進行管理をAIで回す、少人数の制作会社の型──タスク・期日・リマインドを「1枚の表と3つの指示」に固定し、ツールを変えても崩れない仕組みにする

この記事は、少人数のWeb制作会社が、進行管理をAIで回すための「タスク・期日・リマインド」の型を扱います。

進行管理をAIに任せたのに、結局ディレクターが全部見ている

「AIでタスクを出させたら、それっぽい一覧はできた。でも、誰も見ていない」

進行管理にAIを入れた会社から、よく聞く話です。
一覧は作れても、期日は守られず、リマインドはディレクターが手で送り続けています。

原因は、AIの性能ではありません。
AIに渡す「表の形」と「指示の型」が決まっていないことです。

AIを使った進行管理とは、タスクの台帳を1つに決め、AIに「分解・点検・催促文の下書き」の3つだけを任せ、決定と送信は人が持つ運用である

黒字化の外科医です。進行管理のどこをAIに渡し、どこを人が持つかを解剖します。

この線引きが必要な理由は、三つあります。

第一に、AIは台帳がないと、毎回ちがう一覧を作るから。
同じ案件でも、聞き方が変われば、タスクの粒度も名前も変わります。台帳の列を固定しないと、前の週と比べられません。

第二に、期日の判断には、AIが知らない事情が入るから。
お客様の社内の承認の日、担当者の休み、外注先の空き。これらを知っているのは人だけです。AIは「矛盾」を見つける係にします。

第三に、催促の連絡は、関係を左右するから。
同じ遅れでも、相手によって言い方を変えます。AIは下書きまで、送るのは人、と決めておけば、事故が起きません。

進行管理の台帳：ツールに依存しない8つの列

台帳は、表計算でも、プロジェクト管理ツールでも構いません。列だけを固定します。

案件番号｜タスク名（動詞で終える）｜担当（社内／お客様／外注）｜期日｜状態（未着手・作業中・確認待ち・完了）｜前提のタスク｜成果物の置き場所｜メモ（遅れの理由など）

大切なのは「担当」に、お客様と外注先を入れることです。
制作の遅れの多くは、社内ではなく「お客様の原稿待ち」「確認待ち」で起きます。そこが台帳に載っていないと、AIも人も遅れの原因を見落とします。

ツールの選び方は、別の記事で扱います。

▶ プロジェクト管理ツールを制作会社が選ぶ物差し──機能の数より「お客様を入れるか・料金の数え方・AIの扱い」で決め、台帳の型を先に作ってからツールに載せる

今すぐ試せる：進行管理をAIに頼む3つのプロンプト

1. 分解：工程表からタスクを出す

あなたはWeb制作会社のディレクターの補佐です。
次の案件の工程を、台帳の形のタスクに分解してください。

【案件の情報】
・案件の種類：〔例：コーポレートサイトのリニューアル、10ページ〕
・公開の予定日：〔日付〕
・主な工程：〔要件定義、デザイン、コーディング、原稿、確認、公開〕
・お客様に用意してもらうもの：〔原稿、写真、ロゴ など〕

【出力の形】
列：タスク名（動詞で終える）｜担当（社内／お客様／外注）｜期日｜前提のタスク
・1つのタスクは、半日〜2日で終わる粒度にする
・お客様の作業と確認待ちも、必ずタスクとして出す
・期日は、公開日から逆算し、確認待ちには3営業日以上を置く
・判断できない点は、表の後に「確認が必要なこと」として挙げる

2. 点検：毎週の台帳から危ない所を探す

次の台帳（今週の時点）を点検してください。

〔台帳を貼る。お客様の個人名・メールアドレスは消す〕

1. 期日を過ぎて、完了していないタスク
2. 3日以内に期日が来るのに、未着手のタスク
3. 前提のタスクが終わっていないのに、期日が先に来ているタスク
4. 担当が空欄のタスク
5. 公開日に間に合わなくなる可能性がある流れ

それぞれ、タスク名と理由を1行で。推測で事実を足さないこと。

3. 催促：お客様への確認の依頼文の下書き

次の遅れについて、お客様への連絡の下書きを作ってください。

・遅れているもの：〔例：トップページの原稿〕
・本来の期日：〔日付〕
・このままだと影響すること：〔例：公開日が〇日ずれる〕
・こちらから出せる代案：〔例：仮の文章で先に組む〕

丁寧だが、期日と影響ははっきり書く。責める表現は使わない。150字以内。

週の運用工場：月曜の15分と金曜の15分

AIの仕事を、曜日に固定します。

月曜（15分）
□ 台帳をAIに点検させる（プロンプト2）
□ 危ないタスクに、今週の対応を1行ずつ書く
□ 催促が必要なものは、下書きを作り（プロンプト3）、人が直して送る

金曜（15分）
□ 完了したタスクの状態を更新する
□ 遅れの理由を「メモ」の列に1行で残す
□ 翌週の分のタスクが足りなければ、分解する（プロンプト1）

遅れの理由をメモに残すと、3か月後に「どの工程で、誰の待ちで遅れるか」が見えてきます。これが、次の見積もりの期間と工数を直す材料になります。

工数の記録の型は、こちらで扱っています。

▶ 工数管理のテンプレート、制作会社の案件別粗利の記録キット──日々の記録表の項目、作業区分の一覧、見積もりとの差異分析表、月次の振り返りの型、AIで集計するプロンプト

AIに台帳を渡すときの注意

台帳には、お客様の社名、担当者の名前、まだ公開していない情報が入ります。
AIに貼る前に、個人名やメールアドレスを消すか、記号に置き換えてください。

使うAIのサービスが、入力をどう扱うか（学習に使うか、保存期間、管理者の設定）は、契約しているプランの規約と設定で確かめます。お客様との契約で、第三者のサービスへの入力が制限されていることもあります。

▶ 顧客のソースコードや機密をAIツールに入れる前の確認──「学習されない設定だから大丈夫」で止めない、契約・ツールの設定・社内の手順の3段チェック

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

AIで台帳の点検が楽になると、タスクを細かく分けすぎます。
タスクが200行ある台帳は、誰も読みません。点検の結果も長くなり、本当に危ない1行が埋もれます。

1つの案件で、同時に動いているタスクが20行を超えたら、粒度を見直してください。AIに「まとめられるタスクを提案して」と頼むのも一つの方法です。

よくあるQ&A

Q. 専用のツールがないと、AIの進行管理はできないのか？

できます。表計算の台帳を、週に1回AIに貼るだけでも、点検と催促の下書きは回ります。ツールは、案件が増えて手で貼るのが負担になってから考えれば十分です。

Q. 社内のメンバーへのリマインドも、AIに書かせるべきか？

社内は、台帳を全員が見る運用にすれば、文章のリマインドはほとんど要りません。AIの下書きは、お客様と外注先への連絡に使うほうが効果が大きいです。

Q. AIの点検結果が間違っていたら？

点検は「候補を出す」役目です。最終的にはディレクターが台帳を見て判断します。間違いが続くときは、台帳の列の書き方がそろっていないことが多いので、そちらを直します。

最後に

進行管理のAIは、台帳の列を固定し、任せる仕事を「分解・点検・下書き」の3つに絞ったときに働きます。

台帳とプロンプト、週次の運用表、報告の型は、そのまま使えるキットにまとめました。

▶ 進行管理テンプレートとAIプロンプトのキット、少人数の制作会社向け──タスク台帳の列と記入ルール、案件立ち上げの点検表、週次の運用表、報告・催促・範囲外の文例、プロンプト6本

決めることと送ることを人が持ち、探すことと書くことをAIに渡した会社だけが、ディレクターの時間を進行管理から取り戻せるのです。

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