たったひと言足すだけで、事務的なAIの返信文が変わる

クライアントからメッセージが届き、返信文をAIに考えてもらう。

内容は問題なし。正しいことを言っている。

「でも、なんだか機械的だなぁ」

そう思って、手が止まることありませんか？

私も以前は、しっくりこなくて結局自分で一から文章を考えることもありました。

でも今は、AIで返信文を考えてもらって、そこに少し付け足すだけで、あたたかみのあるメッセージが作れるようになりました。

今日は、そのコツをお伝えしますね。

人だからこそ気づけることを

私がメッセージを送る時に心がけているのは、相手の状況を察したひと言を加えることです。

AIって、聞かれたことに答える文章をすぐ作ってくれて、とても便利ですよね。でも、本題以外の話題をスルーしてしまう傾向があります。

たとえば、相手からのメッセージに以下のような言葉があったとします。

これらが本題と違う話だと、AIはそこに触れずにその後の用件にだけきっちり答えた文正を出力することが多いです。

なので私は、こんな言葉を足します。

AIによっては、回答の選択肢を複数出してくれるものもありますよね。見比べてみて、その中に相手を配慮するひと言が入っていたら、ぜひ選んでみてください。

ほかにも、相手がセミナーに登壇したり、出張に行ったりと相手の予定がわかっていれば、「セミナーお疲れさまでした」と、ねぎらいのひと言を加えると好印象です。

この相手の状況を把握して伝えることは、人にしかできないこと。積極的にやっていきたいものです。

長く書くより、ひと言足す

相手の状況に触れるひと言を足す。それだけで、事務的だった連絡がぐっと会話らしくなります。

だから、丁寧に返そうとして長く書く必要はありません。

用件はAIに任せて時短。そこに相手を配慮するひと言を足せば、効率よくあたたかみのある文章が作れますよ。

クライアントとのやりとりで心がけていることや、オンライン秘書の仕事の進め方について、これからもnoteに書いていきます。

気になる方は、下のリンクをクリック＆トップページからフォローしてもらえたら嬉しいです😊

↑クリック↑

AIに頼るのは、悪いことではありません。速く返せるようになった分の時間を使って、相手のことを考えられたらいいですよね。

ここまで読んでくださり、ありがとうございました！
素敵な1日を🍀

▼こんな記事も読まれています。