今のタイムカードとExcelを使ったまま、毎月の勤怠集計・給与計算を楽にできるか

月末にタイムカードや手書きの出勤簿を集め、Excelへ入力する。
記入漏れを本人に確認し、勤務時間や残業時間を計算する。
その結果を給与計算用の表へ移して、金額を確認する。

入力ミスが見つかると、時間も金額も計算し直し。
集計して初めて、「今月はこんなに残業が増えていたのか」と気づく場合もあります。

今のタイムカードとExcelを使ったまま、毎月の勤怠集計・給与計算を楽にできないでしょうか。

今回は無料プランで、架空の3人・5日分を使って実演しました。
勤務時刻をExcelへ転記し、未記入・読み取れない時刻の2件を確認一覧にまとめ、確認後のExcelと修正履歴も作成できました。

利用できる量や機能は、時期や環境によって変わります。

練習用ファイルと依頼文を掲載しているので、同じ資料で試せます。給与の確定や振込まで自動化するものではありません。

今回の作業環境は、Windowsのデスクトップ版ChatGPTで利用する「Codex」です。Codexは、指定してアクセスを許可したパソコン内のファイルを確認し、Excelへの入力や、新しいファイルの作成・保存などを進めてくれるAIです。

画像とExcel、勤務時間のルールを渡し、読み取った内容や計算結果を人が確認しながら進めます。

まだ利用したことがない方は、Codexのインストールと利用開始の手順をご覧ください。準備ができたら、この記事の練習用資料で試せます。

先に結論：入力と整理をAIに手伝ってもらい、人が確認する

今のタイムカードや出勤簿、Excelを使いながら、転記と集計の下準備をCodexに頼めます。紙の記録は写真にし、元のExcelと数え方のルールを用意します。AIの読み取りを人が確認し、足りない情報は本人へ聞いてから反映します。

月末に全部まとめるだけでなく、日次・週次で整理すれば、記入漏れや残業の増加に気づく材料になります。今回の実演では処理時間の短縮率までは測っていません。人が確認・修正する時間も含め、自社で手間が減るかを確かめます。

図では分かりやすく「残業時間」と表現しています。実際の集計では、会社の勤務制度と法律上の時間外労働の数え方を確認します。違いは本文で補足しています。

今回、人とCodexは何をするのか

人が保存場所とルールを伝え、CodexがExcelのコピーへ転記します。読めない時刻や記入漏れを人が確認し、回答や訂正を伝えてから再集計します。最後に人が数字と保存されたファイルを確かめる流れです。

今回は架空の3人・5日分を使い、通常勤務と残業の時間、練習用の賃金を整理します。税金・社会保険料・振込額の確定は含みません。

今後の応用として、給与ソフトが受け付けるCSVなどの形式に整える作業も考えられます。今回は実演していません。対応する形式や必要な項目を確認し、取り込む前に人が照合する必要があります。

全体像がつかめたら、この後の準備と実際の作業手順をご覧ください。

勤怠集計は、入力だけで終わりません

毎月の担当者の仕事には、次のようなものがあります。

• 紙の記録から、出勤・退勤時刻をExcelへ入力する。

• 休憩時間を確かめ、働いた時間と残業時間を計算する。

• 記入漏れや、残業申告との食い違いを探す。

• 本人へ連絡し、回答をもとに修正する。

• 給与計算の表に反映して、金額を見直す。

そこで今回の目的は、入力を減らすだけでなく、「誰に、何を確認するか」を整理し、確認した数字を給与計算へつなぐことです。

今回用意するものと、作業の流れ

用意するもの

• Codexを利用できるパソコン。

• タイムカードや手書き出勤簿の画像。

• 勤怠をまとめ、給与を計算するExcelのコピー。

• 勤務時間・休憩・残業の数え方をまとめた説明。

今回は実在の社員情報を使わず、社員A・B・Cという架空の記録を用意しました。
対象は2026年9月7日～11日の5日分です。1か月全体の給与ではありません。

勤務記録の画像は記事用に生成した架空資料です。
社員Bには退勤時刻の空欄、社員Cには読みにくい時刻を入れました。実際の会社から集めた写真ではありません。

練習用の資料

架空の勤務記録、入力前のExcel、今回のルールをまとめた練習用ファイルを用意しました。
完成した給与データや、本番で使える給与計算ソフトの配布ではありません。

ダウンロードしたZIPを展開し、デスクトップに「勤怠集計お試し」フォルダを用意します。練習に使う3つの資料を、次のように同じフォルダへまとめてください。

デスクトップ
└─ 勤怠集計お試し
   ├─ 架空の勤務記録.png
   ├─ 勤怠と給与集計_練習用.xlsx
   └─ 勤務時間のルール.txt

3つのファイルの役割

• 架空の勤務記録.png
  転記元の画像です。社員A・B・Cの出勤・退勤時刻などが書かれています。記入漏れや読みにくい時刻も含めています。

• 勤怠と給与集計_練習用.xlsx
  画像から読み取った時刻を入力するExcelです。「勤務記録」シートへ入力し、「給与計算」シートで練習用の金額を確認します。

• 勤務時間のルール.txt
  勤務時間や残業をどう数えるか、今回の練習条件をまとめた説明です。AIに数え方を推測させないために用意します。

この3つが、作業を始める前の資料です。作業後は元のExcelを残したまま、確認前・確認後のExcel、確認事項と連絡の下書き、修正履歴が同じフォルダへ追加されます。ZIP内の依頼文のテキストは補助資料で、この記事のプロンプトをコピーしても進められます。

給与計算は、今回扱う範囲を決めます

サンプルは月～金の日勤だけとし、休憩は各日の記録で確認します。
通常勤務は1日8時間まで、その超過分を残業として1.25倍で計算する練習用の設定です。休日・深夜勤務、休暇、月60時間超などは扱いません。週の超過時間を日ごとの残業に二重加算する計算もしません。

実際の会社では勤務制度や賃金の条件が異なります。
この設定やExcelを、そのまま本番の給与計算に使わないでください。

人が資料とルールを用意 →
　AIがExcelへ転記 →
　　人が元の記録を確認 →
　　　本人への確認と修正 →
　　　　勤務時間・賃金を計算 →
　　　　　人が最終確認

実際にCodexへ依頼してみましょう

手順1：元の資料を残し、新しいチャットを始める

デスクトップに「勤怠集計お試し」フォルダを用意します。
その中へ「架空の勤務記録.png」「勤怠と給与集計_練習用.xlsx」「勤務時間のルール.txt」を置きます。

原本を残し、作業結果は別名で保存する方針です。
Codexでは「新しいチャット」から始めます。今回のような単発の練習では、プロジェクトを作るところから始める必要はありません。

「勤務記録」シートでは、出勤・退勤時刻などを入れる欄を黄色にしています。
最初は時刻が入力されておらず、元の記録との確認も済んでいないため、「給与計算」シートの金額は空欄で「未確定」と表示されます。まず画像の内容を転記し、その後、人が確認した記録を計算につなげます。

手順2：画像の時刻を、Excelのコピーへ移す

手順2～4の依頼文は、手順1で開いた同じチャットに、順番に貼り付けて送信します。各作業が終わったことを確認してから、次の依頼へ進んでください。

画像とExcelの保存場所を伝え、まずは転記だけを頼みます。
「プロンプト」とは、AIへ渡す依頼の文章です。

【Codexへの指示（プロンプト）】

承認を求められたら、対象フォルダと作業内容を読んでから進めます。
承認画面の表示や回数は、環境によって変わります。

依頼文を入力したあと、Codexは資料とルールを確認しました。作業先への許可を求められたら、対象と目的を確認します。

社員Bの9月8日は退勤時刻が未記入、社員Cの9月9日は時刻が読めません。今回はCodexがこの2か所を見つけ、推測で埋めず空欄にしました。

Excelのコピーへ転記できました。まだ元の記録との照合が終わっていないため、3人×5日分、計15行の照合状態は「未確認」、給与は「未確定」のままです。

人は元の画像と見比べ、社員、日付、時刻、休憩が正しいかを確認します。
画像の数字が読めそうでも、AIが読み間違えることはあります。

手順3：記入漏れと食い違い、確認メッセージをまとめる

次に、「誰に何を聞くか」を整理します。
この段階で本人の誤りと決めつけたり、連絡を自動送信したりはしません。

【Codexへの指示（プロンプト）】

例えば、連絡文はこのような形です。以下は期待する文面の例で、実演結果ではありません。

今回の実演では、確認対象は2件になりました。作成されたテキストファイルには、社員・日付・確認理由・本人への連絡文が並んでいます。連絡文は下書きで、送信していません。

打刻の時刻と、実際に働いた時間が一致しない場合もあります。
計算上の差があるときも、事情を確認してから修正します。

手順4：本人の回答と、人による照合を反映する

練習では、本人に確認できたという設定の回答を使います。
この回答は記事用の架空データです。実際の社員へ連絡した結果ではありません。

【Codexへの指示（プロンプト）】

実際の業務では「すべて確認した」という文章を、そのままコピーして使わないでください。
本当に確認できた記録だけを指定します。未回答のものは未確認のまま残します。

回答を反映したExcelは「確認後」という別名で保存されました。修正履歴には、社員Bの退勤時刻の補記、社員Cの退勤時刻の確認と残業申告の訂正が残っています。何を変えたか、理由と一緒に確かめます。

手順5：給与計算の数字を、人が確かめる

確認後のExcelの「給与計算」シートを開きます。
通常勤務の時間×時給と、残業時間×時給×今回の倍率で、5日分の金額を計算する仕組みです。

人が確認するのは、次の点です。

• 元の記録と本人の回答が、正しく反映されているか。

• 通常勤務と残業の時間が、設定した条件に合っているか。

• 社員ごとの時給と、計算式が変わっていないか。

• 未確認の記録が残っているのに、金額を確定していないか。

• 給与明細や振込額と、この練習用の合計を混同していないか。

最終的に、フォルダへ確認前と確認後のExcel、確認連絡の下書き、修正履歴が残る形にします。
保存したファイルを実際に開き、回答に書かれた保存場所と一致するかも確かめます。

今回の条件で、社員Aの通常勤務は40時間・残業5時間、社員Bは40時間・残業6時間、社員Cは40時間・残業0.5時間です。通常勤務の賃金と残業代の合計は、Aが83,250円、Bが90,250円、Cが81,250円になりました。用意した条件から別に計算した値とも一致しています。

「フォルダーで開く」から、エクスプローラーで保存先も確認しました。元の練習用Excel、確認前・確認後のExcel、確認事項と連絡の下書き、修正履歴が同じフォルダに残っています。パソコン上に保存されているため、利用のために改めてダウンロードする必要はありません。

月末を待たず、途中の残業確認にも使えます

月末にまとめて入力するだけでは、残業の増加に気づくのも月末です。
週1回など途中の記録を整理すれば、増えている人を確認する材料になります。

今回の練習用Excelには、5日分の残業が5時間以上なら内容確認と表示する目安を用意しています。
これは練習用の値で、法律上の上限ではありません。1か月の残業を予測した数字でもありません。

未記入や未確認の記録があれば、「少ないから問題ない」と判断せず、集計がまだ不完全であることを示します。
実際の運用では確認日、対象期間、会社の確認基準を明記し、管理者が対応を判断します。

今回、AIに任せられたことと、人が確認したこと

今回の無料プランの実演では、架空の3人・5日分を転記し、2件の確認項目と連絡の下書きを作り、練習用回答を反映したExcelと修正履歴を保存できました。画面で選んでいたモデルは「6 Luna」、考える量の設定は「中」です。

一方、作業中はアクセス許可の待ち時間や、撮影・画面操作の時間も含まれました。画面の作業時間をそのままAIの処理時間や短縮効果としては扱っていません。開始前後の利用枠も比較記録できていないため、今回だけで何％使ったかは分かりません。

AIが処理する時間だけでなく、人が見直して修正した時間も含めて比べます。
少量の整ったサンプルで成功しても、全社員の1か月分で同じ結果になるとは限りません。

実務で使う前に確認したいこと

• まず架空データとコピーで試し、原本を残す。

• 読めない時刻や未記入の休憩は、推測で埋めない。

• 社員への連絡は、人が内容を確認して送る。

• 実際の社員情報を使う前に、会社の利用ルールとサービスの情報の扱いを確認する。

• AIの出力を、そのまま給与の確定や振込に使わない。

日本語で頼めても、同じ指示で毎回同じ結果になるとは限りません。
途中で止まったり、利用上限に達したりする場合もあります。
説明が分からないときは「何を確認すればよいか、専門用語を使わず説明して」と聞き返して構いません。

勤務時間を正確に把握する大切さも増しています

2023年4月から、中小企業にも月60時間を超える法律上の時間外労働への割増賃金率50％以上が適用されています。
2024年4月からは、建設業・自動車運転の業務・医師にも時間外労働の上限規制が適用されています。業種ごとの特例があります。

厚生労働省：中小企業向けの労働条件のルール
厚生労働省：建設業・ドライバー・医師等の上限規制

AIで表を作れば法令対応が完了する、ということでもありません。
元の記録を残し、必要な確認を人が行うことを前提に試します。

まずは、練習用資料とプロンプトで試してみませんか

最初から全社員の1か月分を任せる必要はありません。
転記が楽になるか、確認する場所が分かりやすくなるか。
人が見直す手間まで含めて、自分の会社に合うか確かめてみましょう。

実際にできた成果物をダウンロード

今回の実演で保存された、確認前・確認後のExcel、確認事項と連絡の下書き、修正履歴をZIPにまとめました。入力前の練習用資料と見比べると、AIが転記した内容や、確認後に変わった箇所を確かめられます。

社員A・B・Cの架空データです。ファイル内の個人情報やパソコン情報を確認して掲載しています。記事の条件で試したサンプルなので、そのまま本番の給与計算に使わないでください。

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「この形式の出勤簿でも使える？」「毎月この確認が面倒」というものがあれば、コメントで教えてください。
実際の業務に合わせた使い方を、今後も取り上げていきたいと思います。