AIで提案書を作成する制作会社が、速さの次に考えること──受注率を上げるヒアリング整理・仮説・比較表・事例の使い方と、やってはいけない2つの使い方

この記事は、AIで提案書を作成する制作会社が、作る速さではなく受注率を上げるための使い方を扱います。

AIで提案書は速くなったのに、受注は増えていない

「提案書の下書きは、AIで30分で出るようになった」

そう話す制作会社の社長は増えました。
けれど、同じ社長から「受注率は変わらない」という声もよく聞きます。

理由は単純です。
相手の会社も、競合の制作会社も、同じようにAIを使っています。速く、それらしく整った提案書は、もう差になりません。

AIを使った提案書の作成とは、AIに「考える材料の整理」を任せ、人が「この会社に何を約束するか」を決める分業である

黒字化の外科医です。AIで提案書を作るとき、受注率を上げる使い方と下げる使い方を解剖します。

分業として考える理由は、三つあります。

第一に、AIは、渡された材料の範囲でしか考えられないから。
ヒアリングで聞けていないことは、AIがどれだけ文章を整えても、提案書に入りません。

第二に、AIの文章は、何も指示しないと「平均的な正解」に寄るから。
誰に出しても通じる提案書は、誰の心にも残りません。相見積もりで並べたとき、違いが金額にしか出なくなります。

第三に、提案の責任を負うのは、AIではなく会社だから。
範囲、費用、体制、約束しないこと。ここを決めるのは、社長やディレクターの仕事として残ります。

受注率を上げるAIの使い方：5つの工程

1. ヒアリングの整理

録音の文字起こしやメモを渡し、「相手が使った言葉」「事実」「こちらの推測」に分けさせます。
提案書の土台は、相手の言葉です。AIに要約させると、相手の言葉が消えるので、要約ではなく仕分けを頼みます。

2. 課題の仮説を複数つくる

1つの答えではなく、仮説を3つ出させ、それぞれの根拠になった発言を示させます。
仮説が外れていそうなら、提案書を出す前に、確認の電話を1本入れます。この1本が、受注率をいちばん動かします。

3. 比較表をつくる

「A案だけ」の提案は、相手に「他社と比べる」作業を残します。
範囲や進め方の違う案を並べた比較表をAIに下書きさせ、相手が社内で選びやすい形にします。

4. 事例を当てはめる

過去の実績から、相手と状況が近いものを選ばせます。
業種より、「課題」と「社内の体制」が似ている事例のほうが、相手には自分ごととして伝わります。

5. 最後に人が決める4つのこと

□ 課題の一文：どの仮説を、相手の課題として書くか
□ 範囲：何をやり、何をやらないか
□ 費用と体制：自社の時間単価で、粗利が残るか
□ 約束しないこと：成果の数字を、どこまで約束しないか

この4つは、AIの下書きをそのまま使わず、必ず人が書き直します。

やってはいけない使い方：2つ

お客様の情報を、そのまま入力する

ヒアリングの記録には、相手の社名、担当者の名前、売上、社内の事情が含まれます。
個人情報保護委員会は、2023年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、事業者が個人情報を含む指示文を入力するときは利用目的の範囲内かを十分に確認すること、入力したデータが機械学習に使われないことなどを確認すべきことを示しています。

社名や氏名は伏せ字にし、会社として許可したツールだけを使う。
この線は、社内のルールとして先に決めておきます。

▶ 生成AIの社内ルールがない制作会社は、納品物を説明できない──入力禁止の情報、お客様への説明と同意、成果物の確認責任、著作権の基本

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

「どこにでもある提案」を、そのまま出す

「UI/UXを改善し、ブランド価値を高め、集客を最大化します」
AIがよく出すこの種の文は、どの会社に出しても成り立ちます。だからこそ、相手には何も残りません。

相手の言葉が1つも入っていない段落は、削るか、書き直します。

今すぐ試せる：ヒアリングから課題の仮説を3つつくるプロンプト

私はWeb制作会社のディレクターです。初回ヒアリングの記録から、提案の前に確かめるべき「課題の仮説」を作ってください。

【ヒアリングの記録】（社名・氏名は伏せ字にする）
〔記録を貼り付ける〕

1. 記録を「相手が使った言葉」「事実」「こちらの推測」の3つに仕分ける。
2. 課題の仮説を3つ作る。それぞれに、根拠になった発言をそのまま引用する。
3. 仮説ごとに、それが正しい場合と外れた場合で、提案の中身がどう変わるかを書く。
4. 提案書を出す前に、相手に電話で確かめるべき質問を3つ作る。

記録にないことを推測で書き足さないこと。どの会社にも当てはまる一般論は書かないこと。

提案書工場：AIと人の分担表

工程            ／ AIに任せる              ／ 人が決める
ヒアリングの整理 ／ 発言の仕分け、聞き漏れの指摘 ／ 次に何を確かめるか
課題の仮説      ／ 仮説を3つと根拠の引用      ／ どれを課題として書くか
比較表          ／ 案ごとの違いの下書き       ／ 案の数と、勧める案
事例の当てはめ  ／ 似た事例の候補を挙げる     ／ 出してよい事例か（守秘）
費用と範囲      ／ 前提と除外事項の漏れ点検   ／ 金額、範囲、約束しないこと

提案書の全体の構成は、10ページの型として整理しています。

▶ Web制作の提案書テンプレート、10ページの型で「比べられない提案」にする──課題の言語化、目的と指標、範囲と前提、費用、リスクと対策の文例とAIの骨子プロンプト

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

AIで提案書が速く作れると、提案の数を増やしたくなります。
けれど、ヒアリングが浅いまま数を出すと、失注も同じ数だけ増え、社長の時間はかえって減ります。

浮いた時間は、提案の数ではなく、ヒアリングと確認の電話に回してください。
負けた理由の記録が、次の仮説の精度を上げます。

▶ 失注の分析、Web制作会社は「理由を聞かずに次へ行く」から同じ負け方をする──失注後のヒアリング文例、5分類の型、次の提案に生かす手順

よくあるQ&A

Q. 提案書にAIを使ったことを、お客様に伝えるべきか？

社内のルールで、制作の過程でAIを使う場合があることを、契約や見積もりの段階で伝えておくのが安全です。提案の中身に責任を持つのは会社だと、あわせて伝えます。

Q. ヒアリングが短く、材料が足りない。

AIで埋めず、足りない点を質問の一覧にして、相手に送ってください。質問の質そのものが、相手には提案力として映ります。

Q. どのツールを使えばいいか？

ツールより、入力してよい情報の線と、人が決める4つのことを先に決めてください。線が決まっていれば、ツールは替えられます。

最後に

AIは、提案書を速くする道具である前に、考える材料を整理する道具です。

材料の整理をAIに任せ、課題・範囲・費用・約束しないことを人が決めた会社だけが、AIの時代に、比べられない提案を出し続けられるのです。

ヒアリングの整理から提案後のお礼メールまで、工程ごとのプロンプトと確認表は、こちらにまとめました。

▶ 提案書のプロンプトとテンプレート、制作会社がAIで「勝てる提案」を組む7工程キット──ヒアリング整理、課題の仮説、3案の比較、費用の説明、反論への答え、お礼メール、使う前の確認表

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