議事録作成の代行をAIで受託する｜録音の同意の取り方、録音と文字起こしの保存期間、送る前に人が確かめる手順

この記事は、顧客の会議の議事録作成を、AIと人の確認で代行する業務を扱います。

議事録作成の代行は、AIの文字起こしで原価が大きく下がった業務です。
その分、録音の同意、保存と削除、内容の確かめ方が、価格よりも大事な約束になります。

「毎週の定例会議の議事録、まとめてお願いできますか」

顧客の社長から、こう頼まれることがあります。
録音データを受け取り、AIで文字に起こし、要点をまとめて返す。作業だけを見れば、すぐに始められそうです。

けれど、その録音には、出席した社員の発言も、取引先の名前も、ときには人事の話も入っています。
誰が録音を了承したのか、録音はいつまで残るのか。決めずに始めると、作業が軽いぶん、扱いも軽くなります。

自社の打ち合わせで、AIの議事録を要件定義に使う手順は、こちらで扱いました。この記事は、顧客の会議を預かる側の話です。

▶ Web制作の要件定義をAIの議事録で速くする──「言った言わない」を減らす録音の同意の取り方、当日中の確認の手順、版を重ねる要件書の型

議事録作成の代行とは、顧客が同意を取った録音を預かり、決めた期間だけ保存し、AIの下書きを人が録音と照らして直してから返す業務である

黒字化の外科医です。議事録作成の代行を、同意・保存・確認の3つの約束から解剖します。

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

3つの約束が必要な理由は、三つあります。

第一に、録音の同意を取れるのは、会議を開く顧客だけだから。
代行する側は、会議の場にいません。出席者に録音を伝え、了承を得るのは顧客の役目で、そのことを契約に書いておく必要があります。

第二に、録音は、議事録よりも多くの情報を含むから。
議事録に残らない雑談や、言い間違いも、録音には残ります。必要な期間を過ぎたら消す、と決めておかないと、預かる情報が毎月積み上がります。

第三に、AIの下書きは、発言者と結論を取り違えることがあるから。
「検討する」が「決まった」に、Aさんの発言がBさんの発言に。人が録音と照らさずに返せば、誤った記録が、顧客の社内で正式なものとして回ります。

録音の同意：顧客に取ってもらう、その記録をもらう

【顧客が会議の冒頭で伝える文例】
「本日の会議は、議事録の作成のため録音します。
録音は、議事録の作成を委託している会社に渡し、AIの文字起こしを使って議事録にします。
録音は〔議事録の確定後〇日〕で削除されます。
録音を止めてほしい話題のときは、その間だけ止めますので、お申し出ください」

□ 出席者への伝え方と、了承を得ることを、顧客の役目として範囲表に書く
□ 社外の出席者がいる会議は、事前の案内にも録音のことを書いてもらう
□ 録音を止めた部分は、議事録に「録音停止」と書く
□ 人事・健康・個人の事情など、録音しない話題を顧客と決めておく

録音や文字起こしに個人の情報が含まれるなら、個人情報の取扱いの委託として覚書を結びます。

▶ 個人情報の委託と安全管理措置、制作会社は「受ける側」として何を問われるか──委託元の監督に応える体制と、覚書で決める10項目

保存期間：録音・文字起こし・議事録を分けて決める

録音データ：議事録の確定後〔7〕日で削除（例）。削除日を記録する
文字起こしの全文：議事録の確定後〔7〕日で削除（例）
議事録：顧客に納め、自社の手元には〔契約期間中〕のみ保存（例）
AIのサービス：入力した内容の保存・学習への利用の扱いを、公式の説明で確かめ、
　　　　　　　顧客に書面で伝える
置き場所：顧客ごとのフォルダ。見られる人を担当者に限る

日数はすべて例です。顧客の社内の規程や、会議の種類によっては、もっと長く残す必要がある場合もあります。そのときは、保存するのは顧客の側、という形を基本にします。

今すぐ試せる：文字起こしから「確かめる箇所つき」の下書きを作るプロンプト

私はWeb制作会社で、顧客の会議の議事録作成を代行しています。
次の文字起こしから、議事録の下書きを作ってください。

【会議の情報】
会議名：〔　〕　日時：〔　〕　出席者：〔役職だけ〕

【文字起こし】
〔貼る。個人の連絡先、人事の個別の話が含まれていたら、貼る前に削除する〕

【出力の形】
1. 決まったこと（誰が決めたか）
2. 決まっていないこと（次に誰が、いつまでに）
3. 宿題（担当、期限）
4. 人が録音で確かめるべき箇所（発言者が不明、聞き取れない、「決まった」か「検討」か曖昧な箇所）。録音の時刻も添える

推測で埋めないこと。曖昧な発言は、1に入れず4に入れること。

4の箇所を、担当者が録音で聞き直してから返します。この工程を省かないことが、代行の品質そのものです。

議事録代行工場：納品までの流れと月額の計算例

納品までの流れ

① 顧客が録音を共有の置き場所に入れる（同意の記録とあわせて）
② AIで文字起こしと下書きを作る
③ 担当者が「確かめる箇所」を録音で聞き直し、直す
④ 顧客の担当者に送り、確認をもらう（期限：〔2〕営業日）
⑤ 確定後、録音と文字起こしを削除し、削除日を記録する

月額の計算例（数字はすべて例）

前提：月10回、1回1時間の会議
　聞き直しと修正、送付：1回48分 × 10回 ＝ 480分 ＝ 8時間
　録音の受け渡しと削除の記録：1回6分 × 10回 ＝ 60分 ＝ 1時間
　人の時間の合計：8 ＋ 1 ＝ 9時間

　9時間 × 時間単価7,645円 ＝ 68,805円
　予備（人の時間の10%）：6,881円
　AI・ツールの実費：5,000円
　月額の下限：68,805 ＋ 6,881 ＋ 5,000 ＝ 80,686円
　1回あたり：80,686円 ÷ 10回 ≒ 8,069円

時間単価7,645円は、時間単価の記事の計算例の数字です。自社の数字に置き換えてください。

▶ 制作会社の「時間単価」は、年収から逆算する──人件費の係数、稼働率、目標の利益で決める、見積もりの土台になる1時間の値段

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

議事録がきれいに整うほど、顧客は「言った言わない」の判定を、こちらに求めるようになります。
「あの会議で、部長は確かにこう言いましたよね」と。

けれど、録音を削除したあとでは、確かめようがありません。だから、確定した議事録が記録であり、確定の確認は顧客がする、という線を最初に伝えておきます。

よくあるQ&A

Q. 会議にオンラインで同席して、その場で記録してほしいと言われたら？

同席する場合も、録音の同意は顧客に取ってもらいます。同席の時間は作業時間が増えるので、別の料金にします。

Q. 録音を長く残してほしいと言われたら？

保存は顧客の側で行う形を勧めます。自社で残すなら、期間と置き場所と費用を、範囲表に書き足します。

Q. 手順書は、どこまで書けばよいか？

同意の確認、置き場所、削除の記録まで、誰がやっても同じになるように書きます。型は、こちらにまとめました。

▶ バックオフィス代行の業務記述書・手順書テンプレート｜役割分担表、手順書の型、判断基準表、例外の引き継ぎ表、権限台帳、5業務の記入例

最後に

議事録作成の代行は、文字起こしの速さではなく、録音を預かる約束の確かさで選ばれます。

同意は顧客に取ってもらい、保存期間を決めて消し、AIの下書きを録音と照らしてから返した会社だけが、会議という一番内側の情報を、安心して預けてもらえるのです。

これまでの記事は、メンバーシップ「黒字化オペ室」でまとめて読めます。月額1,980円、記事2本分の金額です。詳しくはプロフィールから。

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