バックオフィス代行の業務記述書・手順書テンプレート｜役割分担表、手順書の型、判断基準表、例外の引き継ぎ表、権限台帳、5業務の記入例
この記事は、バックオフィス代行を受けるときに、業務記述書と手順書をテンプレートで作るための一式を扱います。
請求書の発行、経理の下ごしらえ、データ入力、EC受注処理、議事録。業務は違っても、預かる前に書くべき書類の形は同じです。
AI業務代行の商品設計の全体は、こちらの有料記事にまとめています。この記事は、その中の「業務を書き下ろす」部分を厚くした型です。
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業務を預かったのに、担当者しか回せない
顧客の請求書の代行を始めて3か月。担当者が休んだ日に、誰も処理できませんでした。
手順は担当者の頭の中、AIへの指示文は担当者の個人のフォルダ。顧客と決めたはずの例外の扱いも、メールのどこかに埋もれています。
業務代行は、自社の中で「1人しか知らない」をつくりやすい商品です。
そして、その1人が辞めた日に、顧客の業務ごと止まります。
もう一つの問題は、範囲の争いです。
「前の担当者は、返金の操作もやってくれた」と言われたとき、何を受けると約束したのかを示す書類がなければ、断る根拠がありません。
自社の「1人しか知らない」をなくす考え方は、引き継ぎ設計の記事で扱いました。業務代行では、それを顧客の業務について、最初から書いておきます。
▶ 【引き継ぎ設計キット】制作会社の「1人しか知らない」をなくす──案件・顧客・アカウント・判断基準を、退職の前から仕組みにする台帳とプロンプト
業務記述書とは、預かる業務の目的・範囲・役割・判断の基準・例外の回し先を1枚にまとめた書類であり、手順書はそれを誰がやっても同じ結果になる手順に落とした書類である
黒字化の外科医です。バックオフィス代行の業務記述書と手順書を、そのまま埋めて使えるテンプレートとして解剖します。
なお私は弁護士・税理士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。
2種類の書類に分けて書くべき理由は、三つあります。
第一に、顧客と合意すべきことと、社内で回すことは、読み手が違うから。
範囲や例外の回し先は、顧客の承認が要ります。画面の操作の順番は、担当者が読めば足ります。1つの書類に混ぜると、どちらにも読まれなくなります。
第二に、判断の基準が書かれていない手順書は、AIにも人にも使えないから。
「不備があれば顧客に確認」だけでは、何を不備とするかが担当者ごとに変わります。判断の基準を表にして、初めて手順が再現できます。
第三に、終了時に顧客へ渡す書類だから。
業務記述書と手順書は、預かった業務を返すときの引き継ぎ資料です。最初から渡せる形で書いておけば、終わるときに揉めません。
今すぐ試せる：今の業務から業務記述書の下書きを作るプロンプト
私はWeb制作会社で、顧客のバックオフィス業務をAIと人の確認で代行しています。
次のメモから、業務記述書の下書きを作ってください。
（顧客名・個人情報・ログイン情報は入力しません）
【担当者のメモ】
〔普段やっている作業、使う画面、困ったときに誰に聞くか、を箇条書きで貼る〕
【出力の形】
1. 業務の目的（1文）
2. 範囲（受けること／受けないこと）
3. 役割（当社・顧客・顧客の専門家）
4. 判断の基準（「〜なら〜する」の形で）
5. 例外と回し先
6. メモからは分からず、顧客に確かめる点
推測で埋めないこと。税・法律の判断が混ざる作業は「受けない候補」として6に入れること。ここから先に、業務記述書のテンプレート、役割分担表、手順書の型、判断基準表、例外の引き継ぎ表、権限台帳、AIへの指示文の管理表、品質の点検票、変更履歴と更新のルール、5業務の記入例、終了時の引き継ぎ表を置きます。
