電話注文のメモ写真を、既存のExcel受注台帳へ！AIに転記、人が確認【実践編】

電話で聞いた注文を紙に書き、あとでExcelに打ち直す。
製造業では、こんな作業が今もあります。

Codexを仕事で使ったことがない方に向けて、架空の電話注文メモを既存のExcel受注台帳へ整理する方法を紹介します。AIに任せるのは確認前の下書きまでです。人が元メモと照合し、足りない情報を確認してから注文を確定します。

Codexが初めての方は、先にCodexって何？ パソコンのファイル作業を頼めるAIを、無料から試すをご覧ください。
今回の実演はChatGPTの無料プランで行い、メモ画像の読み取りからExcelの別名保存まで完了しました。

画面と完成したExcelは今回の一例です。同じ指示文でも結果は変わるため、毎回、元のメモと台帳を見比べてください。

何をするか・目的

電話で受けた注文を紙に書き、あとでExcelへ打ち直す作業を、Codexでどこまで減らせるかを試します。
目標は、メモ画像から注文を読み、既存の受注2行を残した台帳のコピーに商品ごと2行を追記することです。
AIの結果は下書きとして扱い、人が元メモと照合します。
この記事では、新しいチャットから始め、承認画面の確認、台帳の見直し、保存先の確認までを画面付きでたどります。

準備するもの

用意するものは、次の4点です。
① Codexを開けるWindowsのデスクトップ版ChatGPT
※まだインストールしていない方はこちらからの記事をご確認ください。
⇒Codexって何？ パソコンのファイル作業を頼めるAIを、無料から試す

② 電話注文を写したメモ画像

③ 既存のExcel受注台帳（今回は架空データの練習用ファイル）

④ メモ画像と台帳の保存場所
※今回は以下に保存しています。
・メモ画像（practice-order-memo-handwritten-v2.png）：「デスクトップ」
・既存のExcel受注台帳（電話注文受注台帳_20260930.xlsx）：デスクトップに「Codex-order-demo」フォルダを作成し、その中「order practice」フォルダ内

今回は、架空の金具メーカーが設備会社から取付金具を受注した設定です。
メモ画像はデスクトップに、既存注文が2行入った元台帳「電話注文受注台帳_20260930.xlsx」は「Codex-order-demo」の中の「order practice」フォルダに置きました。
会社名・担当者・注文内容は記事用の架空データです。今回は架空データの練習用台帳を元に、Codexが別名の結果ファイルを作る1段階で、人が事前にコピーする操作はしていません（本番台帳で試すなら、先に人が作業用コピーを作るため2段階です）。

今回の流れを先に図で見ると、次のとおりです。

メモにはBK-20を30個、BK-40を12個、希望納期は10月7日と書かれています。一方、「いつもの大阪工場」だけでは納品先の正式名称や住所が分かりません。AIに推測で埋めさせないことが大切です。

図2は作業前の台帳です。
既存の注文が2行入っています。
この2行を残し、注文メモにある2商品を1商品1行で追加します。

図3は、デスクトップに作ったフォルダと手書き風の電話注文メモを配置した様子です。
今回は説明のためデスクトップを使いました。普段使う作業フォルダがある場合は、そこに保存し、Codexへの指示でその場所を指定してください。

何から始めるか：画面でたどる作業手順

作業は四つです。
① 新しいチャットで依頼する
② 必要なフォルダを確認して承認する
③ AIが作った台帳を元メモと照合する
④ 保存先をエクスプローラーで確かめる
今回はプロジェクトを作らずに進めました。

手順1：新しいチャットを開き、ファイルを指定する

最初にCodexの「新しいチャット」をクリックします。
今回はプロジェクトを作らず、画面下の「プロジェクトを選択」は空のまま進めました。
メモ画像はデスクトップ、元台帳はデスクトップの「Codex-order-demo」内の「order practice」フォルダに置き、その場所と作業内容を入力欄で伝えます。ファイルをチャットに添付する操作はしていません。

依頼文には、ファイルの場所に加えて「元の台帳を残す」「1商品1行で追記する」「読めない情報は推測しない」を書きました。
下の引用は、今回実際にCodexへ送った指示です。再現するときはメモ画像名と保存場所を自社用に書き換え、Excelが複数ある場合は使う台帳のファイル名も明記してください。 実際に送った指示の「同フォルダー」は保存先が曖昧でした。今回の完成ファイルは元台帳のフォルダではなく、その1つ上に保存されたため、再現するときは完成ファイルの保存先も明記してください。

【Codexへの指示（プロンプト）】

送信後、Codexはデスクトップのファイルを確認し、作業フォルダへのアクセス承認を求めました。ここからは対象フォルダを確かめながら進めます。

手順2：作業フォルダを確認し、メモと台帳を読ませる

Codexがフォルダへのアクセス許可を求めたら、画面に表示されたフォルダ名と作業内容を確認します。
今回の実演では作業用の「Codex-order-demo」フォルダに対して「一度だけ許可」を選びました。
許可後、Codexはメモから「北浜設備（佐藤さん）」「BK-20を30個」「BK-40を12個」「希望納期は10月7日まで」を読み取り、元台帳に既存の受注が2行あることも確認しました。

読み取り結果に出た取引先名、品番、数量を、まずメモ画像と見比べてください。
メモにない納品先の正式な住所と希望納期の年は推測できません。今回のCodexはこれらを「要確認」とし、メモにない注文IDは同じ仮IDを2行に付け、確認が必要だと報告しました。

次の画像は、Codexが作業中に出した途中経過の報告画面です。
手書きメモから「BK-20を30個」「BK-40を12個」などを読み取り、元のExcel台帳の場所を見つけたことが表示されています。この時点では台帳への追記はまだ完了していません。
画面にある「order practice」は「Desktop\Codex-order-demo\order practice」という下位フォルダです。途中報告に表示された「電話注文受注台帳_20260930.xlsx」が、今回用意した元台帳です。ここではファイル名と保存場所を確かめ、違う台帳を参照していないか確認します。
人は元メモと品番・数量を見比べ、参照している台帳が正しいかを確認します。

手順3：AIの台帳を人が元メモと照合する

完成したExcelのプレビューを開き、作業前に用意した「電話注文受注台帳_20260930.xlsx」の注文2行と一致するかを見ます。
追加された2行には同じ仮の注文ID「TEL202609301015」が入り、BK-20とBK-40の行が分かれています。
IDはメモにないので、人が運用上の採番ルールと照合します。

続いて数量を元メモと照らし合わせ、BK-20が30個、BK-40が12個であることを確認しました。
希望納期は「10/7まで（年要確認）」、納品先はメモどおり「いつもの大阪工場」、確認状況は両行とも「要確認」です。
正式な住所と納期の年は、取引先に確認してから確定します。今回は折り返し連絡までは行っていません。

手順4：保存されたExcelをエクスプローラーで確認する

Codexの回答に保存先が表示されたら、Windowsのエクスプローラーでそのフォルダを開きます。
完成ファイル「practice-order-ledger_20260930_電話注文追記.xlsx」は、元台帳のある「order practice」より1つ上の「Codex-order-demo」フォルダに保存されました。
元台帳「電話注文受注台帳_20260930.xlsx」は下位フォルダに残っています。
画面に見える「practice-order-ledger-template.xlsx」は別の練習用ファイルで、今回の元台帳ではありません。
新しいExcelはパソコン内に保存されているので、別途ダウンロードする操作は不要です。

保存されたことと、注文が確定できることは別です。元の2行、追加した2行、品番、数量、注文ID、確認状況を見直し、納品先や納期の不明点を取引先に確認してから受注・出荷を判断します。

何ができたか

Codexは、手書き風メモを読み、元の注文2行を残した台帳のコピーにBK-20を30個、BK-40を12個の2行を追記しました。
2行には共通の仮注文IDが入り、新しいExcelはパソコン内の作業フォルダに保存されました。
人が画面で品番・数量・確認状況を照合できたところまでが今回の成果です。取引先への確認と注文確定は行っておらず、所要時間も測っていません。

注意点：AIの結果は人が確かめる

同じ指示（プロンプト）を使っても、AIの読み取りやExcelへの記入結果が毎回同じになるとは限りません。品番・数量・列の位置・保存先を、元メモと元台帳に照らして人が確認してください。
最初は本番の台帳を直接編集せず、コピーと架空データで試してください。承認画面では、対象フォルダと操作内容を読んでから進めます。
今回の注文IDは仮の採番で、納品先の正式な住所と納期の年も未確認です。確認が済むまでは受注確定や出荷に使わず、実際の顧客情報を扱う前に社内の情報取扱いルールも確認してください。

無料版と有料版、どう試す？

Codexは無料版でも小さな作業から試せます。ただし利用枠は限られ、画像やExcelを扱う作業を続けると、次の依頼をすぐに進められない場合があります。読み取れる文字数が一律に決まっているわけではなく、利用枠の消費は作業の複雑さや使うモデルなどで変わります。

仕事でどこまで使えるかを見極めたいなら、ChatGPT Plusを1か月試す方法をお勧めします。公式料金は月20米ドルです。日本円では月3,000円前後を予算の目安にしつつ、実際の請求額は申込画面で確認してください。Plusにも利用上限はあります。

試したい仕事を先に決め、AIに任せられた範囲と、人が確認・修正に使った時間を記録します。思ったほど使わなかったり、業務に合わなかったりした場合は、更新前に解約し、無料版に戻って小さな作業を続ける選び方もあります。

料金や利用枠は変わることがあります。最新情報はOpenAI公式の料金ページで確認してください。

ほかに活用できる業務

同じ流れは、次のような仕事にも応用できます。
・FAXで届く注文書の写真から、受注一覧の下書きを作る
・現場の手書き点検メモから、報告書の下書きを作る
・納品書の写真から、請求前の照合表を作る
共通するのは「元資料を読む→既存の書式のコピーに整理する→人が確認する」という順番です。
まずは件数が少なく、元資料と結果を突き合わせやすい仕事を選び、架空データで小さく試してください。

「うちの仕事なら、こんな作業にも使えないか？」という疑問や、試してみた感想があれば、ぜひコメントで教えてください。今後の実践編の題材を考える参考にします。