にしてください。
    案番号1は業務1、案番号2は業務2、案番号3は業務3に対応させてください。
    AIが行える部分と、人が判断・確認する部分を分けてください。
    メールの送信や本番台帳の自動更新までを、最初から実施する案にはしないでください。

    記入票に書かれた情報と、AIが提案した内容が区別できるようにしてください。
    未測定の削減時間や、確認していないツールの料金・機能を断定しないでください。
    専門用語を避け、見出し・列幅・折り返しを整えてください。
    このExcelが検討用のたたき台であることも記載してください。

    このパソコンの実際のデスクトップの場所を確認し、その中に「業務整理とAI活用」というフォルダを作成してください。
    作成したExcelを「業務一覧とAI活用案.xlsx」という名前で、そのフォルダに保存してください。
    同じ名前のファイルがあれば、上書きする前に確認してください。
    保存先へのアクセスが許可されていない場合は、そのことを説明して作業を止めてください。

    最後に、作成したファイル名と、実際に保存した場所を教えてください。

    デモ1-手順2:承認の内容を確認して、作業を進める

    保存先へのアクセスなどについて、承認を求められる場合があります。
    今回、最初の指示では「アクセスが許可されていない場合は止める」と依頼していたため、下の画面で処理が止まりました。この時点では、Excelはまだ作成・保存されていません。赤枠の説明を読んで、続けるために必要な許可を確認します。

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    実画面:保存先のアクセス許可がなく、Excel作成前に停止

    どのフォルダにアクセスするのか、何を作成するのかを読んでから進めます。
    今回の依頼と関係のない操作があれば、理由を確認しましょう。

    ※承認画面が出るかどうかや、その表示は利用環境によって異なります。

    今回の実演では、最初に保存先への書き込み権限がなく、作業が止まりました。「指定した保存先に作成するため、必要なアクセス許可の承認を求めてください。許可されたら、先ほどのExcel作成を再開してください」と追加で依頼すると、下の承認画面が出ました。赤枠の対象フォルダと目的を読んでから、作業を進めます。

    続いて、保存先フォルダがまだ存在しなかったため、デスクトップにフォルダを新しく作るための承認も求められました。今回は「保存先への書き込み」と「そのフォルダの新規作成」の2段階でした。

    ※毎回同じ順序や回数で表示されるとは限りません。

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    実画面:Excelを保存するフォルダへのアクセス承認
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    実画面:デスクトップに新しいフォルダを作るための追加承認

    Codexが作業を終えたら、回答に書かれた保存先を確認します。
    「完成しました」という回答だけでなく、実際のファイルを確認するところまでが手順です。

    デモ1-手順3:Excelを開いて、業務と改善案を確認する

    エクスプローラーで、デスクトップに作られた「業務整理とAI活用」フォルダを開きます。

    その中の「業務一覧とAI活用案.xlsx」を、Excelで開いてください。

    「業務一覧」で、記入した内容が正しく整理されているかを確認します。
    次に「AI活用案」を開き、どの作業をAIに頼む案なのか、人は何を確認するのかを読みます。
    下は、完成したExcelをChatGPTのアプリ内でプレビューした画面です。右側の表と下のシート名を確認します。ファイルはExcelでも開き、業務記入票との違いがないか確かめてください。

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    実画面:作成されたExcelの業務一覧とシート名
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    成果物プレビュー:Excel「AI活用案」の案1から、AIの作業・必要な情報・人の確認を抜粋

    確認するのは、見た目だけではありません。

    • いまの業務内容や、時間の単位が正しく残っているか。

    • 自分が面倒だと感じている作業への提案になっているか。

    • サンプルと人の確認から始める内容になっているか。

    • 確認していないことを、確定した事実のように書いていないか。

    たとえば、メールを自動で送る提案になっていたら、任せたい範囲を伝え直します。

    案2は、メールの下書きを作るところまでにしてください。
    見積金額や納期は人が原本と照合し、メールも人が送る流れに直してください。
    Excelの「AI活用案」を修正してください。

    AIの案をそのまま採用する必要はありません。
    自社の事情を知っている人が、違いを指摘して直していきます。

    デモ2:そのExcelから、社内提案用のPowerPointを作る

    デモ2-手順1:提案する案を、人が選ぶ

    Excelの「AI活用案」を見て、まず試してみたい改善案を1つ選びます。

    ここでは、「AI活用案」シートの「案番号1」、電話注文の台帳入力に関する改善案を提案資料にします。
    実際に試すときは、自分が選んだ案番号に変えてください。

    難易度が少し上がるのは、すでに保存したファイルを読み、相手に伝わる別の資料へまとめるところです。

    同じチャットを続けて使い、次の指示を入力します。
    下は、Excelを開いた同じチャットで、続けてPowerPoint作成の指示を入力した画面です。赤枠の入力欄に、下記のプロンプトを貼り付けます。保存先と案番号を確認してから送信してください。

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    実画面:同じチャットにPowerPoint作成の指示を入力

    【Codexへの指示(プロンプト)】

    ※提案内容をどれにするかにより、「案番号1」の番号の部分を変えて利用してください。

    デスクトップの「業務整理とAI活用」フォルダに保存した「業務一覧とAI活用案.xlsx」を読んでください。
    「AI活用案」シートの「案番号1」と、それに対応する「業務一覧」シートの業務をもとに、社長と担当者が業務効率化を検討するためのPowerPointを作ってください。

    スライドは7枚にしてください。
    1枚目:改善する業務の名前と、この提案の目的。
    2枚目:現在の業務と、面倒なところ・間違えやすいところ。
    3枚目:現在の作業の流れを示す図解。
    4枚目:AIを使って試す場合の作業の流れを示す図解。
    5枚目:AIに頼むこと、人が確認・判断すること。
    6枚目:小さく試して導入を判断するためのロードマップ。
    7枚目:試した後に測る項目と、社内で確認・決定したいこと。

    元のExcelに記載された条件と矛盾しない内容にしてください。
    情報が足りない部分は「要確認」と書き、事実を作らないでください。
    記入票の時間は現状の架空の入力値として扱い、AI導入後の削減時間や削減率を作らないでください。
    効果は「処理時間」「確認・修正の時間」「入力ミス」のように、試して測る項目として示してください。
    この資料が、導入決定ではなく検討用のたたき台であることを明記してください。

    図解は短いラベル、矢印、編集可能な図形を使い、作業の順番が分かるようにしてください。
    人の作業には「人」、AIの作業には「AI」と記載し、色だけに頼らず見分けられるようにしてください。
    AI処理の後には、元の資料との照合と修正を人が行う工程を入れてください。

    ロードマップは「サンプルを準備する→少量で試す→内容と効果を確認する→続けるか判断する」の4段階を基本にしてください。
    各段階で何をするか、何を確認して次へ進むかを簡潔に示してください。
    日付や担当者は勝手に確定せず、決まっていないものは「要相談」としてください。

    白背景を基本に、落ち着いた青を使い、文章を詰め込みすぎない資料にしてください。
    図形と短い文章で流れが分かるようにし、日本語の文字が切れたり重なったりしないように確認してください。

    元のExcelは変更せず、同じフォルダに「業務効率化の提案資料.pptx」という名前で保存してください。
    同じ名前のファイルがあれば、上書きする前に確認してください。
    最後に、読み込んだExcelの場所、選んだ案番号、作成したPowerPointの保存場所を教えてください。

    デモ2-手順2:作成状況を確認し、PowerPointをExcelと見比べる

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    実画面:同じ保存先にPowerPointを保存するための承認

    今回は、人が選んだ案をExcelから読み取り、提案資料にまとめてもらう依頼です。
    完成までには、次のような場面もありました。Codexは日本語フォントの検証設定に誤りがあったことや、検証用の実行環境の設定が不足していたことを説明し、設定を直して再実行しました。赤枠はその説明です。今回は処理が続きましたが、問題が必ず自動で解決するとは限りません。止まったら、何が不足しているか聞いて確認します。

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    実画面:問題を説明し、設定を修正して再実行するCodex

    作業が終わったら、同じフォルダの「業務効率化の提案資料.pptx」をPowerPointで開きます。
    今回の実演では、Codexが7枚の資料を作成したと報告し、アプリ内に下の表紙プレビューが表示されました。画面には保存先も表示されています。プレビューだけで確認を終えず、PowerPointで全ページの内容とレイアウトを見てください。

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    実画面:PowerPointの作成完了と表紙プレビュー

    完成した提案資料の中身も2枚紹介します。下は4枚目の図解です。
    電話注文のメモを整理する仕事で、AIに任せる作業と、人が元メモを照合・修正する作業をどう分けるかを示しています。
    ここに示した受注処理は、今後試すための提案です。

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    成果物プレビュー:PowerPointの4枚目。AIの作業と、人による照合・修正の流れ

    次は6枚目のロードマップです。Excelの改善案を、社内で「何から試し、何を確認して導入を判断するか」まで話し合える形にまとめています。
    サンプルの準備から少量での試行、内容と効果の確認、継続の判断までを4段階で示した例です。

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    成果物プレビュー:PowerPointの6枚目。少量で試し、確認してから導入を判断するロードマップ


    ただし、資料になったことで内容まで正しいと判断せず、元のExcelと見比べてください。

    • 選んだ案が、正しく使われているか。

    • Excelにない実績や数字が、勝手に足されていないか。

    • 「要確認」の内容が、断定に変わっていないか。

    • 図解に、人が元資料と照合する工程があるか。

    • ロードマップが、少量のサンプルで試すところから始まっているか。

    • 文字切れや重なりがなく、説明するときに読めるか。

    長いと感じたら、続けて修正を頼めます。

    4枚目の図解の文字を大きくしてください。
    「AIが入力案を作る→人が元メモと照合・修正する→確認した下書きを別ファイルに保存する」の順番が読み取れるようにしてください。
    元のExcelの内容は保ち、同じPowerPointファイルを修正してください。

    AIが作るのは、検討を進めるためのたたき台です。
    実際の業務で使えるか、会社のルールに合うか、どの情報を渡してよいかは、人が確かめます。

    デモ2-手順3:エクスプローラーで、2つのファイルを確認する

    最後に、デスクトップの「業務整理とAI活用」フォルダを開きます。

    保存先として指定した構成は、次のとおりです。

    デスクトップ
    └─ 業務整理とAI活用
       ├─ 業務一覧とAI活用案.xlsx
       └─ 業務効率化の提案資料.pptx

    パソコン上の作業で指定先への保存が完了していれば、ファイルはすでにそこにあります。
    ブラウザーの回答からダウンロードして移す手順を挟まず、普段と同じように開いて確認できます。

    デスクトップの実際の場所は、設定などによって異なります。
    そのため、プロンプトではパソコンごとの保存場所を確認するように依頼しています。
    実際にエクスプローラーで開いたフォルダがこちらです。赤枠の場所と2つのファイル名を確認すると、回答の中だけでなく、パソコンに保存されていることが分かります。今回使う成果物は「.xlsx」と「.pptx」です。隣の「.inspect.ndjson」は作成時にできた補助ファイルで、今回開いて確認する資料ではありません。

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    実画面:デスクトップに保存されたExcelとPowerPoint

    無料で小さく試して、必要なら有料プランを検討する

    2026年10月7日に確認したOpenAI公式の案内では、CodexはChatGPTの無料プランにも含まれています。
    利用できるモデルや利用量は、プランや提供状況によって異なります。OpenAI公式の料金・利用量案内

    まずは、今回のような架空データと小さなファイルで試すと、自分の仕事に使えそうか判断しやすくなります。
    今回の実演後、無料プランの残り使用量は94%でした

    今回のExcelと7枚のPowerPointの作成は、無料プランで実施しました。
    2026年10月7日の実演後に確認した画面では、「残り使用量」の「1か月」が94%、日付は11月6日と表示されています。下の画像は、作成後に開いた「残り使用量」の表示部分を切り出したものです。

    開始前の残り使用量は100%で、ExcelとPowerPointの作成後は94%でした。表示上は、今回の一連の作業で6ポイント減ったことになります。

    無料プランで2つの成果物を作成できた実例ですが、同じ作業を何回できるかは、モデルや修正・再実行の回数によって変わります。

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    実画面:無料プランの残り使用量は1か月94%(実演後)

    ただし、無料プランでも今回の2つの作業が必ず最後まで完了する、という意味ではありません。
    作業の複雑さや、修正の回数によっては、利用上限に達する場合があります。

    続けて試したい場合は、Plusなどの有料プランも候補になります。
    公式案内のPlusは月額20米ドルですが、日本での表示価格や請求条件は、契約画面で確認してください。
    有料でも利用上限はあります。OpenAI公式の料金案内

    有料プランを試すなら、「ひと月で何を試すか」を先に決めておくと判断しやすくなります。

    Excelの整理、会議メモのまとめ、提案資料のたたき台など、仕事の候補を3つ決めて試す。
    作業を減らせた部分と、確認にかかった手間を見て、継続するか考える。

    複数人で利用する場合は、利用者の管理などができるBusinessプランもあります。
    Businessは2人以上からの契約で、1人あたりの料金がかかります。
    単純に安くなる「チーム割引」と考えず、会社の管理や情報の扱いも含めて検討してください。OpenAI公式のBusiness案内

    Google Driveのファイルも、連携する方法があります

    「一部の資料は、すでにGoogle Driveにある」という会社もあると思います。

    ChatGPTやCodexには、Google Driveなどの外部サービスに接続するプラグインの仕組みがあります。
    利用できる環境で接続し、必要な権限を許可すれば、対応するファイルやサービスの情報を作業に使う方法があります。OpenAI公式のプラグイン説明

    ただし、連携を設定すればすべてのファイルを自由に扱える、というものではありません。
    プラン、会社の設定、接続したアカウントの権限、対応する操作を確認する必要があります。

    Google関連のサービスを含め、連携機能によってはChatGPTの有料プランが必要なものもあります。利用できる機能や条件は変わることがあるため、最新のChatGPTの仕様と、自分のプランの設定画面を確認してください。今回の無料プランで行ったデモは、パソコン内のファイルを使う作業です。
    Google Driveとの組み合わせは、別の実践記事で取り上げたいと思います。

    同じプロンプトでも、結果は同じとは限りません

    ここに載せた指示を使っても、改善案、表の見た目、スライドの構成は変わることがあります。

    生成AIの回答は、そのときのモデルや会話、入力した情報によって変わります。
    「記事の画面と同じにならないから失敗」と考える必要はありません。

    今回の確認ポイントは、次の4つです。

    1. 記入した業務内容に沿った改善案になっているか。

    2. ExcelとPowerPointの内容に矛盾がないか。

    3. 検討中のことと、確認済みのことを区別できているか。

    4. 指定した場所にファイルがあり、実際に開けるか。

    また、日本語の文章で頼めても、作業が途中で止まることはあります。
    説明が分からないときは、そのまま聞き返して構いません。

    何を確認すればよいのか、専門用語を使わずに説明してください。

    業務で使う場合は、AIが何をしようとしているか、承認を求められた内容を読んでから進めることをおすすめします。
    最初は本番の台帳や顧客情報を使わず、サンプル用のフォルダで試しましょう。

    次は、パソコンにある注文書を台帳にまとめる仕事へ

    今回は、業務を整理し、AI活用の案をExcelとPowerPointにまとめる方法を紹介しました。
    その先には、資料を作るだけでなく、実際のファイル作業を手伝ってもらう使い方もあります。

    たとえば、パソコンの中に注文書を保存したフォルダと、いつも注文情報をまとめているExcel台帳がある場合です。

    Codexにアクセスを許可したうえで、対象のフォルダと台帳を指定し、注文書から必要な情報を読み取り、台帳のコピーへ入力するように頼む方法があります。

    このフォルダの注文書を読んで、会社名、品番、数量、納期を確認してください。
    いつも使っているExcel台帳のコピーに、同じ項目の列へ入力してください。
    読み取れない情報や、すでに入っている注文の可能性があるものは、推測で追加せず確認事項としてまとめてください。

    これは使い方のイメージです。
    実際には、注文書の形式、台帳の列、入力済みのデータなどを確かめてから依頼します。
    結果は人が元の注文書と照合し、二重入力や読み間違いがないかを確認します。

    写真の注文メモと既存のExcel受注台帳で行った具体例は、こちらの記事で紹介しています。

    → 電話注文のメモ写真を、既存のExcel受注台帳へ!AIに転記、人が確認【実践編】

    今回の業務記入票も、次のような仕事に置き換えて使えます。

    • 会議メモを整理して、担当者と期限のあるExcelの一覧にする。

    • 社員に聞いた会社の良さを整理して、採用説明会の資料にする。

    • 商品の特徴をまとめたExcelから、営業用の説明資料を作る。

    • 引き継ぎのメモから、Wordの手順書を作る。

    まずは、すでにある情報を、次の仕事で使いやすい形にする。
    そのくらいの小さな作業から始めてもよいと思います。

    実際に作成したExcel・PowerPointをダウンロード


    環境を移すか、どのAIを契約するかは、試した結果を見てから考える方法もあります。
    今回の実演で作成したファイルをダウンロードできます。
    Excelには「業務一覧」と「AI活用案」、PowerPointには電話注文の台帳入力を題材にした7枚の提案資料が入っています。
    架空データのサンプルです。自社で試す際の参考にしてください。
    ※配布用のPowerPointは、発表者ノートにある個人の保存先パスのみ、ユーザー名を含まない表記に置き換えています。

    慣れているExcelやWordを活かして、まずはファイルを1つ作ってみませんか。

    Codexの利用開始は、こちらの記事で紹介しています。

    「こんな仕事にも使えないだろうか」「この作業が毎回面倒」というものがあれば、ぜひコメントで教えてください。
    実際の業務に合わせた使い方も、今後の記事で紹介していきたいと思います。

    勤怠の締め作業でも、今のExcelを使って試してみました

    「自分の会社の仕事では、どう使えるの?」という方へ、勤怠集計を題材にした実践記事も公開しました。

    今のタイムカードやExcelを使う想定で、勤務記録の画像からの転記、記入漏れの確認、回答を反映した再集計まで、無料プランのCodexで試しています。架空の3人・5日分の練習用資料と、実際に使った依頼文も掲載しました。毎月の締め作業や給与計算の下準備が負担になっている方は、こちらも参考にしてみてください。

    今のタイムカードとExcelを使ったまま、毎月の勤怠集計・給与計算を楽にできるか

     
     
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