覚えるのが面倒だったので、職場の表記ルールをツールにしてみた

こんにちは。瀬戸内の小さな町で、社会福祉士をしています。ふみともです。

この記事では、職場の文書の表記ルール（「下さい」→「ください」のような決まり）を自分で覚えるのをやめて、プログラムにチェックを任せる仕組みをつくった話を書きます。非エンジニアの社会福祉士が、どんなものをどうつくったのかを紹介します。

先日、職場で「文書を作成するときは表記を統一してね」という趣旨の資料が回ってきました。

ルール自体は日付が平成だったので新しいものではありません。数ページにわたって、「下さい」ではなく「ください」、「事」ではなく「こと」、「為」ではなく「ため」……と、細かな決まりが並んでいます。公的な機関で働いていると、一度は出会うタイプの資料だと思います。

正直に言うと、最初に思ったのは「いまさらこれを覚える意味があるのかな？」でした。意味が通じれば、それでいいのでは？

いまもその気持ちは変わっていません。でも、決まりは決まりです。

そこで、覚えるのをやめて、機械に任せることにしました。数ページ分の決まりを、人の頭ではなく、AIに預けてしまおうというわけです。

まずは、できあがったものから見てください。

つくったもの

文章を貼り付けてボタンを押すと、職場の表記ルールに合わせて直してくれる道具です。

• 確実に直せるところは、最初から直した状態で緑色に

• 意味で判断が必要なところは、黄色で「要確認」に

• どちらにも、理由とマニュアルの項目番号を添える

あとは、直した文章をコピーして Word などに貼るだけです。

職員なら誰でも使えるように、職場の共有フォルダに置いたほか、パスワードを入れれば外からも開けるようにしました。

チェックにAIは使わないようにした

いまどきなら AI に任せればいいのでは？と思う方も多いかもしれません。でも、あえて使いませんでした。理由は3つです。

• 職場の文書には、氏名などが入ることがあるので、外のサービスに送りたくない

• 追加の費用をかけたくない

• なぜ直したのかを、いつも説明できるようにしたい

そこで、マニュアルの内容を約80のルールにまとめ、それを文章に当てはめるプログラムで判定しています。処理はすべて、使う人のブラウザの中で完結します。貼り付けた文章はどこにも送られず、保存もされません。画面を閉じれば消えます。

作ってみて、分かったこと

ルールを一つずつ機械に教えていくと、表記の決まりは3種類に分かれることが分かりました。

1つ目は、置き換えが一律に決まるもの
「捺印」は「押印」、「為」は「ため」。これは機械が迷わず直せます。

2つ目は、前後の文字で決まるもの
「確認して下さい」の「下さい」は仮名で「ください」。でも「資料を下さい」のように物をもらうときは漢字のまま。直前が「て」なのか「を」なのかを見れば、機械にも判断できます。

3つ目は、意味で決まるもの
「事故の時は連絡する」の「時」は、「〜した場合」という意味なら「とき」、決まった時点を指すなら「時」。こればかりは、文の意味が分からないと決められません。

約80のルールのうち、7割ほどは1つ目と2つ目でした。つまり、表記の大半は機械で直せます。

人が考えなければいけないのは、残りの「意味」の部分だけでした。

人が頭を使うべきなのは、細かな表記を覚えることではなく、読み手にちゃんと意味が伝わるかのほうなのだと思います。

国の考え方も変わっている

調べてみると、国の公用文の考え方も、この数年で変わっていました。

2022年に、文化審議会が「公用文作成の考え方」をまとめました。昭和26年の「公用文作成の要領」以来、約70年ぶりの見直しです。

そこでは、公用文を読み手とのコミュニケーションととらえています。読み手に合わせて書き分けることや、広報などでは親しみやすい表記を使ってよいことも書かれています。

もちろん、「ください」「こと」を仮名で書くといった漢字の使い方の基準は、いまも生きています。ルールそのものが間違っているわけではありません。

広報の専門家の小田順子さんは、この考え方に自治体が従う義務はないけれど、積極的に取り入れるべきだと書いています。

ただ、国が「読み手に合わせて、柔軟に」という方向に進んでいるのに、職場の資料は「細かな決まりを守る」形のままになっている…そんなずれは感じます。

実際、作っている途中で、マニュアルでは「寄附」と書くことになっているのに、職場ではもう「寄付」で統一している、ということもありました。決まりは、放っておくと少しずつ現場とずれていきます。

もう一つ付け加えると、私の職場は社協です。社協は民間の社会福祉法人で、役所ではありません。国の公用文の基準に従う決まりがあるわけではなく、行政とのやりとりが多いこともあって、慣例として合わせてきたものだと思います。

義務でないのなら、なおさら、自分たちの文書に合うように見直してよいはずです。

同じことを考えている人がいた

作り終えてから、noteで似た取り組みを見つけました。

nanjaさんは、国の「公用文作成の考え方」に沿って文章をチェックするウェブツールを作っています。AIではなく150を超えるルールで判定し、文章をブラウザの外に送らない作り。今回の道具とほとんど同じ考え方で、心強く感じました。

また、民間企業のデザインチームが「公用文作成の考え方」を読み合わせて、自分たちに合う4点だけを選んで取り入れた、という記事もありました。全部をそのまま守るのではなく、選んで取り入れる。見直しのお手本になると思います。

統一したいなら、見直して、道具にする

表記をそろえること自体には、意味があると思います。同じ文書の中で「申し込み」と「申込み」が混ざっていると、読む人は少し引っかかります。

ただ、それを一人ひとりに覚えてもらうやり方は、もう限界があるのではないでしょうか。資料を配っても、異動や採用で人は入れ替わります。忙しい中で8ページの決まりを覚えるのは大変ですし、覚えたつもりでも漏れは出ます。

そこで、こんな順番を提案したいと思います。

• まず、ルールをいまに合わせて見直す
  国の新しい考え方や、現場の実態に合わせる

• 次に、そのルールを道具にして配る
  覚えなくても、ボタン一つで直せるようにする

• 最後に、人は意味のほうに集中する
  機械が迷った「要確認」だけを考える

ルールを直したら、道具の中身も書き換える。そうしておけば、新しく来た人も、文書を書くたびに困ることはなくなります。誰も覚えなくていい仕組みがあれば、表記の統一は、誰かの負担ではなくなります。

さいごに

今回の道具は、職場の困りごとを片付けるために作ったもので、費用はかかっていません。

公的な機関には、こういう「守るように」と配られる資料がたくさんあると思います。全部を道具にできるわけではありませんが、覚える代わりに仕組みにするという発想は、ほかにも使えるはずです。

同じように、職場の決まりごとに「うーん」と思いながら働いている方の、何かのヒントになればうれしいです。

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