英語の会議で進行役になったとき、最初に配るのは意見ではなく順番だという話

「じゃあ今日はあなたが回してください」と言われた瞬間に、頭が真っ白になった。

英語の会議で進行役を振られて困るのは、英語力が足りないからではないことが多いです。

困るのは、進行役という役が「何をする役なのか」を、日本語でも言葉にしたことがないからです。

結論から書きます。

英語の会議で進行役が最初に配るのは、自分の意見ではなく、発言の順番と、話す範囲です。

この2つを先に配ってしまえば、残りの仕事は決まった型の言い回しを順に置いていくだけになります。

この記事では、英英辞書の語義と英国政府の文章ガイドの記述だけを根拠に、進行役の仕事を6つの工程に分けて並べます。

英語の会議で進行役が最初に配るのは、意見ではなく順番

進行役という役の中身は、英語の語のほうがはっきりしています。

ケンブリッジ英英辞書の facilitate の項には、「議論や合意形成の過程を、自分が直接その中に入り込まずに、人が進められるように助けること」という語義が載っています。

自分が中に入り込まない、という部分が要点です。

オックスフォード現代英英辞典の facilitator の項も同じで、「指示を出すのではなく、問題を一緒に整理したり助言をしたりして、相手がやりやすくする人」と説明しています。

進行役は、いちばん良い意見を出す人ではなく、意見が出る順番を決める人。

ここを取り違えると、進行役なのに自分がいちばん長くしゃべる会議ができあがります。

日本語の会議でも起きることですが、英語だと「言いたいことを言い切る」だけで精一杯になるので、より起きやすくなります。

もう一つ、進行役を指す語に chair があります。

ケンブリッジ英英辞書の chair の項には、「会議や団体を取り仕切る人の公式な立場、またはその人自身」という語義が載っています。

facilitate が「動き」を指すのに対して、chair は「立場」を指しています。

• chair＝その会議を取り仕切る立場にいる人
• facilitator＝議論が進むように手を貸す人
• 社内の定例なら chair、ワークショップ型なら facilitator と呼ばれることが多い

呼び名はどちらでも通じますので、名乗るときは会議の性質に近いほうを選べば十分です。

英語の会議の進行を6つの工程に割る

進行役の仕事を、時間の順に6つに割ります。

この記事の残りは、この6つを順番に埋めていく形で進みます。

英語の会議の進行①｜開始で進行役だと名乗ってしまう

会議の最初にやることは、あいさつではなく、役の宣言です。

日本語の会議では「じゃあ始めましょうか」で自然に進行が始まりますが、英語では誰が仕切るのかを明示しないまま進むと、声の大きい人から順に話し始めます。

そこで、開始の一言に「自分が仕切る」「終わりは何時」の2つを入れておきます。

• Thanks for joining. I'll be chairing today's meeting.
• Let's get started. We have 30 minutes, so I'll keep us to time.
• I'll facilitate today. We should finish by ten past.

終了時刻を最初に言うと、あとで時間を止めるのがずっと楽になる。

これは進行役の権限を宣言しているのではなく、あとで人の話を止めるための予告です。

最初に「30分で終わります」と言った人が時間を止めるのは自然ですが、何も言っていない人が突然止めると角が立ちます。

そのため、開始の一言はこの記事の6工程のなかでも、いちばん省略してはいけない部分になります。

英語の会議の進行で、開始時に人数が揃っていないとき

全員が揃っていないときは、待つのか始めるのかを進行役が決めて、言葉にします。

• Let's give it two more minutes for the others to join.
• We're missing two people, but let's start and I'll catch them up.
• I'll share the notes afterwards for anyone who can't make it.

判断そのものは日本語の会議と変わりません。

変わるのは、判断を口に出すかどうかだけです。

英語の会議の進行②｜議題を配ると、話す範囲が決まる

進行役が2番目に配るのが agenda です。

ケンブリッジ英英辞書の agenda の項には、「会議で話し合われる事項の一覧」という語義がいちばん最初に載っています。

同じ辞書には「隠された目的」という別の語義も載っていますが、会議で使うのは前者だけです。

オックスフォード現代英英辞典の agenda の項も同様に、会議で扱う項目のリストとして説明しています。

つまり agenda は「予定表」ではなく、話してよい範囲のリストです。

• Today we have three items. First the schedule, then the budget, then next steps.
• There are two things on the agenda. Let's take them in order.
• I've put the agenda in the chat. We'll spend about ten minutes on each.

議題を先に配るのは、親切だからではなく、脱線したときに戻る場所を作っておくため。

議題を口頭で配るときは、項目を3つ以内にしておくと英語でも管理できます。

4つ以上あるときは、「今日は前半2つだけ」と切ってしまったほうが、進行役の負担がはっきり減ります。

英語の会議の進行で、議題に無い話が出たとき

議題に無い話が出るのは、会議の失敗ではなく、ごく普通に起きることです。

進行役の仕事は止めることではなく、置き場所を決めることです。

このうち take it offline は会議の外で個別に話す、という意味で日常的に使われる言い方です。

冷たく聞こえるのが気になるときは、Can we come back to that? のほうを選べば柔らかくなります。

英語の会議の進行③｜発言を回すのが進行役の本体

議題を配ったあと、進行役がずっとやり続けるのが「指名」です。

ここで使える語が floor です。

ケンブリッジ英英辞書の floor の項には、床や階のほかに、「ダンスや公式な議論などの活動のための公共の場所」という語義が載っています。

会議でいう the floor は、いま話す権利がある場所を指します。

• Sarah, would you like to take us through the numbers?
• Let's hear from the design side first.
• Ken, you had your hand up. Go ahead.
• I'd like to bring in Maria on this.

指名は英語力ではなく、名前を呼ぶ勇気だけで足りる。

英語の会議で沈黙が生まれる原因の多くは、全員が「誰が話す番か分からない」状態で待っていることです。

名前を呼べば、その瞬間に沈黙は終わります。

逆に「誰か意見はありますか」と全体に投げると、英語の会議では日本語の会議より長い沈黙になりやすいです。

英語の会議の進行で、話が一人に偏ったとき

一人が長く話し続けているとき、進行役は割って入る必要が出ます。

ケンブリッジ英英辞書の interrupt の項は、話や行為の途中で止めることを指す語として説明しています。

割り込みそのものは、進行役にとっては失礼ではなく仕事です。

• Sorry to jump in — I want to make sure we hear from everyone.
• Can I pause you there? I'd like to bring in the others.
• Let's hold that thought and come back to it.

言い方を選ぶときの基準は1つで、止める理由を言葉にすることです。

理由を言わずに止めると角が立ちますが、「他の人の意見も聞きたいので」と添えれば、内容への否定になりません。

英語で割り込むことそのものに抵抗がある場合は、聞き返しが失礼にならない言い方の型の記事も同じ考え方で書いていますので、あわせて読んでみてください。

英語の会議の進行④｜脱線を戻すときは move on を使う

話が横にそれたときに戻す語が move on です。

ケンブリッジ英英辞書の move on の項には、「新しい活動を始める」「前の活動や仕事を長くやったあとで次へ移る」という語義が載っています。

つまり move on は「打ち切る」ではなく、次へ進むという語です。

ここが日本語の「その話はいったん置いて」に近いので、進行役の言い回しとして使いやすくなります。

• Let's move on to the next item.
• I think we've covered this. Shall we move on?
• We're going in circles a bit — let's move on and come back if we have time.

「打ち切る」ではなく「次へ進む」と言うと、止められた側の顔が立つ。

3つ目の go in circles は「堂々巡りになる」という意味の言い方で、会議で使うと状況の説明として通じます。

進行役が状況を言葉にしてから移ると、独断で切ったようには聞こえません。

英語の会議の進行で、議論が割れて決まらないとき

意見が割れたまま時間が来たときは、その場で決めずに扱いを決めます。

どれを選んでも構いませんが、選んだことを口に出すのは進行役の仕事です。

何も言わずに次の議題へ行くと、参加者の頭のなかでその話が終わっていないまま残ります。

英語の会議の進行⑤｜時間を守るのは進行役だけの仕事

会議が延びることを指す語が overrun です。

ケンブリッジ英英辞書の overrun の項には、「終了時刻や費用など、意図した限度を超えて続くこと」という語義が載っています。

会議が延びるのは、話が盛り上がったからではなく、残り時間が誰にも見えていないからであることが多いです。

そこで、進行役は残り時間を定期的に声に出します。

• We're about halfway through our time.
• Ten minutes left, and we still have one item.
• I want to leave five minutes at the end for next steps.

残り時間を口に出すのは、急かすためではなく、全員が自分で調整できるようにするため。

残り時間を知らされた参加者は、自分から話を短くします。

進行役が「短くしてください」と言うより、事実だけを置くほうが角が立ちません。

英語の会議の進行で、時間内に終わらないと分かったとき

途中で明らかに終わらないと分かったときは、時間が来る前に扱いを決めます。

• We won't get through everything, so let's prioritise the budget.
• Shall we take five more minutes, or continue next week?
• I'll stop us at the hour and we'll pick this up on Thursday.

会議を正式に中断する、あるいは一時的に終える語としては adjourn があります。

ケンブリッジ英英辞書の adjourn の項には、「正式な会議や裁判の途中で休憩を取る」「会議や裁判を一時的に終える」という語義が載っています。

社内の打ち合わせで使うと少し硬く響きますので、日常の会議では let's stop here で足ります。

英語の会議の進行⑥｜締めは recap から始めて minutes で終える

締めの工程は、3つの語が順番に並びます。

まず recap です。

ケンブリッジ英英辞書の recap の項には、「会議や講演の最後に、それまでに話し合われたことの要点を繰り返すこと」という語義が載っています。

次が wrap up です。

ロングマン現代英英辞典の wrap up の項には、「仕事や会議などを終える」という語義と、名詞として「要点を繰り返す短い報告」という語義が並んでいます。

最後が minutes です。

ケンブリッジ英英辞書の minutes の項には、「会議で話されたことの記録」という語義が載っています。

• Let me quickly recap what we've agreed.
• Let's wrap up. Three decisions and two open questions.
• I'll send the minutes by tomorrow morning.

締めは「終わりました」ではなく「決まったこと」と「誰がやるか」で終える。

そして、決まったことに担当を付けるための語が action item です。

ケンブリッジ英英辞書の action item の項には、「会議や報告のあとに、特定の人やグループがやるべき仕事」という語義が載っています。

この語を知っているだけで、締めの言い方が短くなります。

• Two action items: Ken sends the quote, I book the room.
• Who's taking this one?
• Can I put your name against that?

英語の会議の進行で使う語を、辞書の語義で仕分けた一覧

ここまでに出た語を、辞書の語義のまま並べておきます。

この11語だけで、会議の最初から最後までがつながります。

語彙を増やすより、この11語を口に出せる状態にするほうが、進行役としては先に効きます。

英語の会議の進行は、短い文のほうが通る

進行役の英語は、うまい英語である必要がありません。

必要なのは、その場の全員に同じ意味で届く英語です。

この点で参考になるのが、英国政府が自分たちの公開文書のために作っている文章の基準です。

GOV.UKのコンテンツデザインの解説は、良いコンテンツとは利用者が必要なことを素早く分かるように設計されたものだ、という考え方を最初に置いています。

読み手が誰なのかを先に決めてから書く、という順番です。

会議の進行に置き換えると、聞き手は「英語が母語ではない人が混ざった参加者」になります。

進行役の英語は、いちばん英語が苦手な参加者に合わせておくと、全員に届く。

もう1つ、略語の扱いについても基準があります。

GOV.UKのスタイルガイド（A to Z）の abbreviations, acronyms and initialisms の項には、ページで略語を初めて使うときはまず正式名称で説明し、その後は略語だけで書いてよい、という書き方の基準が示されています。

会議でも同じことが起きます。

社内の略語をいきなり出すと、外部の参加者と新しいメンバーだけが置いていかれます。

• Let's talk about the QBR — that's the quarterly business review.
• We call it the P1 list, which is just the top priority items.

1回だけ正式名称を添える、という手間で防げます。

英語の会議の進行で、言い回しを短くする3つの手

• 前置きを削る（I was just wondering if maybe we could → Shall we）
• 1文に1つの用件だけ入れる
• 疑問文で終える（相手が答える場所を作る）

短い文にすると失礼になるのではないか、と心配になる場合がありますが、進行役の発言は指示ではなく整理なので、短くても角は立ちません。

丁寧度そのものを整理したいときは、ビジネス英語のメールをどこまで丁寧に書けば正解なのかを辞書3冊で数えた記事のほうで、丁寧度のラベルを並べています。

英語の会議の進行でよくある質問

英語の会議で進行役を任されたら、原稿は用意していいですか

用意して問題ありません。

進行役が読む部分は、開始・議題・時間・締めの4か所だけで、内容そのものではないからです。

その4か所を紙に書いておくと、議論の中身に集中できます。

英語の会議の進行で、参加者の英語が聞き取れないときはどうしますか

聞き取れないまま進めるより、その場で確認したほうが結果的に短く済みます。

• Sorry, could you say that again?
• Just to check I've got this right — you're saying we should delay?

進行役が確認すると、聞き取れていなかった他の参加者も助かります。

英語の会議の進行で、chair と facilitator はどちらを名乗ればいいですか

社内の定例や決議がある会議なら chair、意見を出し合うワークショップ型なら facilitator が近いです。

ただし辞書上はどちらも進行の役を指しますので、名乗り方で意味が通じなくなることはありません。

英語の会議の進行で、沈黙が続いたらどうしますか

全体に投げかけるのをやめて、名前を呼ぶ形に切り替えてみてください。

沈黙の原因は意見が無いことではなく、話す順番が決まっていないことが多いためです。

英語の会議の進行と、雑談は別に準備が必要ですか

別に準備しておくと楽になります。

会議の前後の雑談は進行役の役割の外ですが、そこで詰まると会議そのものが始めにくくなるためです。

雑談の入り方は英語のスモールトークが苦手な人が、天気の話の次に困らなくなる質問の型の記事にまとめています。

英語の会議の進行で、今日から変える1つのこと

最後に1つだけ選ぶなら、開始の一言に終了時刻を入れることです。

これだけで、④の脱線を戻す言い方も、⑤の時間を止める言い方も、全部が自然になります。

進行役に必要なのは、難しい単語ではなく、順番を配る一言でした。

会議で使う言い回しをまとめて手元に置きたい場合は、ビジネス英語フレーズ300選（メール・会議・電話・商談まで場面別）に場面別で並べてあります。

難しい単語を捨てても会議が回る理由については、ビジネス英語は中学英語で足りるのか、という記事のほうで書いています。