請求書発行の代行をAIで受託する｜顧客の名義で下書きし、送る前に承認をもらい、入金の突き合わせと差異の報告までを受ける線

この記事は、顧客の請求書発行の代行と入金確認を、AIと人の確認で月額の業務として受ける方法を扱います。

件数と締め日がはっきりしていて始めやすい一方、お金と取引先が直接からむため、受ける線を先に決めておく必要がある業務です。

「請求書、うちの代わりに全部出しておいてもらえますか」

保守契約の顧客から、こう頼まれることがあります。
ここで「全部」を引き受けると、金額の判断、送付の判断、払ってくれない取引先への連絡まで、自社の責任に見えてきます。
請求書の代行で売るのは、判断ではなく、判断のための下ごしらえと、決まった作業の確実さです。

請求書発行の代行とは、顧客の名義と顧客の承認で請求書を作って送り、入金の予定と実際を突き合わせ、合わないものを顧客に報告する業務である

黒字化の外科医です。請求書発行と入金確認の代行を、受ける範囲と受けない範囲に分けて解剖します。

なお私は弁護士・税理士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

線を先に引くべき理由は、三つあります。

第一に、請求書は、顧客が取引先に出す書類だから。
名義も、金額の最終判断も、顧客のものです。代行する会社が判断した形に見えると、誤請求のときに責任の所在がぼやけます。

第二に、入金の確認と、未払いの回収は、別の仕事だから。
予定と実際を突き合わせて「合わない」と報告するのは事務の作業です。払ってもらうための交渉は、顧客自身か、専門家の仕事です。

第三に、税の判断は、代行の範囲に入れられないから。
税率の区分や、取引が課税かどうかの判断を、代行する側が顧客に代わって答える形は避けます。線の引き方は、別の記事で扱いました。

▶ 経理代行をAIで受けるとき、税理士法で受けてはいけない業務｜税務代理・税務書類の作成・税務相談と、記帳や請求で受けられる範囲の線

請求書発行の代行で受ける範囲、受けない範囲

受ける（AIの下書き＋人の確認）
・案件台帳や受注の記録から、請求書の下書きを作る
・記載事項、金額の計算、前月との差、宛先の抜けを点検する
・顧客の承認を受けてから、決められた方法で送る
・入金予定表を作り、週1回、入金の記録と突き合わせる
・合わないもの（未入金・金額違い・名義違い）を一覧にして顧客に報告する
・期日のお知らせなど、顧客が承認した定型の連絡を、顧客の名義で送る

受けない（顧客に残す・専門家へ）
・請求する金額や値引きの判断
・税率の区分や、課税かどうかの判断（顧客と顧問税理士）
・支払いの交渉、分割や減額の取り決め、法的な手続きの予告
・振込や返金などの送金の操作

支払いの交渉を受けない理由の一つに、弁護士法があります。
弁護士法第72条は、弁護士でない者が、報酬を得る目的で、一般の法律事件について代理や和解などの法律事務を取り扱うことを業とすることを禁じています（e-Gov法令検索、2026年11月3日確認）。
定型のお知らせを超えて、どこからが法律事務に当たるかは、必ず弁護士に確認してください。

請求書の記載事項（インボイスの要件）は、自社の請求書の自動化の記事で、国税庁の案内に沿って整理しています。

▶ 請求書の作成を自動化する制作会社へ、AIは「下書き」と「点検」に使う──見積書から請求書まで同じ案件番号でつなぎ、インボイスの記載事項を毎回そろえる型

権限と契約：顧客の会計ソフトや口座を、どこまで触るか

□ 会計・請求のソフトは、顧客の契約のまま、代行用の利用者を追加してもらう
□ 権限は「請求書の作成」と「入金の記録の閲覧」まで。送金・設定変更の権限はもらわない
□ ネットバンキングのログイン情報は預からない（入金の明細は顧客が出力して共有する形も可）
□ 取引先の担当者名や連絡先を扱うので、個人情報の取扱いの委託として覚書を結ぶ
□ AIのサービスに入れてよい情報を、顧客と書面で決める（取引先名を伏せるか、など）
□ 終了時に、権限を外してもらい、預かった資料を返却・削除した記録を残す

個人情報の委託を受ける側として問われることは、こちらで整理しています。

▶ 個人情報の委託と安全管理措置、制作会社は「受ける側」として何を問われるか──委託元の監督に応える体制と、覚書で決める10項目

今すぐ試せる：請求書の下書きを点検するプロンプト

私はWeb制作会社で、顧客の請求書発行を代行しています。次の請求書の下書きを点検してください。
（取引先の担当者の氏名・連絡先・口座番号は入力しません）

【今月の請求の元データ】
〔案件名、品目、数量、単価、税率の区分（顧客が決めたもの）を貼る〕

【前月の請求の一覧】
〔取引先の記号、金額を貼る〕

1. 計算の誤り（数量×単価、小計、税額、合計）を指摘する。
2. 前月から金額が大きく変わった取引先と、今月請求が無い取引先を挙げる。
3. 記載の抜け（日付、品目、宛先、税率ごとの区分）を挙げる。
4. 税率の区分が正しいかどうかは判断せず、「顧客に確認」と書く。
5. 推測で数字を埋めないこと。

請求書代行工場：月の流れと月額の計算例

月の流れ（例：月末締め・翌月末払い）

締め日の翌営業日：元データを受け取り、AIで下書きを作る
＋1営業日：人が点検し、差分の一覧を添えて顧客に承認を依頼する
承認の当日：顧客の名義で送付し、入金予定表に1行ずつ記録する
毎週月曜：入金の記録と予定を突き合わせ、差異の一覧を顧客に送る
期日の3営業日前：顧客が承認した定型のお知らせを送る（顧客の判断で）
期日の翌営業日：未入金の一覧を顧客に報告。その先の対応は顧客が決める

入金予定表と週1回の突き合わせの型は、自社向けの記事で扱いました。代行では、同じ表を顧客ごとに持ちます。

▶ 入金確認と督促を、制作会社は「社長の記憶」で回すのをやめる──入金予定表、週1回の消込、期日の前後に送る連絡の型と、AIに任せてよい作業

月額の計算例（数字はすべて例）

前提：月80件の請求書、週1回の入金確認（月4回）
　下書きの点検：1件4分 × 80件 ＝ 320分
　承認の依頼と送付：1件2分 × 80件 ＝ 160分
　入金の突き合わせ：30分 × 4回 ＝ 120分
　差異の報告と月次報告：120分
　合計：320 ＋ 160 ＋ 120 ＋ 120 ＝ 720分 ＝ 12時間

　12時間 × 時間単価7,645円 ＝ 91,740円
　予備（人の時間の10%）：9,174円
　AI・ツールの実費：5,000円
　月額の下限：91,740 ＋ 9,174 ＋ 5,000 ＝ 105,914円

時間単価7,645円は、時間単価の記事の計算例の数字です。自社の数字に置き換えてください。

▶ 制作会社の「時間単価」は、年収から逆算する──人件費の係数、稼働率、目標の利益で決める、見積もりの土台になる1時間の値段

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

請求と入金の確認がきちんと回り始めると、顧客は「未入金の取引先にも、うまく言っておいて」と頼みたくなります。
善意で一度引き受けると、それが範囲になります。

未入金を報告したあとの対応は、最初から顧客の欄に書き、毎月の報告書の書式でも示し続けます。

よくあるQ&A

Q. 請求書を、自社の名前で出してもよいか？

出しません。請求書は顧客が取引先に出すものなので、顧客の名義・顧客の登録番号で作ります。自社は作成と送付の作業を代行する立場です。

Q. 顧客の承認を待つと、送付が遅れる。

承認の期限と、期限を過ぎたときの扱い（翌営業日に再依頼し、送付日をずらす）を、範囲表に書いておきます。承認なしで送る運用には、しません。

最後に

請求書発行の代行で売るのは、判断ではなく、判断のための下ごしらえと、漏れのない作業です。

顧客の名義と承認を守り、未払いの交渉と税の判断を範囲の外に置いた会社だけが、お金にからむ業務を、揉めずに月額で預かれるのです。

業務の手順書と業務記述書の型は、こちらにまとめました。

▶ バックオフィス代行の業務記述書・手順書テンプレート｜役割分担表、手順書の型、判断基準表、例外の引き継ぎ表、権限台帳、5業務の記入例

これまでの記事は、メンバーシップ「黒字化オペ室」でまとめて読めます。月額1,980円、記事2本分の金額です。詳しくはプロフィールから。

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