災害ボランティアセンターのkintone活用｜第2回-システムがあっても使いこなせない問題-

こんにちは。瀬戸内の小さな町で、社会福祉士をしています。ふみともです。

多くの災害ボランティアセンター（災害VC）では、サイボウズのkintoneで依頼やボランティアの情報を管理しています。でも、発災してから初めて触るので、紙の受付シートが溜まって回らなくなる。被災地で実際に見た光景をもとに、その原因と「平時に慣れておく」ための工夫を書きます。

前回は、災害VCをなぜ社協が運営しているのかを書きました▼

今回は、その運営を支えるシステムの話です。

災害VCとkintone

災害VCでは、ニーズ(依頼)の受付、ボランティアの受付、マッチング、資機材の貸出、活動報告と、大量の情報が行き来します。これを管理する仕組みとして、いま主に使われているのがサイボウズ社のkintoneです。サイボウズ社が災害VC向けのアプリを用意していて、それを導入して使えます。

アプリは被災地ごと、センターごとにカスタマイズされていて、まったく同じものは無いのですが、受付からマッチング、活動報告、活動証明書などと、災害VCの流れに沿って作られていることに違いはありません。（私も一部のセンターのシステムを見ただけなのですが）
私の職場でも、これらのアプリをもとに自組織の環境を整えました。

システムが準備されても使いこなせない問題

私が心配しているのは、ふだんkintoneを使っていない社協が、発災してはじめてこのアプリに触れる場面です。

災害VCの初日、依頼の電話が鳴り始めます。
受付担当は紙の受付シートに聞き取った内容を書き、「あとでkintoneに入力しよう」と横に積む。
しかし、入力に慣れていないので1件に時間がかかり、その間にまた電話が鳴る…気づけば紙の山ができ、kintoneへの未入力の帳票の山ができている…

こうなると、次の班はkintoneを見ても判断ができません。マッチング班は、現地調査の結果が入っていないので人数を決められない。資機材班は、どんな道具が要るのか分からない。結局、紙の山をめくりにいくことになります。（フィクションではなく残念ながら、被災地の社協で実際に目にした光景です…）

これはアプリの出来の問題ではありません。
入力する側が、アプリの「流れ」を知らないことやkintoneのUIや入力方式などに慣れていないことが原因だと考えています。

• この欄は、あとで誰が見るのか

• この値は、どのアプリから自動で入ってくるのか

• 紙に書いたことのうち、何をkintoneに移すのか

これが分からないと、入力はただの「作業」になり、後回しにされます。

ノーコードなのに誰も触らない（触れない）

もうひとつ、危惧していることがあります。

kintoneは、プログラミングなしで項目を足したり、一覧の見せ方を変えたりできる「ノーコード」のツールです。現場で「この欄がほしい」と思ったら、その場で足せる。それが強みのはずです。

ところが、用意されたアプリを「触ってはいけないもの」として扱い、社協側では一切手を入れない、という状況になりがちではないかと思っています。
設定が分かる人は外部の支援者だけで、災害VCを閉じるころには、何がどう設定されていたのか地元の誰も分からない。

前回書いたとおり、災害VCを閉じたあとも地域に残るのは地元の社協です。その道具を、地元の職員が「自分たちのもの」として扱えないのは、もったいないと思います。

平時に慣れておくしかない

発災してから操作を覚える余裕はありません。平時に、少しでも慣れておくしかない。

ただ、私の職場でも、職員のkintoneへの慣れには大きな差があります。操作マニュアルも作りました。でも、そもそも災害VCが何をする場所なのかが分かっていないと、マニュアルは読めません。

そこで、そのための対策として作ったのが、ゲーム感覚で災害VCの1日を体験できるシミュレーターです。
次回はその中身を紹介します。

最後まで読んでくださって、ありがとうございました。
福祉とテクノロジーが、もう少し近くなるきっかけになりますように。
瀬戸内の小さな町から、またお便りします。フォローしてもらえると、とてもうれしいです。

▼連載「災害ボランティアセンターのkintone活用」

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