Web制作の繁忙期、外注の段取りは「忙しくなってから」では間に合わない──いつ何を決めるかの暦、外注先の予約、社内の手の空け方、品質の確認と計算例

この記事は、Web制作の繁忙期に向けて、外注と社内の手を前もって確保する段取りを扱います。

「Web制作 繁忙期 外注 段取り」で調べている社長は、たいてい去年の繁忙期に苦い経験をしています。
頼みたい外注先がすでに埋まっていた。急いで見つけた外注先の納品物を、社内で作り直した。そうした経験です。

「来週から入れますか」と聞いたら、もう埋まっていた

2月の第2週。案件が重なり、社内の手が足りないと分かった。
いつもの外注先に連絡すると、「3月末まで空きがありません」と返ってくる。

腕のよい外注先ほど、繁忙期の予定は早く埋まります。
制作会社の繁忙期は、外注先にとっても繁忙期だからです。

繁忙期の段取りとは、必要な工数を先に見積もり、社内でできる分と外に頼む分を、案件が来る前に決めておくことである

黒字化の外科医です。繁忙期の外注と社内の手の確保を、暦と計算で解剖します。

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

前もって決めるべき理由は、三つあります。

第一に、よい外注先は、早く予約した会社から埋まるから。
繁忙期に空いている外注先は、空いている理由があることも多いのです。

第二に、外注にすると、社内の時間も使うから。
指示を書く、質問に答える、納品物を確かめて直してもらう。外注に出した工数の一部は、必ず社内に戻ってきます。

第三に、品質の確認は、最初の納品物でしかやり直せないから。
最後にまとめて確かめると、問題が見つかったときには直す時間が残っていません。

いつ何を決めるか：繁忙期の段取りの暦

ここでは、2〜3月を繁忙期とする会社の例で示します。繁忙期がほかの時期の会社は、月をずらして使ってください。

11月：去年の2〜3月の実績を振り返る
　・どの工程で手が足りなかったか、どの外注先に何時間頼んだか
12月：必要な工数と、外に頼む工数を計算する（下の計算式）
　・外注先に、2〜3月の空きを聞き、仮押さえをお願いする
　・新しい外注先を試すなら、この時期に小さく試す
1月上旬：仮押さえを、発注の予定として確定させる
　・作業の範囲、単価、納期、検品の基準を、書面でそろえる
1月中旬：社内の手を空ける
　・社内の作業（ツールの入れ替え、勉強会、社内サイトの更新）を4月以降に移す
　・2〜3月の休暇の予定を、早めに聞いておく
2〜3月：最初の納品物を、すぐに確かめる
4月：外注先ごとに、品質・納期・やり取りの手間を振り返る

仮押さえの段階で、「発注しなかった場合はどうするか」を外注先と決めておくと、関係が崩れません。
実際に発注するときは、作業の内容・報酬・支払期日などを、書面やメールで明示します。発注書の型は、こちらにまとめました。

▶ 外注への発注を、1枚の型に固定しろ──フリーランス新法の明示事項を満たす発注書と、代理店案件の「再委託30日ルール」で資金繰りを守る設計

外に頼む工数を計算する

外注に出す量は、「足りない時間」ぴったりでは足りません。外注の管理に、社内の時間がかかるからです。

計算式

足りない時間 ＝ 繁忙期の必要工数 − 社内で使える時間
社内の管理の割合 ＝ 外注に出した工数に対して、社内でかかる指示・確認・検品の時間の割合
外注に出す工数 ≧ 足りない時間 ÷（1 − 管理の割合）

計算例（数字はすべて例です）

2〜3月の必要工数：900時間
社内で使える時間：650時間
足りない時間：900 − 650 ＝ 250時間
社内の管理の割合：15%

外注に出す工数：250 ÷（1 − 0.15）≒ 294.1時間 → 295時間

検算
　社内でやる作業：900 − 295 ＝ 605時間
　外注の管理：295 × 15% ＝ 44.25時間
　社内の合計：605 ＋ 44.25 ＝ 649.25時間（650時間以内）

外注費：295時間 × 5,000円 ＝ 1,475,000円

「足りないのは250時間だから、250時間分を頼もう」と考えると、社内が37.5時間（250時間 × 15%）足りなくなります。管理の割合は、去年の実績から出してください。

外注に出す工程と、社内に残す工程

繁忙期は、何を外に出すかで、品質が大きく変わります。

外に出しやすい工程
・デザインの決まったページのコーディング
・画像の切り抜き、バナーの展開
・決まった形式の原稿の入力、ページの量産

社内に残す工程
・お客様とのやり取り、要件の整理
・デザインの方向を決める最初の1枚
・検品と、最後の確認

ディレクションまで外に頼む場合は、任せない範囲を先に決めてください。

▶ Webディレクターの外注は「任せない範囲」から決める──フリーのディレクターと組むときの業務範囲、費用の3つの形、品質を保つ7つの決めごと

品質の確認：最初の1ページで決まる

繁忙期の品質は、最初の納品物をどれだけ早く確かめるかで決まります。

□ 最初の納品は、作業全体の1割ほどの量で区切ったか
□ 最初の納品から1営業日以内に、確かめて返事をしたか
□ 指摘を、次から使える「決まりごと」として書き残したか
□ 検品の基準（表示の確認、ブラウザ、スマートフォン、リンク、画像の重さ）を先に渡したか
□ 2回目以降の納品で、同じ指摘が出ていないかを見たか

外注の管理の型（発注・進行・検品・評価）は、こちらで扱いました。外注先の選び方とテスト発注は、こちらです。

▶ 制作会社の外注管理は「4つの型」でそろえる──発注書の項目、進行の確認点、検品の基準、評価と継続の判断。外注先の品質と納期のばらつきを止める

▶ 外注先の選び方を間違えると、Web制作の利益は手戻りで消える──実績の見方、テスト発注、単価で選ばない理由、依存しない体制と最初の発注

今すぐ試せる：繁忙期の段取り表を作るプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。〔2〜3月〕の繁忙期に向けて、外注と社内の手を確保する段取り表を作ってください。

【前提】
・繁忙期に納品する案件と、それぞれの工数：〔　〕
・社内のスタッフの人数と、繁忙期に使える時間：〔　〕
・外注先の一覧と、得意な工程・単価：〔　〕
・去年の繁忙期に、外注の管理にかかった社内の時間の割合：〔例：15%〕

1. 足りない時間と、外注に出す工数（管理の時間を含めて）を計算し、検算する。
2. 工程ごとに、外に出すか社内に残すかを分ける。
3. 11月から4月までの、月ごとにやることの表を作る。
4. 外注先に空きを聞くときの連絡文を、丁寧な言葉で作る。

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

外注先を早く押さえるほど、繁忙期が予想より軽かったときに、仕事を出せなくなる可能性があります。
仮押さえを何度も取り消せば、次の年には、その外注先に予定を空けてもらえません。

仮押さえは、必要な量の全部ではなく、確実に出せる量から始めてください。読み切れない分は、繁忙期に入る前に受注を絞ることで調整します。

▶ 年度末の納品、Web制作の駆け込み案件は「空き時間」で受けない──受ける・断るの基準、着手金、スケジュールの上限、翌年度への分割と計算例

よくあるQ&A

Q. 外注先に仮押さえをお願いしてよいのか？

お願いすることはできます。ただし、相手の予定を空けてもらうことになるため、出せる量と、出せなかった場合の扱いを先に伝えてください。一方的に取り消す形にはしないことです。

Q. 社内の手を空けるために、何から止めるか？

期限のない社内の作業から止めます。繁忙期に始めた社内の改善は、ほぼ途中で止まります。

Q. 繁忙期だけ、社員に残業してもらうのは？

短い期間なら選択肢の一つですが、残業の上限や手当は、法律と社内の規程に従う必要があります。残業を前提に計画せず、外注と受注の調整を先に考えてください。

最後に

繁忙期の外注は、忙しくなってからではなく、暦で前もって段取ります。

管理の時間まで含めて外に頼む工数を計算し、12月に外注先を押さえ、最初の1ページで品質を確かめた会社だけが、繁忙期を残業ではなく段取りで乗り切れるのです。

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