Web制作の要件定義をAIの議事録で速くする──「言った言わない」を減らす録音の同意の取り方、当日中の確認の手順、版を重ねる要件書の型

この記事は、Web制作の要件定義で、AIを使って議事録と要件の整理を速くし、「言った言わない」を減らす手順を扱います。

「その機能、最初の打ち合わせでお願いしましたよね」

公開の2週間前に、お客様からこう言われた経験はないでしょうか。
こちらのメモには書いていない。けれど、言われなかったと証明する方法もない。

結局、追加の費用をもらえないまま、作業だけが増えます。
「言った言わない」の揉め事は、たいてい、打ち合わせの直後に確認をしなかったことから始まります。

AIを使った要件定義とは、打ち合わせの記録をAIで素早く整理し、当日中にお客様と内容を確かめ、版を重ねる要件書に積み上げていくことである

黒字化の外科医です。打ち合わせから要件書までの流れを、AIでどう速く、確かにするかを解剖します。

この流れが必要な理由は、三つあります。

第一に、記憶は、打ち合わせの翌日から食い違い始めるから。
双方が同じ場にいても、覚えていることは違います。食い違いが小さいうちに文字で確かめることが、いちばん安い対策です。

第二に、議事録づくりが重いと、確認が後回しになるから。
1時間の打ち合わせの議事録に1時間かかるなら、忙しい週は書かれません。AIで下書きの時間を短くできれば、当日中に送れます。

第三に、決まったことを1か所に積み上げないと、要件が散らばるから。
メール、チャット、議事録に分かれた「決まったこと」は、公開前に誰も全体を説明できなくなります。

打ち合わせのメモから「決めること一覧」を作る考え方は、ディレクションの記事で扱いました。この記事は、録音の同意から要件書の版管理までの、手順の話です。

▶ Web制作のディレクションは、AIで作業が速くなったあとに価値の中心になる──要件整理・合意形成・品質の判断をAIで支える方法と、ディレクターの1日の変化

録音の同意：打ち合わせの最初の1分で取る

AIで文字起こしをするなら、録音（または録画）をします。録音は、必ず最初にお客様の了承を得てから始めます。

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

【打ち合わせの冒頭で伝える文例】
「本日の内容を正確に記録するため、録音させていただいてもよろしいでしょうか。
録音は議事録の作成にだけ使い、文字に起こすときにAIの文字起こし機能を使います。
議事録を作り終えたら、録音は〔〇日後／案件の完了時〕に削除します。
差し支えのある話題のときは、その間だけ止めますので、お声がけください」

あわせて、次のことを事前に確かめておきます。

□ 使う文字起こしやAIのサービスで、録音や文字の内容がどう扱われるか（学習への利用の設定、保存の期間）を、公式の説明で確かめたか
□ 録音の保存場所と、聞ける人を決めたか
□ 削除する時期を決め、お客様に伝えた内容と一致させたか
□ お客様が録音を断ったときの代わり（手書きのメモ担当を決めるなど）を用意したか

録音を断られても、問題はありません。その場合は、メモ担当を1人決め、打ち合わせの最後の5分で、決まったことを読み上げて確かめます。

お客様から預かる情報とAIの線引きは、別の記事で整理しています。

▶ AIの情報漏えい対策、制作会社は「預かり物」から線を引く──原稿・顧客名簿・アクセス解析・ログイン情報の4分類と、取引先に説明できる管理の型

今すぐ試せる：文字起こしから議事録の下書きを作るプロンプト

私はWeb制作会社のディレクターです。次の打ち合わせの文字起こしから、議事録の下書きを作ってください。

【打ち合わせの情報】
案件番号：〔 〕　日時：〔 〕　参加者：〔役割だけ。例：先方担当、先方決裁者、当社ディレクター〕

【文字起こし】
〔貼る。個人の連絡先やログイン情報が含まれていたら、貼る前に削除する〕

【出力の形】
1. 決まったこと（番号を振る。要件書のどの項目に関わるかも書く）
2. まだ決まっていないこと（誰が、いつまでに決めるか）
3. 宿題（担当、期限）
4. 前回までの決定から変わったこと（変更の内容と、費用・日程への影響の有無）
5. 文字起こしから判断できなかった点（聞き取れない、発言者が不明、あいまいな言い方）

推測で埋めないこと。「〜かもしれない」という発言は、決まったことに入れず、2に入れること。

5の「判断できなかった点」が大切です。AIの下書きは、聞き間違いや、発言者の取り違えを含むことがあります。ここに挙がった点は、ディレクターが録音を聞き直して確かめます。

確認の手順工場：当日中に送り、返事で確定させる

確認の流れ

① 打ち合わせの最後の5分：決まったことを口頭で読み上げる
② 当日中：AIの下書きを、ディレクターが録音と照らして直す
③ 当日中：議事録をメールで送る（次の文例）
④ 返信をもらう：「内容に相違ありません」または修正の指摘
⑤ 要件書に反映し、版の番号を上げる

議事録を送るメールの文例

〇〇様

本日はありがとうございました。打ち合わせの内容を、下記にまとめました。

【決まったこと】
1. 〔 〕
2. 〔 〕
【まだ決まっていないこと】
・〔 〕（〇〇様より〇月〇日までにご連絡）
【前回からの変更】
・〔 〕（費用・日程への影響：〔あり／なし〕。ありの場合は別途お見積りします）

お手数ですが、内容に相違がないか、〇月〇日までにご確認いただけますでしょうか。
ご確認いただいた内容を、要件書の第〇版に反映します。

「返信がなければ確定とみなす」と書くかどうかは、契約の内容と関係の深さで判断してください。まずは、返信をお願いし、返信をもらうことを基本にします。

要件書の型（版を重ねる）

【要件書】案件番号〔 〕　第〔 〕版　更新日〔 〕

1. 目的と成果の指標
2. 対象のページと機能（一覧）
3. 範囲に含まないこと
4. 素材と原稿の用意（誰が、いつまでに）
5. 確認と修正の回数
6. 日程（確認の期限を含む）
7. 未決の事項（決める人と期限）

【変更履歴】
版　日付　変更の内容　根拠（議事録の日付・メール）　費用・日程への影響

変更履歴の「根拠」の欄が、言った言わないを防ぎます。どの打ち合わせで、誰の確認を経て決まったかが、1行でたどれます。

要件書の「範囲に含まないこと」と「確認と修正の回数」は、検収で揉めないための土台にもなります。

▶ 検収で揉めるWeb制作は、納品の前に負けている──検収基準を先に決める、検収期間、みなし検収の条項、不具合と仕様変更の線引き

時間がどれだけ短くなるか（例）

【例】議事録1本の作成時間
AIを使う前：60分　AIで下書きを作った後：15分（聞き直しと修正を含む）
月の打ち合わせ：12回

短くなる時間：（60 − 15）× 12回 ＝ 540分 ＝ 月9時間

検算：60−15＝45、45×12＝540、540÷60＝9。

数字はすべて例です。自社で比べるときは、聞き直しと修正の時間を必ず含めて測ってください。

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

AIの議事録がきれいに整うほど、読み直さずに送りたくなります。
けれど、AIの下書きは、あいまいな発言を「決まったこと」に寄せて書くことがあります。その議事録を送れば、こちらから誤った約束を文字にすることになります。

送る前に、「決まったこと」の各行が、録音のどこで決まったかを確かめる。この数分を省かないことが、AIを使う前提です。

よくあるQ&A

Q. お客様が議事録に返信をくれない。

送ったメールに「第〇版に反映します」と書き、次の打ち合わせの冒頭で「前回の議事録の内容でよろしいですか」と口頭で確かめます。その確認も、次の議事録に書きます。

Q. 決裁者が打ち合わせに出てこない。

議事録の宛先に、決裁者を入れてもらうようお願いします。要件書の版が上がるたびに、決裁者の確認をもらう段取りを、最初の打ち合わせで決めておきます。

Q. 電話や立ち話で決まったことは、どうするか。

その日のうちに、「先ほどのお電話の件、念のため記録します」とメールで送ります。短い一文で十分です。要件書の変更履歴にも、その日付で残します。

最後に

「言った言わない」は、記憶の問題ではなく、確認の手順の問題です。

録音の同意を最初に取り、AIの下書きを人が確かめて当日中に送り、版を重ねる要件書に積み上げた会社だけが、仕様の揉め事を、公開の前に終わらせられるのです。

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