すぐに対応できないとき、相手を不安にさせないために気をつけていること

送ったメッセージに、なかなか返事がこない。

「ちゃんと届いたかな」「忘れられてないかな」と、そわそわしながら待った経験は、誰しもあるのではないでしょうか。

私も落ち着かず、送ったメッセージを何度も確認したことがあります。

だからこそ、自分が連絡を受け取る側になったときは、相手をその気持ちにさせたくないなと思うんです。

そのためにしている、ある心がけのおかげで「あの件、どうなってますか？」と確認の連絡が入ることは、今はほとんどありません。

今日は、相手に余計な心配をさせないちょっとした心がけをお伝えしますね。

すぐ対応できることから

相手に「確認してくれたかな？」と思わせないために大事にしているのが、「ちゃんとメッセージを見ている」と、先に示すことです。

スタンプが使えるツールなら、「了解しました」のスタンプを押す。メールなどスタンプのないツールなら、「承知しました。対応いたします」とだけ、まず送っておきます。

実際に取りかかるのは、後になってもいいんです。大事なのは、「あなたのことを気にかけていますよ」と、先に態度で示すこと。

それだけで、相手の「ちゃんと確認してくれたかな？」という気がかりが消えます。

待つ時間は、長い

送った側からすると、返事がこない時間は長く感じられるんですよね。

「届いたかな」「確認してもらえたかな」と、頭の片隅にずっと引っかかってしまう。そんな余計な心配は、なるべくかけたくないですよね。

スタンプひとつでも反応があれば、「ちゃんと確認してくれた」と伝わります。

それが分かれば、相手は頭の中からその頼みごとを手放して、次の業務に集中できます。気がかりを減らすことも、クライアントへの大切な貢献だと思っています。

大きな用件に取りかかる前に、まず「見ていますよ」のひと言を。

返事が早い人って、それだけで安心しますよね。私も、クライアントからそう思ってもらえるやり取りを、これからも心がけていきます。

オンライン秘書として大事にしている仕事の進め方や小さな工夫を、これからもnoteに書いていきます。

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気負わずに、まずはひと言から。やり取りの際の参考になったら嬉しいです。

ここまで読んでくださり、ありがとうございました！
素敵な1日を🍀

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