丁寧なメッセージが相手の時間を奪っていた！？気をつけたいやり取りのコツ

「これで失礼ないかな」
「ちゃんと伝わるように、丁寧に書かなきゃ」

クライアントへの連絡で、つい言葉を足して文章が長くなっていませんか？

私も以前は、「丁寧＝親切」だと思っていました。何かを伝えるときは、わかりやすく詳しく書かなきゃ…と。

でも、一緒に仕事をしているチームの方に、「簡潔な文章の方が、相手に喜ばれることもある」と教えてもらったことがあります。

正直、それだと失礼にならないかな？と、半信半疑でした。それでも、思いきって伝え方を変えてみたんです。

そうしたら、クライアントから「これってどういう意味ですか？」とあれこれ聞き返されることも、やり取りが何往復もすることもなくなったんです！

今日は、私が変えた「伝え方」のちょっとした工夫を、お伝えしますね。

丁寧に書くよりも

私が変えたのは、たったひとつ。

「相手が、パッと見て分かるかどうか」を基準にすることです。

たとえば、何かの申請手配についてクライアントに伝えるとき。「〇〇の申請をすることができます。具体的には△△で～」と、話しているように文章で伝える方法もあります。

それを、以下のように簡潔にしました。

「〇〇の申請をすることができます」を、「○○の申請が可能です」に。そして、箇条書きを使って見せ方を変えました。

冷たい印象を与えないか、最初は正直ドキドキ…！

でも、この時サポートしていたのは、専門職の方ばかりが集まる法人のクライアント。とにかく忙しい方ばかりでした。

その方にしかできない仕事に集中してもらうために、「やり取りで余計な時間を取らせない」。それが何より大事な環境では、簡潔さの方が喜ばれたんです。

丁寧に長く書くほど、読む時間も意味をくみ取る手間もかかる。よかれと思った丁寧さが、かえって相手の時間を奪ってしまうこともあるんですよね。

簡潔さが生むメリット

伝え方を変えてから、気づいたことがあります。

うまく伝えられたときは、返信が一通「承知しました」だけで終わり。これが、思っていた以上に気持ちいいんです！

逆に内容が分かりづらいと、「これって、こういうことですか？」と聞き返されて、やり取りが2往復、3往復に…。親切のつもりが、かえって相手の時間を奪ってしまうことになります。

一通で終わらせられると、「よし、うまく伝わった！相手に余計な手間を取らせないで済んだ！」とガッツポーズです。

もちろん、丁寧な言葉づかいのほうが喜ばれる相手もいます。どちらが正解かは、相手によって変わるので見極めが大事。

まずは相手がどんな伝え方を望んでいるのかを、相手からのメッセージから想像してみる。分からなければ、「こういう形で大丈夫ですか？」と、確認しながら進めています。

相手を気づかうことは、高度な技術じゃないんです。まずは、相手の好みを知ることから。それが、信頼につながっていくと感じています。

オンライン秘書としての仕事の進め方や、クライアントと長くおつき合いする関係づくりについて、これからもnoteに書いていきます。

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今回の伝え方の工夫が、仕事でのやり取りに役立ったら嬉しいです。ここまで読んでくださり、ありがとうございました！

素敵な1日を🍀

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