英語の業務引き継ぎメールは、hand overとtake overを英英辞書3冊で確かめるとどう違うのか。
「引き継ぎ、英語でお願いします」と言われた瞬間に、手が止まりました。
わっしーです。
ビジネス英会話のコーチとして、担当を替わるときの英文だけで詰まってしまう人を何度も見てきました。
- 何を書けばいいのか分からない
- hand over と take over のどちらを使うのか分からない
- 誰に、どの順番で知らせればいいのか分からない
詰まる理由は語彙の不足ではありません。
日本語の「引き継ぎ」という1語が、英語では別々の語に割れてしまうからです。
結論から書きます。
英語の業務引き継ぎは、渡す側の hand over と、受ける側の take over と、その受け渡しそのものを指す handover を分けたところから始まります。
- hand over＝自分が持っている責任を相手に渡す（主語＝渡す人）
- take over＝相手が持っていた責任を自分が引き受ける（主語＝受ける人）
- handover＝渡す行為そのもの、またはその期間を指す名詞
- transition＝ある形から別の形へ変わっていく過程を指す名詞
この4語の切れ目は、私の感覚で決めたものではありません。
ケンブリッジ英英辞書・オックスフォード現代英英辞典・ロングマン現代英英辞典の3冊に載っている語義そのものが、この切れ目を作っています。
この記事では、まず3冊で4語の語義を確かめます。
辞書の語義だけを根拠にします。
そのうえで、社内で担当を替わるときに要る3点だけを型にして並べます。
- ① 後任を紹介するメール
- ② 作業一覧（handover note）
- ③ 関係者への通知
※ 扱うのは社内の担当替えだけです。
英語の業務引き継ぎで、最初に決めるのは「渡す向き」だ
英文を書き始める前に、決めておくことが1つあります。
英語の業務引き継ぎが1語では言えない理由
日本語の「引き継ぎ」は、渡す側から見ても受ける側から見ても同じ1語です。
英語はここで語を替えます。
誰が主語になるかで、使う句動詞が変わる。
だから「引き継ぎ＝◯◯」と1対1で覚えると、主語を置いた瞬間に文が壊れます。
先に決めるのは、その文の主語が渡す人なのか受ける人なのか、という向きだけです。
英語の業務引き継ぎで、日本語の「引き継ぎ」が指している3つのもの
同じ「引き継ぎ」でも、社内では3つの違うものを指しています。
表にすると、日本語の1語が4つに割れているのが見えます。
だから「引き継ぎの英語を教えてください」という問いには、そのままでは答えが出ません。
どの行を指しているのか、を先に決める。
英語の業務引き継ぎで、この記事が扱う範囲
ここで扱うのは、社内で担当者が替わる場面だけです。
- 担当替えで、自分の案件を同僚に渡すとき
- 異動で、別の部署の人が自分の案件を引き受けるとき
- 長期の休みに入るあいだ、誰かに案件を預けるとき
会社そのものの経営権が動く話は、まったく別の語彙になります。
その違いは、あとで takeover という名詞のところで確かめます。
英語の業務引き継ぎで使う hand over を英英辞書3冊で確かめる
まず、渡す側の語から見ます。
英語の業務引き継ぎと hand over ＝ケンブリッジ英英辞書の語義
ケンブリッジ英英辞書の hand over の項には、「何かを誰か別の人に渡すこと」という語義が載っています。
同じ項には、「誰かや何かの管理権、あるいはそれを扱う責任を、別の人に渡すこと」という語義も並んでいます。
渡るのは物ではなく、管理権と責任である。
この2つ目の語義が、業務の引き継ぎで使っている hand over です。
書類を手渡すことではなく、その案件を今後どうするかを決める権利ごと渡す、という意味になります。
英語の業務引き継ぎと hand over ＝オックスフォードとロングマンの語義
オックスフォード現代英英辞典の hand over の項には、「自分の権限のある立場、または何かに対する責任を、他の誰かに与えること」と書かれています。
ロングマン現代英英辞典の hand over の項には、「以前は自分が担当していた何かについて、誰かに権限や責任を与えること」という語義があります。
- ケンブリッジ＝管理権と責任を渡す
- オックスフォード＝立場と責任を与える
- ロングマン＝以前は自分が担当していたものを渡す
3冊とも、渡すものを「責任」と書いています。
そして3冊とも、主語は渡す側の人です。
英語の業務引き継ぎで hand over が取る目的語
3冊の例文に共通しているのは、目的語が抽象名詞だという点です。
責任を渡すのか、物を手渡すのかで、同じ hand over でも読まれ方が変わります。
引き継ぎのメールで書くのは、ほぼ前者です。
I will hand over the account to Aya. のように、目的語を案件にしておく。
英語の業務引き継ぎで使う take over を英英辞書3冊で確かめる
次に、受ける側の語を見ます。
英語の業務引き継ぎと take over ＝ケンブリッジ英英辞書の語義
ケンブリッジ英英辞書の take over の項の第1義は、「以前は別の人がやっていた、または責任を持っていた仕事を、自分がやり始めること」です。
この語義には「別の人が以前やっていた」という部分が入っています。
つまり take over は、前任者の存在を前提にした語である。
新しく作られたポジションに就くときには、この語は合いません。
前にやっていた人がいて、その続きを引き受けるときの語です。
英語の業務引き継ぎと take over ＝オックスフォードとロングマンの語義
オックスフォード現代英英辞典の take over の項には、「特に誰か別の人に代わって、何かの管理や責任を持ち始めること」と書かれています。
ロングマン現代英英辞典の take over の項は、「何かの管理権を取ること」という短い語義です。
- 3冊とも主語は受ける側の人
- 3冊とも「代わって」「以前は別の人が」という前任者の影が入る
- 3冊とも渡されるのは管理権と責任
だから後任を紹介するメールでは、後任の名前を主語にして take over を置きます。
自分を主語にしたいときは hand over に替えます。
英語の業務引き継ぎで take over と takeover を混ぜない
ここが、社内の引き継ぎでいちばん誤解を生む場所です。
ケンブリッジ英英辞書の takeover の項は、「ある会社が、別の会社の株式を十分に買うことでその会社の管理権を得る状況」という語義から始まります。
1語にした takeover は、会社ごと買う話になる。
社内の担当替えを takeover と書くと、読んだ人は資本の話だと受け取ります。
動詞として2語で take over と書き、名詞が要るときは handover を使えば、この取り違えは起きません。
英語の業務引き継ぎを名詞で言う handover と transition の使い分け
名詞側も、辞書で切れ目を確かめておきます。
英語の業務引き継ぎと handover ＝行為と期間の両方を指す
ケンブリッジ英英辞書の handover の項には、「何かの管理権や責任を、別の人に与えること」という語義が載っています。
オックスフォード現代英英辞典の handover の項には、「権限または責任がある人や集団から別の人や集団へ移ること、およびそれが行われる期間」と書かれています。
期間まで含む、という部分が実務では効く。
つまり handover の1語で、「引き継ぎ」も「引き継ぎ期間」も言えます。
ロングマン現代英英辞典の handover の項も、「ある場所や事業の管理権を誰か別の人に与える行為」という語義を置いています。
英語の業務引き継ぎと transition ＝状態が変わる過程を指す
ケンブリッジ英英辞書の transition の項は、「ある形や型から別のものへの変化、またはその変化が起きる過程」という語義です。
ロングマン現代英英辞典の transition の項も、「何かがある形や状態から別のものへ変わるとき」と書いています。
handover は点と期間で、transition は過程です。
1週間で終わる担当替えなら handover、数か月かけて移すなら transition が近くなります。
英語の業務引き継ぎで successor を使ってよい場面
後任という日本語には successor を当てたくなります。
ケンブリッジ英英辞書の successor の項には、「別の人や物のあとに来る人や物」という語義があります。
オックスフォード現代英英辞典の successor の項は、「誰かや何かのあとに来て、その place を取る人や物」と書いています。
あとに来て、その席に座る人。
役職の代替わりなら、この語がそのまま当たります。
案件を1つ預けるだけの担当替えなら、successor よりも the person taking over と書いたほうが実態に合います。
英語の業務引き継ぎで4語を取り違えると、相手に何が伝わるか
語義が分かったので、間違いの見え方を確かめます。
英語の業務引き継ぎで主語を間違えた例
自分が渡す側なのに take over を使うと、意味が反対になります。
- 渡す側が書く文＝I will hand over this project to Ken.
- 受ける側が書く文＝I will take over this project from Aya.
- 反対になる文＝I will take over this project to Ken.
3つ目は、自分が Ken から奪う形に読めてしまいます。
to と from も、向きの標識として一緒に覚える。
hand over は to が続き、take over は from が続く、と型で持っておくと事故が減ります。
英語の業務引き継ぎで takeover を使ってしまった例
名詞を1語にしただけで、話の規模が変わります。
- 社内の担当替え＝the handover of the account
- 会社の買収＝the takeover of the company
前者を後者の形で書くと、取引先は資本の動きを想像します。
ケンブリッジ英英辞書の cover の項にあるように、短期間だけ人の仕事を代わる場合は cover という語も使えます。
休みのあいだだけ預けるのなら、handover よりも cover のほうが実態に近い場面もあります。
英語の業務引き継ぎの4語早見表
ここまでを1枚にします。
この5行だけ覚えておけば、引き継ぎの英文で語の選び方に迷う場面はほぼ消えます。
あとは、どの紙に何を書くかという話になります。
ここから3点＝紹介メール・作業一覧・通知に入ります。
英語の業務引き継ぎ①後任を紹介するメールに何を書くのか
1点目は、後任を関係者に紹介するメールです。
英語の業務引き継ぎの紹介メールは、件名で人と期間を出す
件名で必要なのは、誰が誰に替わるのかと、いつからなのかの2つです。
- Handover: [案件名] – [自分の名前] to [後任の名前], from [開始日]
- Handover of [案件名]: new contact from [開始日]
本文を開かなくても、この2つが分かる形にします。
件名に handover を入れておくと、あとから検索で拾える。
同じ案件のやりとりが数か月後に続いたとき、探す側がとても楽になります。
英語の業務引き継ぎの紹介メールの本文4行
本文は4行で足ります。
- 1行目＝自分がこの案件を離れること（I will be handing over …）
- 2行目＝誰が引き受けるか（[後任] will be taking over …）
- 3行目＝いつから（from [開始日]）
- 4行目＝これからの連絡先（Please contact [後任] for anything related to …）
長く書くほど、読む人が要点を落とします。
マイクロソフトの文章ガイドの「簡潔な語と文を使う」の項は、1語で足りるところに2語や3語を使わないこと、弱い動詞や曖昧な動詞を避けることを挙げています。
紹介メールは、この指針がそのまま当てはまる文書です。
英語の業務引き継ぎの紹介メールで、宛先とCCの置き方
宛先には、その案件で実際にやりとりしている相手を置きます。
- To＝案件の相手（社内なら担当部署の窓口）
- CC＝後任本人
- CC＝自分の上長
後任をCCに入れておくと、返信がそのまま後任に届きます。
紹介した相手が、次の1通目で誰に返せばいいか迷わない形にする。
宛先とCCの置き方だけで、引き継ぎ後の最初の1往復が短くなります。
丁寧度の調整については、ビジネス英語のメールは、どこまで丁寧に書けば正解なのか？にまとめてあります。
英語の業務引き継ぎの紹介メールで、名前と肩書きをどう書くのか
紹介メールでいちばん間違いやすいのが、肩書きの書き方です。
英語の業務引き継ぎで、肩書きの大文字小文字は英政府の文章ガイドに従う
英国政府のGOV.UK文章ガイドのA–Zには、job titles の項があります。
そこには、特定の役職名は title case にし、一般的な役職名は小文字にする、と書かれています。
具体的な役職名なら大文字始まり、一般名詞としての役職なら小文字。
つまり Head of Sales のように役職そのものを指すときは大文字で始めます。
一方で、彼女は director です、のように一般名詞として使うときは小文字です。
英語の業務引き継ぎで、社内の略語をそのまま書かない
同じA–Zの abbreviations の項には、略語をページで最初に使うときは正式名称で説明する、と書かれています。
- 1回目＝Customer Success Team (CS)
- 2回目以降＝CS
社内では通じる略語でも、後任が別部署から来ているなら通じません。
略語は、引き継ぎ相手の前で1回だけ広げてから畳む。
この1行を足すだけで、後任からの質問が1本減ります。
英語の業務引き継ぎで、メールアドレスの書き方
同じA–Zの email addresses の項には、メールアドレスは省略せず小文字で、そのままリンクとして書く、と書かれています。
- 良い形＝aya.tanaka@example.com
- 避ける形＝Aya.Tanaka@Example.com のように大文字を混ぜる形
さらに同じ項には、リンクのテキストに他の語を入れない、とも書かれています。
引き継ぎメールでは、後任のアドレスをそのまま1行で置くのがいちばん誤読されません。
英語の業務引き継ぎ②作業一覧（handover note）に何を並べるのか
2点目は、作業一覧です。
英語の業務引き継ぎの作業一覧は、覚書（memo）の形に寄せる
パデュー大学OWLのメモの解説は、メモを組織の内部にいる人へ向けた、日常のやりとりのための短い文書だと説明しています。
同じページは、メモが決定事項・議題・方針・内部の報告などを伝えるために使われるとも書いています。
作業一覧は、社外に出さない内部文書である。
だから挨拶も前置きも要りません。
パデュー大学OWLのビジネスレターの解説にあるような正式な書式は、この文書では不要です。
英語の業務引き継ぎの作業一覧に入れる5つの列
列は5つで足ります。
この5列が埋まっていれば、後任は初日から動けます。
逆に、この5列のどれかが空いている行は、必ず質問になって戻ってきます。
空欄を残さない。分からない行は、分からないと書く。
英語の業務引き継ぎの作業一覧の見本
実際の形はこうなります。
英語は短く、日本語の注記は付けません。
後任が英語話者なら、注記が読めないからです。
英語の業務引き継ぎの作業一覧で、1行をどの語順で書くのか
1行の書き方には型があります。
英語の業務引き継ぎの1行は、動詞から始める
作業の行は、動詞の原形から始めます。
- 良い形＝Send the weekly report to Ken.
- 弱い形＝The weekly report needs to be sent to Ken.
後者は、誰が送るのかが文から消えています。
動詞から始めると、主語が「あなた」に固定される。
作業一覧は後任のための文書なので、主語は常に後任です。
英語の業務引き継ぎの1行から、弱い動詞を外す
先ほどのマイクロソフトの文章ガイドは、be・have・make・do のような弱い動詞や曖昧な動詞をできるだけ避けるよう書いています。
同じページは、utilize ではなく use を、inform ではなく tell を使うという対応も挙げています。
作業一覧は読み物ではなく、動くための紙です。
短い動詞のほうが、読んだ瞬間に手が動きます。
英語の業務引き継ぎの1行に、頻度と期限を必ず付ける
頻度のない作業は、後任には存在しないのと同じです。
- Daily／Weekly／Monthly／Quarterly／As needed
期限は、次の1回だけを書きます。
毎週金曜、ではなく、次の金曜まで書く。
次の1回が具体的だと、後任はその日を自分のカレンダーに入れられます。
同じA–Zの Lists の項には、箇条書きは読みやすくするために使う、と書かれています。
作業一覧を段落で書かないのは、そのためです。
英語の業務引き継ぎの作業一覧に、載せないものを先に決める
載せるものより、載せないものを決めるほうが大事です。
英語の業務引き継ぎで、人の評価を書かない
作業一覧に人の評価を書くと、あとで必ず問題になります。
- 書かない＝この人は返事が遅い
- 書く＝返信までおおむね3営業日かかる
同じことを言っていても、前者は評価で、後者は事実です。
事実だけを書く。人柄は書かない。
引き継ぎ文書は共有ファイルに残るので、書いた本人が想定していない人まで読みます。
英語の業務引き継ぎで、口約束を書かない
口頭で決めた例外を作業一覧に書くと、それが正式な取り決めになってしまいます。
- 書かない＝この取引先だけ、口頭で値引きを了承している
- 書く＝価格の変更は正式な承認が必要（承認者＝◯◯）
記録に残っていない取り決めは、記録に残っていないまま渡すのが安全です。
そのうえで、確認が必要だと1行だけ書きます。
会議で決まったことの残し方は、英語の議事録は、決まったことだけを残す型に書いてあります。
英語の業務引き継ぎで、パスワードを書かない
これは英語の問題ではなく、運用の問題です。
- 書かない＝ID とパスワードそのもの
- 書く＝どのツールを使うか、誰に権限を申請するか
作業一覧には Where の列があるので、そこに申請先だけを書けば足ります。
鍵そのものではなく、鍵をもらう窓口を渡す。
英語の業務引き継ぎ③関係者への通知を、誰にどの順で出すのか
3点目は、関係者への通知です。
英語の業務引き継ぎの通知は、社内が先で社外があと
順番を間違えると、社内の人が社外から知ることになります。
- 1番目＝自分の上長と後任（決まった時点）
- 2番目＝同じ案件に入っている社内のメンバー
- 3番目＝社外の窓口（開始日の1週間前が目安）
この順番は、英語の問題ではなく段取りの問題です。
内側から外側へ、同心円で広げる。
社内で誰も知らない状態のまま社外へ出すと、問い合わせが自分に戻ってきます。
英語の業務引き継ぎの通知メールの3行
通知は紹介メールよりさらに短くします。
- 1行目＝いつから担当が替わるか
- 2行目＝新しい担当者の名前と連絡先
- 3行目＝それまでの窓口はこれまで通り自分であること
理由や事情は書きません。
マイクロソフトの文章ガイドの簡潔さの項にあるとおり、意味を足さない語は落とすほうが伝わります。
通知メールで相手が知りたいのは、次に誰へ送ればいいのかだけです。
英語の業務引き継ぎの通知で、後任をCCに入れる位置
通知の段階では、後任を To に入れずCCに置きます。
- To＝これまでのやりとり相手
- CC＝後任
To に後任を入れると、相手が後任へ返信してよいのか判断できません。
開始日を境に、To と CC を入れ替える。
開始日以降の1通目から、後任を To に、自分をCCに移します。
返信が遅れてしまったときの立て直し方は、英語メールを3日放置してしまったに書きました。
英語の業務引き継ぎの通知で、日付と期間をどう書くのか
日付の書き方でつまずく人がとても多い場所です。
英語の業務引き継ぎで、開始日と最終日を両方書く
片方だけ書くと、必ず問い合わせが来ます。
- 自分の最終日＝My last day on this account is 19 September.
- 後任の開始日＝Ken will take over from 22 September.
この2文が並んでいれば、間に空白がないことも同時に伝わります。
空白の日があるかどうかを、相手は気にしている。
日付が飛んでいるときは、そのあいだの窓口を1行足します。
英語の業務引き継ぎで、from と until の使い分け
from は始まり、until は終わりです。
until はその日を含むかどうかで揺れるので、含む場合は日付そのものを添えます。
含まないことを明確にしたいときは、before を使います。
英語の業務引き継ぎで、返信先を1つに決める
通知メールの最後は、返信先を1つに絞って終わります。
- Please send anything about this account to Ken from 22 September.
複数の連絡先を並べると、相手はどちらに送るか考えます。
選ばせない。1つだけ書く。
考えさせた分だけ、返事は遅くなります。
英語の業務引き継ぎの3点を、1枚の表にまとめる
ここまでの3点を並べます。
英語の業務引き継ぎの3点早見表
3点それぞれで、中心に置く語が違います。
紹介メールは動詞で、作業一覧は名詞で、通知は前置詞で決まります。
英語の業務引き継ぎを7日前から始める順番
日数で並べると、やることは4つだけです。
- 7日前＝作業一覧の5列を埋める
- 5日前＝紹介メールを送る（To＝相手／CC＝後任）
- 3日前＝社外の窓口へ通知を送る
- 前日＝後任と作業一覧を1行ずつ読み合わせる
読み合わせの日を最後に置くのは、そこで質問が出るからです。
質問が出る日を、最終日の前に置いておく。
最終日に初めて質問が来ると、答える時間がありません。
英語の業務引き継ぎで、最後に自分の名前をどう置くか
最後のメールでは、自分の連絡先を残すかどうかを決めます。
- 社内で異動するだけなら、社内の連絡先を1行だけ残す
- 案件から完全に離れるなら、連絡先は書かず後任だけを残す
中途半端に残すと、後任を飛ばして自分に連絡が来続けます。
会議の進め方も同じで、誰に何を渡すかを先に決めておくと迷いません。
その考え方は英語の会議で進行役になったとき、最初に配るのは意見ではなく順番だという話にまとめてあります。
英語の業務引き継ぎでよくある質問
最後に、よく聞かれるものを5つ置きます。
英語の業務引き継ぎで hand over と handover のどちらを書くのか
動詞として使うなら2語の hand over、名詞として使うなら1語の handover です。
- I will hand over the account.（動詞）
- The handover starts on Monday.（名詞）
辞書でも見出し語が分かれているので、迷ったら品詞で決めます。
文の中で述語になるなら2語、主語や目的語になるなら1語。
英語の業務引き継ぎで take over は失礼に聞こえないのか
辞書の語義に、奪うという意味合いは入っていません。
ケンブリッジ英英辞書もオックスフォード現代英英辞典も、別の人に代わって責任を持ち始めること、と書いているだけです。
失礼に聞こえるのは、会社の買収を指す名詞の takeover と混ざったときです。
動詞は2語、名詞は handover。
2語で書いていれば、その心配は要りません。
英語の業務引き継ぎのメールはどのくらいの長さがよいのか
紹介メールで4行、通知メールで3行が目安です。
- 相手が知りたいのは、次に誰へ送るかだけ
- 理由や事情は、聞かれてから書けば足りる
短いことが冷たさになるかどうかが不安なら、丁寧度の目盛りだけを上げます。
その調整の仕方は、【300選】ビジネス英語フレーズ｜メール・会議・電話・商談まで場面別【保存版】に場面別で並べてあります。
英語の業務引き継ぎで後任がまだ決まっていないときはどう書くのか
決まっていないことを、決まっていないまま書きます。
- We will confirm the new contact by 15 September.
- Until then, please continue to contact me.
いつ決まるかという日付を1つ置けば、相手は待てます。
空白を隠さない。空白が埋まる日を書く。
英語の業務引き継ぎの英文は、丁寧にしすぎなくてよいのか
作業一覧は内部文書なので、丁寧さより短さを取ります。
紹介メールと通知メールは社外の目に触れるので、そこだけ丁寧度を上げます。
- 作業一覧＝動詞から始まる短い命令形
- 紹介・通知メール＝Please と would を使った依頼形
同じ引き継ぎでも、紙によって文体を変えてよいということです。
英語の業務引き継ぎは、3枚の紙で終わる仕事だ
引き継ぎの英語が難しく感じるのは、語が足りないからではありません。
日本語の1語が英語で4語に割れていることと、書くべき紙が3枚あることが、同時に見えていないからです。
4語の切れ目と、3枚の紙。
hand over は渡す側、take over は受ける側、handover は行為と期間、transition は過程でした。
紙は、紹介メールと作業一覧と通知の3枚だけです。
この2つが分かっていれば、あとは辞書どおりに置いていくだけの作業になります。
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