社内FAQのRAG構築を「運用代行」で続ける──未回答の記録、文書の差し替え、月次の再評価を業務として受ける月額の計算例

この記事は、社内FAQのRAG（社内文書に答えるAI）を、構築で終わらせず「運用代行」として月額で受け続ける形を扱います。

構築の前に決めること（対象文書、精度の合意、間違えたときの扱い）は、別の記事で扱いました。この記事は、その後の話です。

▶ 社内チャットボットの構築をRAGで受託する前に、決める5つのこと──対象文書、精度の合意、間違えたときの扱い、更新と保守、個人情報

「半年で誰も使わなくなった」社内FAQのボット

検収のときは、評価用の質問に8割以上正しく答えていた。
ところが半年後、顧客の総務の方からこう言われます。
「最近、ボットの答えが古いと言われて、結局みんな総務に聞きに来るんです」

規程が改定され、新しい手順書が増え、古いPDFはそのまま。
答えられなかった質問の記録は溜まっているのに、誰も見ていない。

RAGの精度は、納品した日が一番高く、そこから下がっていきます。
下がるのを止める作業は、顧客の社内に担当者がいなければ、誰もやりません。

社内FAQのRAG運用代行とは、未回答の記録を読み、文書を差し替え、決まった質問集で毎月測り直す作業を、顧客の代わりに引き受ける月額の業務である

黒字化の外科医です。社内FAQのRAGを「作る仕事」から「回す仕事」に変える受け方を解剖します。

運用まで受けるべき理由は、三つあります。

第一に、答えの質は、文書の鮮度で決まるから。
RAGは、渡された文書から答えを作ります。改定前の規程が残っていれば、古い答えが返ります。文書の差し替えは、一度で終わる作業ではありません。

第二に、「答えられなかった質問」が、次の改善の材料になるから。
社員が何を聞き、何に答えられなかったか。その記録を毎月読む人がいて初めて、足りない文書や言い回しの違いが見つかります。

第三に、顧客の側に、この作業をする人がいないことが多いから。
総務や人事の担当者は、本来の仕事で手一杯です。「保守契約で仕組みは見ています」だけでは、答えの質は守れません。

仕組みが動き続けることへの対価が保守、答えの質が保たれていることへの対価が運用代行です。保守の月額の考え方は、こちらで扱いました。

▶ AIエージェント・業務自動化の受託は「保守の月額」で稼ぐ──監視・運用・改善の3層と、工数と予備時間から出す月額の計算例

社内FAQのRAG運用代行で、毎月引き受ける4つの作業

1. 未回答・低評価の記録を読む

「答えが見つからない」と返した質問、社員が低評価を付けた回答を、毎月まとめて読みます。
原因を「文書がない」「文書が古い」「言い回しが違う」「答えてはいけない質問」の4つに分けます。

2. 文書の差し替えと追加

原因が「文書がない・古い」なら、顧客の文書の持ち主に確認して、差し替えます。
当社が文書の中身を書き換えることはしません。正しい文書を決めるのは、顧客です。

3. 評価用の質問集で測り直す

構築のときに作った評価用の質問集を、毎月同じ条件で流し直します。
前月より下がった質問があれば、原因を調べて報告します。質問集には、新しく見つかった質問を足していきます。

4. 月次の報告

件数、未回答の内訳、差し替えた文書、評価の結果、顧客にお願いしたいこと。
報告の型は、運用代行の月次レポートキットの型が使えます。

▶ 運用代行の月次レポートキット──広告・SNS・LINE・MEOの報告テンプレート4種、所見の型、報告会の台本、作成時間の計算例とAIプロンプト

今すぐ試せる：未回答の記録を4つに分けるプロンプト

私はWeb制作会社の担当者です。顧客の社内FAQボット（RAG）で、今月「答えられなかった質問」と「低評価の回答」を分類してください。
（社員の氏名や個人情報は、入力前に削除しています）

【今月の記録】
〔質問文と、ボットの回答、評価を貼る〕

【いま登録している文書の一覧】
〔文書名と、最終更新日〕

1. 各質問を「文書がない」「文書が古い」「言い回しが違う」「答えてはいけない質問」に分ける。
2. 「文書がない・古い」ものは、顧客のどの部署に確認すべきかの候補を書く。
3. 同じ趣旨の質問をまとめ、件数の多い順に並べる。
4. 文書の中身を推測で書かないこと。分からないものは「要確認」とする。

RAG運用代行工場：範囲と月額の計算

範囲の書き方

当社がやること
・未回答・低評価の記録の分類（月1回）
・文書の差し替え・追加の作業（月〔　〕件まで）
・評価用の質問集〔50〕問の再実行と点検（月1回）
・月次の報告と、30分の報告会

顧客がやること
・どの文書が正しい最新版かの決定
・文書の持ち主（部署ごと）の指名
・答えてはいけない質問の範囲の決定

対象外
・文書そのものの作成・改定
・人事・法務などの個別の判断への回答

月額の計算例（数字はすべて例）

未回答・低評価の記録の分類：4時間
文書の差し替え・追加：3時間
質問集の再実行と点検：3時間
報告書と報告会：2時間
人の時間の合計：4 ＋ 3 ＋ 3 ＋ 2 ＝ 12時間

12時間 × 時間単価7,645円 ＝ 91,740円
予備（人の時間の10%）：9,174円
AI・ツールの実費：10,000円
月額の下限：91,740 ＋ 9,174 ＋ 10,000 ＝ 110,914円

時間単価7,645円は、時間単価の記事の計算例の数字です。自社の数字に置き換えてください。

▶ 制作会社の「時間単価」は、年収から逆算する──人件費の係数、稼働率、目標の利益で決める、見積もりの土台になる1時間の値段

最初の3か月は、作業ごとの時間を実際に記録します。見積もりより長ければ、4か月目に範囲か料金を見直す、と契約に書いておきます。

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

運用代行を受けるほど、顧客は「文書の整理も、当社がやってくれる」と思い始めます。
けれど、どの規程が正しいかを決めるのは、顧客です。当社が決めた瞬間、誤った答えの責任の線がぼやけます。

だから、差し替えの依頼は必ず顧客の文書の持ち主から受け、誰が「これが最新版」と決めたかを記録に残します。

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。文書に社員や取引先の個人情報が含まれる場合の扱いは、AI業務代行と個人情報の記事で整理しています。

▶ AI業務代行と個人情報、受ける前に確かめる3つのこと──委託として使える範囲、顧客ごとに混ぜない線、海外のAIサービスと外国にある第三者

よくあるQ&A

Q. 構築した会社でなくても、運用代行だけ受けられるか？

受けられますが、最初の1か月は、文書の一覧と評価用の質問集を作り直す時間を、立ち上げ費として別に見積もってください。

Q. 評価の結果が下がったら、減額になるのか？

評価の数字そのものは約束にせず、「毎月測って報告し、原因と対策を示す」ことを約束にします。測り方の考え方は、品質管理の記事で扱います。

▶ AI業務代行の品質管理は「抜き取りと誤り率」で見せる──点検する件数、誤りの数え方、重大な誤りは全件で見る線と点検時間の計算例

Q. 自社の社内FAQにも使えるか？

使えます。自社で先に回して、1か月の作業時間を記録しておくと、顧客への見積もりの根拠になります。

▶ 社内FAQをAIで作り、総務・経理への問い合わせを減らす──少人数の制作会社が、質問の記録、回答の根拠、人に回す線を決めて運用する手順

最後に

社内FAQのRAGは、作った日から少しずつ古くなります。

未回答の記録を読み、文書を差し替え、同じ質問集で毎月測り直す作業を業務として受けた会社だけが、構築の一回で終わらない、続く月額にできるのです。

これまでの記事は、メンバーシップ「黒字化オペ室」でまとめて読めます。月額1,980円、記事2本分の金額です。詳しくはプロフィールから。

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