勤怠システムを入れたのに「口頭でも伝えてね」問題、どう考える？

こんにちは。瀬戸内の小さな町で、社会福祉士をしています。ふみともです。

勤怠システムで休暇を申請したのに、「上司には口頭でも伝えてね」と言われる。そんな二重申請はなぜ生まれるのか。口頭で伝えてほしい理由を3つに分けて、有給休暇の「言いにくさ」と、DXが進まない構図を考えます。

※この記事は、特定の職場のことではなく、日本の職場でよく見かける「DXあるある」を一般的な話として書いたものです。

「システムで申請したけど、口でも言ってね」

勤怠管理システムを導入する職場が、ずいぶん増えました。 出退勤はICカードやスマホで打刻し、休暇や残業もシステムで申請・承認する。紙の申請書にハンコをもらって回る時代は、少しずつ終わりつつあります。

ところがこんな話をよく耳にします。

システムで申請しているのに、口でももう一回。 いわゆる「二重申請」です。

正直なところ、これを聞くと「じゃあ何のためにシステムを入れたの？」と首をかしげたくなります。申請の内容はシステムにすべて書いてあります。

日付も、時間も、種類も。それ以上、口頭で何を伝えればいいのでしょうか…

「通知を見逃すから」は理由になるのか

口頭が求められる理由として、よく挙がるのが

「通知を見逃すことがあるから」です。

気持ちはわかります。メールや通知は、毎日たくさん届きますから。

でも、少し立ち止まって考えてみると、ちょっと不思議な話です。 承認する立場の人が、申請の通知を見逃す…
これは「申請する側が口でも伝える」ことで解決する問題なのでしょうか。

むしろ「通知の受け取り方を見直す」「承認待ちの一覧を毎朝見る習慣をつける」ほうが、根本的な解決に近い気がします。今だったら、絶対に見逃さない通知方法をAIと検討するのもあり。

口頭なら確実に伝わる、わけでもない

さらに言うと、口頭で伝えたからといって、確実に伝わるとは限りません。

上司の忙しい時間に「来週の金曜、休みをいただきます」と声をかけて、「はーい」と返事をもらう。 でも数日後、「え、休みだったっけ？」となる。

……これ、よくある話ではないでしょうか。

口頭は、記録が残りません。言った・言わないの確認もできません。 「伝えたはず」と「聞いてない」がぶつかったとき、頼れるのは結局、システムの記録です。

確実さを求めるなら、口頭よりデジタルのほうが強い。

ここは割とはっきりしていると思います。

「FAX送りました」の電話と同じ構図

この話、どこかで見覚えがあるなと思ったら、あれでした。

「先ほどFAXをお送りしましたので、ご確認ください」という電話。
「メールをお送りしましたので、ご確認ください」という電話。

日本の職場では、今もよく見かける光景です。

送ったものはちゃんと届いています。相手も、そのうち見ます。 それでも「送ったこと」を別の手段でもう一度伝える。 勤怠の「システムで申請して、口頭でも」は、まさにこれと同じ構図です。

この電話が本当に必要な場面も、もちろんあります。急ぎの案件、絶対に見落とせない書類など。 でも、それが「いつも」「全部」になると、せっかくのデジタルの手段が、電話や口頭の「おまけ」になってしまいます。

伝える手段が増えたはずなのに、なぜか手間も増えている。 日本のDXが「なかなか進まない」と言われる理由の一つは、このあたりにある気がします。

それでも「口で言ってほしい」理由を分けてみる

とはいえ、「口頭で伝えて」と言う側にも、何かしら理由はあるはずです。
ここは社会福祉士らしく、ちょっと分けて考えてみます。

① 承認するため

これはシステムで完結します。口頭は不要です。

② 業務を調整するため

「その日の訪問は誰が行く？」「会議の資料は誰が出す？」といった引き継ぎ。 これは確かに、話し合いが必要な場面があります。 ただ、これは「休暇の申請」とは別の話です。休むかどうかに関係なく、必要な人同士で調整すればいいことです。

③ 安心したいから

実は、これがいちばん大きいのかもしれません。 画面の上だけで物事が進むと、「自分が把握できていない」感じがする。顔を見て一言あると、なんとなく安心する。

この気持ち自体は、否定しなくていいと思います。

ただ、安心のための「一言」を、すべての申請の「義務」にしてしまうと、話が変わってきます。

「言いにくさ」が生まれる仕組み

もう一つ、見落とされがちな点があります。

年次有給休暇は、本来、理由を言わなくても取れる権利です。 ところが「口頭で上司に伝える」が必須になると、そこに「言いにくさ」が生まれます。

忙しそうな上司に、休みの話を切り出すタイミングをうかがう。 なんとなく理由も添えたほうがいい気がしてくる。 結果として、休みを取るハードルが少し上がる。

システムでの申請には、こうした「言いにくさ」を減らす役割もあったはずです。

口頭を義務にすると、その良さが薄れてしまいます。

DXは「ツールを入れること」ではない

ここまで書いてきて思うのは、結局こういうことです。

DXは、ツールを入れることではなく、仕事の進め方を見直すこと。

紙をデジタルに置き換えても、仕事の進め方が前と同じなら、手間は減りません。むしろ「紙（口頭）もデジタルも」になって、増えることさえあります。

もし「口頭でも」と言いたくなったら、まずは一度、分けて考えてみるといいかもしれません。

• 承認のためなら → システムで十分

• 業務調整のためなら → 申請とは別に、関係者で話す

• 安心のためなら → 義務ではなく、お互いの「一言」で

ルールにするのは、本当に必要な部分だけ。 そのほうが、申請する側も、承認する側も、きっと少し楽になります。

コラム：AIに「極論」を聞いてみた

せっかくなので、AIにも聞いてみました。 「人間の意識や能力は変えずに、いちばん効率化するにはどうすればいい？」

返ってきた答えが、なかなか面白いものでした。

AIから見ると、二重申請は「非効率」というより、受け取ったかどうかの確認がないから、人間が自分で補っているように見えるそうです。
機械どうしの通信では、データを送ると「届きました」という返事が返ってきます。返事がなければ送り直します。

今の勤怠システムは申請を送れても、上長の「聞いたよ」が返ってきません。（承認したという通知は申請者に届くことがほとんどだと思うけど上司にその認識が無ければその機能を果たしていない）

だから人は、口頭や確認の電話でその返事を取りにいっている、と。

そこから出てきた案を、いくつか紹介します。

• 「確認しました」ボタンをつける：承認とは別に、ワンタップで「見たよ」を返せるようにする。口頭で求めていた安心感を、記録が残る形で返す

• 口頭そのものを申請にする：上長に「金曜休みます」と話しかけると、AIが聞き取って申請を自動で作る。「はーい」と答えたら承認になる。人は今までどおり口で伝えるだけで、記録は裏で勝手に残る

人間をデジタルに合わせるのではなく、デジタルが人間に合わせて形を変える。 DXの考え方として、こういう方向もあるのかもしれません。

とはいえ、職場の会話をすべてAIが聞いて判断する、というのには抵抗があります。

おわりに

デジタル化に戸惑うのは、決して悪いことではありません。慣れたやり方を変えるのは、誰にとっても不安なものです。

だからこそ、「なぜ口頭が必要なのか」を、職場のみんなで一度言葉にしてみる。 それだけでも、ツールの使い方はずいぶん変わるのではないかと思います。

みなさんの職場では、どうでしょうか。「うちはこうしている」「口頭のほうがいい場面もある」など、コメントで教えてもらえるとうれしいです。

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最後まで読んでくださって、ありがとうございました。
福祉とテクノロジーが、もう少し近くなるきっかけになりますように。
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