英語の議事録は、全文を書き取るものではない。決まったことだけを残す型

会議のあいだ、ずっと英語を書き取ろうとして、内容が頭に入らない。

こんにちは、わっしーです。

ビジネス英会話のコーチとして、英語の会議についてのご相談をいただきますが、いちばん多いのが議事録です。

• 話についていくだけで精一杯で、メモが取れない
• 書いたものを読み返すと、何が決まったのか分からない
• 送る前に整えていたら、会議より時間がかかった

この3つは、英語力の問題に見えて、実は何を書くかを決めていないという1点から起きています。

結論を先に書きます。

英語の議事録は、会議の発言を書き取るものではありません。

会議中にやることは、4つの欄を埋めることだけ。

残すのは、決まったこと、やること、担当、期限の4つだけです。

この記事では、その4項目の型と、書くときの時制・書式・期限の書き方を、英英辞書と公的な文章ガイドの記述だけを根拠にして組み立てます。

英語の議事録に残すのは4項目だけで、発言そのものは残さない

まず、議事録という語が何を指しているのかを辞書で確認します。

ケンブリッジ英英辞書の minutes の項は、minutes を「会議で話されたことの書かれた記録」と説明しています。

オックスフォードの minute の項も、会議の記録として同じ意味を載せています。

ここで「話されたこと」を全部と読むと、書き取りの作業になります。

しかし実務で読み返されるのは、そのうちのごく一部です。

この4つが埋まっていれば、会議に出ていない人が読んでも動けます。

議事録が読まれるのは、思い出すためではなく、動くため。

逆に、この4つが埋まっていない議事録は、どれだけ長くても読み返されません。

パデュー大学ライティングラボのメモのページは、社内向けの文書について「決定事項、会議のアジェンダ、方針、社内報告、短い提案を伝えるために使われる」と説明しています。

社内文書の役割は、決まったことを伝えることだという整理は、議事録にもそのまま当てはまります。

英語の議事録で使う語を、辞書の語義でひとつずつ確かめる

型を使う前に、4項目に出てくる語を確認します。

ここが曖昧だと、action item の欄に感想が入ったり、decision の欄に検討中の案が入ったりします。

1つずつ、根拠を確認します。

ケンブリッジの agenda の項は、「会議で話し合われる事項のリスト」です。

つまり agenda は会議の前に作るもので、議事録とは別物です。

decision の項は、「いくつかの可能性を考えたうえでする選択」と説明しています。

まだ選んでいないものは decision ではないので、決定の欄には入れません。

action item の項は、「会議や報告などのあとに、特定の人や集団がやる仕事」です。

語義のなかに「特定の人」が入っているので、担当が空欄の action item は、そもそも action item になっていません。

担当を決める動詞は assign です。

ケンブリッジの assign の項は、「特定の仕事を誰かに与えること」と説明しています。

オックスフォードの assign の項も同じく、仕事や役割を割り当てる意味を載せています。

期限を表す語は2つあります。

ケンブリッジの deadline の項は、「それまでに何かがなされなければならない日時」です。

オックスフォードの deadline の項も、期限として同じ意味を載せています。

一方 due の項は、「特定の時点に起きる、届くと見込まれている」という語義が先に来ます。

オックスフォードの due の項も同様です。

deadline は「守る線」、due は「来る予定」。

だから due date は日付の欄、deadline は締切そのものを話題にする文で使うと収まりがよくなります。

最後に出席者です。

ケンブリッジの attendee の項は、「会議や会などにいる人」です。

参加者の欄は participants でも attendees でも通じます。

英語の議事録の時制は、決まったことは過去形、これからやることは未来で書く

4項目が決まったら、次は時制です。

議事録が読みにくくなる原因の多くは、過去と未来が1行のなかで混ざっていることです。

決まったことは、会議のなかで起きた出来事なので過去形です。

やることは、会議のあとに起きることなので未来です。

過去形の行は「もう動かないこと」、未来の行は「これから動くこと」。

この2つを行ごとに分けておくと、読んだ人がどこを見ればいいかが一目で分かります。

なお、決まらなかったことも1行残してください。

決まらなかったという事実は、次の会議のアジェンダになります。

英語の議事録で受動態を使ってよいのは、誰がやったかが問題にならない行だけ

議事録は受動態で書くもの、と教わった方も多いと思います。

ただ、これは行によって答えが変わります。

パデュー大学ライティングラボの能動態と受動態のページは、能動態のほうが読み手にとって意味が明確になり、文が複雑になったり冗長になったりしにくいと説明しています。

同じページは、能動態の文のほうが少ない語数で同じ内容を伝えられるとも書いています。

受動態を選ぶ場面のページは、受動態が理にかなうのは「動作を行う主体が明らかであるか、重要でないか、不明であるとき」だと説明しています。

英国政府の文章スタイルガイドも、Active voice の項で「受動態ではなく能動態を使うこと。そのほうが簡潔で明確な内容になる」としています。

議事録に当てはめると、線はきれいに引けます。

• 担当が誰かが本題の行は能動態にする（Sara will send the draft.）
• 誰がやったかが問題にならない行は受動態でよい（The agenda was circulated in advance.）
• 決定の主体が組織全体の行も受動態でよい（The proposal was approved.）

action items の行だけは、受動態にしないでください。

担当が消えるからです。

The draft will be sent by Friday. と書くと、誰が送るのかが行から抜け落ちます。

英語の議事録の箇条書きは、英国政府の書式に合わせると迷わない

議事録は、ほとんどが箇条書きです。

箇条書きの書式は、社内で人によってばらつきやすい部分でもあります。

英国政府の文章スタイルガイドは、箇条書きについて次のように定めています。

• 導入の1行（lead-in line）を必ず置く
• 項目は2つ以上にする
• 項目は導入の1行から読み下して意味が通るようにする
• 項目の先頭は小文字にする
• 1つの項目に2文以上入れない
• 項目のあとに or や and を置かない
• 項目の末尾にセミコロンを置かない
• 最後の項目のあとにピリオドを置かない

社内の議事録でここまで厳密にする必要はありませんが、先頭の大文字・小文字と末尾のピリオドを揃えるだけで、読んだときの印象がかなり変わります。

同じガイドは、銀行口座の情報について「表を使わず、導入の1行と箇条書きにする」とも書いています。

表よりも、導入の1行と箇条書きのほうが読み違えにくい。

議事録も同じで、決定事項を凝った表に組むより、見出しと箇条書きで並べるほうが速く読まれます。

英語の議事録の期限は、by と on or before を使い分ける

期限の行は、いちばん誤解が起きやすい場所です。

英国政府の文章スタイルガイドは、期限について「on or before を使う」とし、Submit the form on or before 6 September 2025 という例を挙げています。

その日を含むのかどうかを、言葉のほうで消しておく書き方です。

同じガイドは時刻の書き方についても、いくつか定めています。

• 時間の範囲はハイフンではなく to を使う（10am to 11am であって 10-11am ではない）
• midnight はその日の最初の1分なので、締切には 11:59pm を検討する

締切を midnight と書くと、その日の始まりなのか終わりなのかで読み違えが起きます。

11:59pm と書けば、読み方は1つしかありません。

議事録の期限の行は、この2つを踏まえるとこう書けます。

• Sara will send the revised draft on or before 12 March.
• Comments are due by 11:59pm on 14 March.
• The review call is set for 3 April, 10am to 11am.

英語の議事録を送るときのメールは、1文で足りる

最後に、書いた議事録を送るときの文です。

長い前置きは要りません。

• Please find the notes from today's call below. Let me know if I missed anything.
• Here are the decisions and action items from today. Corrections welcome by Friday.
• Notes from today's meeting are below. Owners are listed next to each item.

3つとも、やっていることは同じです。

中身がどこにあるかを言い、訂正の受付期限を言う。

訂正の期限を書いておくと、あとから「聞いていない」という話になりにくくなります。

そして本文の冒頭には、次の3行を置いてください。

• Date and time
• Attendees
• Decisions / Action items

この3行があるだけで、検索したときに見つかる議事録になります。

英語の議事録のテンプレートを、そのまま使える形で置いておく

ここまでの内容を1枚にまとめます。

会議の前にこの空欄だけ作っておけば、あとは埋めるだけになります。

• Meeting: Q2 pricing review
• Date and time: 12 March, 10am to 11am
• Attendees: Sara, Tom, Aya, Ken
• Absent: Mia

出席者の欄で使う語は、attendee の項が示すとおり「その会議にいた人」です。

欠席者は別の行に分けておくと、あとから見たときに誰に共有すべきかが分かります。

続いて本体です。

Action items の欄で使う「担当 + to + 動詞」の形は、議事録で広く使われる省略の書き方です。

Sara to send the revised draft on or before 12 March.

will を使わずに to で書けるので、行が短くなります。

担当が先頭に来るので、自分の名前を探すだけで自分の仕事が分かるというのが、この形のいちばんの利点です。

英語の議事録でよくある質問

英語の議事録は発言をそのまま書き取るべきですか

いいえ、その必要はありません。

minutes の語義は「会議で話されたことの記録」ですが、実務で読み返されるのは決定と次の行動です。

発言の逐語が要る場面は、法的な記録が必要な会議など限られています。

通常の社内会議であれば、決まったこと・やること・担当・期限の4項目で足ります。

英語の議事録で、action item に担当を書かないのは問題ですか

問題になります。

action item の語義には「特定の人や集団がやる仕事」という条件が入っています。

担当が空欄の行は、誰も動かないまま次の会議に持ち越されます。

会議中に決まらなかった場合は、Owner: TBD と書き、いつまでに決めるかをその場で決めてください。

英語の議事録は過去形と現在形のどちらで書きますか

決まったことは過去形、これからやることは未来で書くと分かれます。

決定は会議のなかで起きた出来事なので過去形です。

行動は会議のあとに起きるので will や to 不定詞になります。

• 過去形の行＝もう動かないこと
• 未来の行＝これから動くこと

1行のなかで混ぜないことだけ意識してください。

英語の議事録で受動態は避けるべきですか

行によります。

パデュー大学ライティングラボは、動作の主体が明らかであるか重要でないか不明なときに受動態が理にかなうと説明しています。

アジェンダの配布のように、誰がやったかが問題にならない行は受動態で構いません。

担当が本題である action items の行だけは、能動態にしてください。

英語の議事録の期限は by と until のどちらを使いますか

期限は by です。

until は「その時点まで続く」という意味なので、締切の表現には合いません。

さらに厳密にしたい場合は、英国政府のスタイルガイドが示すとおり on or before を使うと、その日を含むかどうかの曖昧さが消えます。

まとめ：英語の議事録は、書き取る作業ではなく、決まったことを残す作業

持ち帰っていただきたいものを並べます。

• 残すのは decisions / action items / owner / deadline の4項目だけ
• 決まったことは過去形、やることは未来で書く
• action items の行だけは受動態にしない（担当が消える）
• 箇条書きは導入の1行を置き、1項目1文にする
• 期限は by、厳密にするなら on or before、時刻は 11:59pm

会議中にやることは、この4つの欄を埋めることだけです。

全部を書き取ろうとするから、何も残らない。

次の会議の前に、4項目の空欄だけ作った1枚を用意しておいてください。

わっしーでした。