入金確認と督促を、制作会社は「社長の記憶」で回すのをやめる──入金予定表、週1回の消込、期日の前後に送る連絡の型と、AIに任せてよい作業

この記事は、自社が代金を受け取る側として、入金確認と督促を、毎週の決まった作業にする方法を扱います。

「あの案件、入金あったっけ？」

社長が通帳のアプリを開き、取引先の名前を一つずつ探している。
振込の名義はカタカナで、会社名と少し違う。金額も、請求額と数百円合わない。

入金の確認が、社長の記憶と、思い出したときの確認に頼っている制作会社は少なくありません。
その結果、遅れに気づくのが1か月後になり、督促が言い出しにくくなります。

入金確認とは、請求のたびに入金予定を記録し、決まった曜日に実際の入金と突き合わせ、合わないものだけを人が追う作業である

黒字化の外科医です。入金確認と督促を、社長の記憶から切り離す手順を解剖します。

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

型にすべき理由は、三つあります。

第一に、遅れの多くは、早く気づけば小さく済むから。
請求書が相手の担当者で止まっている、経理に回っていない。期日の翌日に気づけば、確認の連絡一本で片づくことが多いのです。

第二に、決まった日に見ないと、確認は後回しになるから。
忙しい月ほど、入金の確認は「あとでやる」に回ります。そして、忙しい月ほど、資金が足りなくなりやすいのです。

第三に、突き合わせは、AIと表計算で速くできる作業だから。
名義の表記揺れや、数百円の差額の候補を挙げる作業は、人が通帳を眺めるより速く、漏れなくできます。

入金確認と督促の型：毎週の作業にする

1. 入金予定表（請求のたびに1行）

案件番号／取引先／請求番号／請求日
請求額（税込）／支払期日
振込の名義の想定（カタカナ・略称）
入金日／入金額／差額／差額の理由
状態：予定・入金済・一部入金・期日超過・確認中

請求書を送ったら、その場で1行追加します。
請求書の作り方と送るまでの流れは、請求書の自動化の記事で扱っています。

2. 週1回の消込（例：毎週月曜の30分）

① 銀行の入出金の明細を書き出す（前回の確認日から今日まで）
② 入金予定表と明細を突き合わせる（AIまたは表計算）
③ 金額と名義が一致したものは「入金済」にする
④ 差額があるもの・名義が判断できないものは「確認中」にして、理由を調べる
⑤ 支払期日を過ぎた「予定」を、「期日超過」にして、連絡の担当を決める

3. 差額の例

例：請求額 550,000円（税込）、入金額 549,340円
差額：550,000円 − 549,340円 ＝ 660円
→ 振込手数料が差し引かれた可能性がある
→ 手数料の負担を、見積書・契約書でどう決めていたかを確かめる

手数料の負担を決めていなかった場合は、今回は社内で処理し、次の見積書と契約書から書き方をそろえるのが現実的です。

4. 期日の前後に送る連絡の型

送付の3営業日後：受け取りの確認
「先日お送りした請求書（請求番号〇〇）は、お手元に届いておりますでしょうか」

期日の翌営業日〜数日：入金の確認
「〇月〇日がお支払期日の請求書について、本日時点でご入金を確認できておりません。
行き違いでしたら、ご容赦ください。お手続きの状況をお知らせいただけますか」

期日から1〜2週間：督促へ進む
（ここから先は、段階を踏んだ対応に切り替える）

最初の2通は、責める言葉を使わず、事実の確認だけにします。
それでも入金がないときの、督促から法的な手続きまでの段階は、こちらで扱っています。

▶ 制作費の未払いへの対応は、段階を踏む──確認の連絡、督促、内容証明、支払督促・少額訴訟の概要と相談先、督促文の文例3段階

今すぐ試せる：入金明細と入金予定表を突き合わせるプロンプト

私はWeb制作会社の経理担当です。銀行の入金明細と、入金予定表を突き合わせてください。
推測で「入金済」にせず、判断に迷うものは「確認中」としてください。

【入金予定表】
〔案件番号、取引先、請求番号、請求額、支払期日、振込名義の想定を貼る〕

【銀行の入金明細】
〔日付、振込名義、金額を貼る〕

1. 金額と名義が一致する組み合わせを一覧にする。
2. 名義の表記が違うが同じ取引先と思われる組み合わせを、理由とともに「候補」として示す。
3. 金額に差がある組み合わせを、差額とともに一覧にする（差額の理由は断定しない）。
4. 支払期日を過ぎて入金がない請求を、期日からの日数とともに一覧にする。
5. 明細にあるが、予定表のどれにも当てはまらない入金を一覧にする。

銀行の明細をAIに渡すときは、案件と関係のない個人の振込などを、先に除いてから渡してください。

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

入金の確認を型にすると、遅れには早く気づけるようになります。
けれど、気づいたあとの連絡を、担当の営業が「関係が悪くなるから」と止めてしまうと、型は意味を失います。

だから、確認の連絡を誰が送るかを、案件ごとではなく、社内のルールとして決めておきます。少人数の会社なら、経理または社長が送る形にすると、営業は取引先との関係を保ちやすくなります。

また、取引の相手と内容によっては、取適法（中小受託取引適正化法）の対象になり、発注する側に支払期日などの義務がかかる場合があります。自社の取引が対象になるかどうかは、相手の規模や取引の内容で変わるため、この記事では判断しません。公正取引委員会・中小企業庁の窓口や専門家に確認してください。

▶ 「相手は資本金が小さいから、下請法は関係ない」は、もう通らない──取適法の従業員基準で、制作会社の取引は仕分け直しになった

よくあるQ&A

Q. 毎週は大変なので、月1回ではだめか？

月1回だと、期日の翌日に気づくはずの遅れに、最大で1か月近く気づけません。30分で終わる量に絞り、週1回を続けるほうが、結果として楽になります。

Q. 一部だけ入金された。

「一部入金」として、残額と、相手からの説明を記録します。分割の合意をしたなら、その内容をメールで送り、返信をもらって残します。

Q. 会計ソフトの自動の消込機能を使えばよいのでは？

使えるなら使ってください。そのうえで、自動で消し込めなかった残りを、この記事の手順で人が追う形にすると、漏れがなくなります。

最後に

入金の確認は、社長の記憶ではなく、予定表と決まった曜日で回すものです。

請求のたびに1行を書き、週に一度突き合わせ、期日の翌日に事実だけを確かめた会社だけが、取引先との関係を保ちながら、売上を確実に現金に変えられるのです。

突き合わせと連絡文のプロンプトを、ほかのバックオフィスの作業とあわせてまとめたキットはこちらです。

▶ バックオフィスのAIプロンプト集と運用ルール、少人数の制作会社がそのまま使う一式──請求書の点検、案件別粗利の月次集計、入金の消込、連絡文、契約書の下準備、社内FAQ

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