災害ボランティアセンターのkintone活用｜第3回-20分で災害VCの1日を体験できるシミュレーター-

こんにちは。瀬戸内の小さな町で、社会福祉士をしています。ふみともです。

災害VCのkintoneは、発災してから初めて触っても使いこなせません。そこで、ニーズ受付から活動証明書の発行まで、災害VCの1日を10の場面で体験できるシミュレーターを作りました。

kintoneの入力が「次の班への手紙」になることを、20分で実感してもらうための工夫を紹介します。

前回、前々回は、ふだんkintoneを使っていない社協では、災害VCのアプリをうまく使えないのではないか、という心配を書きました▼

ひとりで20分、災害VCの1日

ブラウザで動く教材です。
職員がひとりで、20分ほどで災害VCの1日を体験できます。ニーズ受付から現地調査、当日受付、マッチング、送り出し、帰着、活動報告、活動証明書の発行まで、10の場面を順に進みます。

画面の中には、kintoneによく似た画面を再現しました。
職場の実際のアプリの項目(進捗状況、被災状況、危機介入の必要性など)をそのまま使っているので、本番で「これ見たことある」となるはずです。本番のkintoneには一切つながっておらず、登場人物もすべて架空です。

いちばん伝えたいのは、これです。

操作を覚えるより先に、この感覚を持ってもらう。そのための工夫を4つ紹介します。

① 紙・kintone・口頭を色で分ける

最初に職員に試してもらったとき、「どこが紙で、どこがパソコンなのか分からない」と言われました。災害VCの仕事は、紙の受付シート、kintone、口頭のやりとりが入りまじるからです。

そこで、kintoneは青、紙はオレンジ、口頭は紫と、枠の色で分けました。口頭の枠には「このままでは記録に残りません」と書いてあります。

② その値が「どこから来たか」を見せる

入力される項目ごとに、出どころのラベルを付けました。

• 📄 受付シート(紙から書き写した)

• 💻 名簿アプリ(別のアプリから自動で入った)

• 🔍 現地で確認

• 🗣 口頭の報告

朝にQRコードで受け付けたボランティアの情報が、夕方の活動証明書までつながっている。アプリ同士のつながりが、入力の様子を見るだけで分かります。前回書いた「流れを知らない」への、私なりの答えです。

③ 1件目は見る、2件目は自分でやる

ニーズ受付と現地調査は、それぞれ2件あります。
1件目は入力が1項目ずつ止まり、吹き出しで「なぜそう入力したのか」が出ます。
2件目は「今度は自分でやってみましょう」と、同じことを自分で操作します。

キーボードでの文字入力はありません。選ぶ・押すだけで最後まで進めます。まず完走してもらうことを優先しました。

④ 点数をつけない

○×も点数も出しません。点取りゲームになると、正解を探すことが目的になってしまうからです。

ふりかえりは「ここは覚えて帰ってください」「職場で話し合ってみてください」「できていたこと」の3つに分けました。ボランティアの人数がそろわない現場をどうするか、のように正解がひとつでない場面は、「話し合ってみてください」に入れています。

これは操作研修ではない

研修は3段階で考えています。このゲームで流れをつかむ。班別ドリルで本番のkintoneを操作する。全体訓練で班どうしの連携を体験する。このゲームはその1段階目です。流れが分かってからマニュアルを読むと、どの手順が何のためにあるのかが分かります。

ノーコードを、社協の手に

このシリーズで書きたかったのは、ひとつです。

kintoneの入力は、次の班への手紙のようなものです。それが分かっていれば、入力は後回しにする「作業」ではなくなります。

そして流れが分かっている職員なら、「この欄が足りない」「この一覧があれば助かる」と気づけます。気づけたら、ノーコードのkintoneは自分たちで直せます。

災害VCを閉じたあとも地域に残るのは、地元の社協です。その道具を、地元の職員が使いこなし、手を入れられる状態にしておきたい。このシミュレーターは、そのための入り口のつもりで作りました。

…とはいえ、実は自組織でもまだこのシミュレーターを運用する段階まできてないんですよね。AIで何でも簡単に作れる時代。でも使う側の人間はそうそう簡単に変わらない…新しいものをまず、触ってもらう。簡単なようでハードルが高いです。
千里の道も一歩から。まずはこのシミュレーターを手に、職員と一緒に最初の一歩を踏み出そうと思います。

▼シミュレーターについて

このシミュレーターは、災害VCの研修用に作ったもので、一般には公開していません。
「自分の社協の研修で使ってみたい」「どんなものか、もう少し詳しく知りたい」という方は、noteの問い合わせフォームから気軽にご連絡ください。
災害VCの備えについて、一緒に考えられたらうれしいです。

▶ 問い合わせはこちら
https://note.com/se_dev/message

▼連載「災害ボランティアセンターのkintone活用」

▼書いている人のこと

最後まで読んでくださって、ありがとうございました。
福祉とテクノロジーが、もう少し近くなるきっかけになりますように。
瀬戸内の小さな町から、またお便りします。フォローしてもらえると、とてもうれしいです。