退職・異動で、社員が作ったAIはどうなる？ChatGPT・Claude・Geminiの引き継ぎ手順と、アカウントを外す前のチェックリスト【2026年10月版】

「前任者が作ったGPT、誰も中身を直せないんです」

異動や退職の季節に、社内でこんな声が上がっていないでしょうか。部署で毎日使っていたカスタムGPTや、資料をまとめたプロジェクト、夜中に自動で動いていた仕組み。作った人がいなくなった途端、誰も触れなくなったり、突然消えたりします。

10月1日は、多くの会社で下期の異動があります。アカウントを外すのは一瞬ですが、その前にやっておくべきことがあります。しかも、何が残って何が消えるかは、ChatGPT・Claude・Geminiでまったく違います。

この記事では、各社の公式ヘルプで確認した内容をもとに、社員をワークスペースから外したときに何が起きるか、外す前に何をすればよいかを整理します。

この記事の要点

退職・異動で、AIの何が消える？

社員をワークスペースから外すと、影響を受けるのは大きく3つです。本人の会話やファイル、部署で使っていたプロジェクトやGPTなどの共有資産、そして本人の名前で自動実行されている仕組みです。何が残り何が消えるかはツールごとに違うため、外す前にツール別の確認が欠かせません。

まず、3つのツールで何が起きるかを1つの表で見ておきましょう。対象は会社で契約しているプラン（ChatGPT Business・Enterprise、Claude Team・Enterprise、Google Workspace）です。

表で一番差が大きいのは、真ん中の列です。ChatGPTは自動でオーナーに移るのに対し、Claudeの非公開プロジェクトとGeminiのノートブックは、何もしなければ引き継がれません。 同じ感覚で外すと、片方では残り、片方では消えます。

以下、ツールごとに詳しく見ていきます。

ChatGPTでは、何が引き継がれる？

ChatGPTのBusiness・Enterpriseでは、メンバーを外すと、その人が持っていたプロジェクトとGPTがワークスペースのオーナーへ自動で移ります。ただし移るのは「持ち主」だけで、本人の会話やファイルは移らず、オーナーにも見えません。会話は会社のデータ保持設定に従って扱われます。

プロジェクトとGPTは、オーナーへ移る

OpenAIのヘルプでは、メンバーを外すと、その人のプロジェクトとGPTはワークスペースのオーナーに割り当て直され、削除の対象にはならないと説明されています。部署で使っていたGPTが、外した瞬間に消えることはありません。

ただし、注意点が2つあります。

1つ目は、オーナーに移るのは「入れ物」だけという点です。
GPTやプロジェクトそのもの（設定や、入れてあった資料）は残ります。一方、前任者がその中でAIとやり取りした会話や、会話の途中で渡したファイルは移りません。オーナーにも見えません。
たとえば、前任者が「見積チェックGPT」をどう使っていたかを、後から会話の履歴で確かめることはできません。使い方のコツは、外す前に本人から聞いておく必要があります。

2つ目は、オーナーは一人か数人という点です。
部署のGPTが全部オーナーの持ち物になると、オーナーが中身を理解していないまま管理することになります。外す前に、実際に使い続ける担当者を決めておきましょう。

会話は、会社の保持設定しだい

本人の会話、ファイル、キャンバスの文書は、会社のデータ保持設定に従います。

• Businessでは、無期限に保持されます

• Enterpriseでは、保持期間を無期限にしていれば残り、90日や180日などに設定していれば、その期間を過ぎると消えます

同じメールアドレスで再びワークスペースに加えると、残っている内容は戻ります。育休や長期の出向で一時的に外す場合は、この点を覚えておくと安心です。

カスタムGPTは、12月11日の終了と重なる

2026年は、もう1つ事情があります。カスタムGPTは12月11日に終了し、プラグインへ移行する予定です。

OpenAIのヘルプでは、移行の操作ができるのはGPTを作った本人か、ワークスペースの管理者だけとされています。使う権限があるだけの人は、移行できません。また、移行に使われるのは公開済みの版で、下書きのままの変更は移りません。

作った人が異動する前に、移行を済ませてもらうか、少なくとも最新の版を公開しておいてもらうのが安全です。移行の手順は、カスタムGPT終了はいつ？プラグイン移行前に企業が確認する5項目で詳しく解説しています。

APIキーは、外すと止まることがある

見落としやすいのが、APIキーです。社内のシステムや自動化が、ある社員が発行したAPIキーで動いていることがあります。

OpenAIのヘルプでは、メンバーを外す前に、その人の使っているAPIキーを確認するよう案内しています。外すことで、そのキーを使っているAPIの利用が止まる可能性があるためです。また、組織のオーナーが一人しかいない場合は、外す前にオーナーを別の人へ移す必要があります。

Claudeでは、何が引き継がれる？

ClaudeのTeam・Enterpriseでは、メンバーを外すと、非公開にしていたプロジェクトは他の誰も開けなくなります。組織全体や特定の人に共有していたプロジェクトは残ります。会話は他のメンバーから見えなくなり、共有リンクも開けなくなります。ChatGPTと違い、自動でオーナーへは移りません。

非公開のプロジェクトは、外す前に共有する

Anthropicのヘルプでは、次のように説明されています。

• 非公開のプロジェクトは、本人を外すと、組織の他のメンバーはアクセスできなくなる

• 組織全体に共有していたプロジェクトは「チーム」のタブに残り、権限に応じて閲覧・編集できる

• 特定の人に共有していたプロジェクトは、その人の「共有アイテム」に残る

つまり、引き継ぎたいプロジェクトは、外す前に共有設定を変えておく必要があります。後任者を「編集できる」で招待するか、組織全体で編集できるようにしておきます。Anthropicのヘルプも、この手順を本人に頼むよう案内しています。

プロジェクトの基本的な使い方は、Claudeの「プロジェクト」とは？で解説しています。

共有していた会話のリンクも開けなくなる

本人の会話は、外した後、組織の他のメンバーからは見えなくなります。組織に共有していた会話のリンクも同じで、開くと「会話が見つかりません」と表示されます。

社内のマニュアルや手順書に、Claudeの会話の共有リンクを貼っている会社は注意が必要です。作った人がいなくなると、リンクが一斉に切れます。 残したい内容は、会話のリンクではなく、文書として別に保存しておきましょう。

なお、外した後も、組織のプライマリーオーナーは本人のプロジェクトと会話を書き出すことができます（Enterpriseでは、会社の保持設定の範囲内）。同じメールアドレスで再び加えれば、会話・プロジェクト・スキルは元に戻ります。

スキルは本人のアカウントに残る

本人がアップロードして共有していなかったスキル（Claudeに覚えさせた作業手順）は、外しても削除されず、本人のアカウントに残ります。ただし、他のメンバーからは使えません。

部署で使っている手順のスキルがあれば、外す前に組織で共有してもらうか、ファイルとして受け取っておきます。スキルの仕組みは、Claude Skillsとは？作り方・企業導入の注意点で説明しています。

Claude Codeのルーティンは、本人名義で動く

ここは開発や自動化を担当している方向けです。Claude Codeを使っていない方は、次の章へ進んでください。

Claude Codeの「ルーティン」は、決まった時刻やきっかけで自動実行される仕組みです。公式ドキュメントでは、ルーティンは個人のclaude.aiアカウントに属し、チームメンバーとは共有されないと明記されています。さらに、ルーティンがGitHubやSlackなどに対して行う操作は、すべて作成者の名前で記録されます。

公式ドキュメントには、作成者を組織から外したときにルーティンがどうなるかの説明はありません。いずれにしても、作成者がいなくなった後に、部署の大事な作業をその人のルーティンに任せたままにするのは危険です。異動が決まったら、後任者のアカウントで作り直してから、元のルーティンを止めてもらいましょう。

Team・Enterpriseのオーナーは、組織全体でルーティンを無効にできます。ただし、この設定は全員のルーティンが止まるので、個別の引き継ぎには向きません。ルーティンの詳細は、Claude Codeのルーティンとは？をご覧ください。

Geminiでは、何が引き継がれる？

Google Workspaceでユーザーを削除するとき、管理者が別のユーザーへ移せるのは、ドライブのファイル、カレンダー、Looker Studioのデータです。Geminiの会話やGemini Notebookのノートブックは、移行の対象として案内されていません。移さなかったデータは削除されるため、ノートブックは削除前に共有かコピーで引き継ぐ必要があります。

移せるのはドライブ・カレンダー・Looker Studioだけ

Googleの管理者ヘルプでは、ユーザーを削除するとき、特権管理者がドライブのファイル、メインのカレンダー、Looker Studio（旧データポータル）のデータを別のユーザーに移せると説明しています。そして、移さなかったデータは削除されるとあります。

削除後20日以内なら、ユーザーを復元してからデータを移すことができます。それを過ぎると、元には戻せません。

ノートブックは「コピー」で引き継ぐ

Gemini Notebook（旧NotebookLM）のノートブックは、ユーザー削除時の移行の対象として案内されていません。そのため、削除する前に、後任者へ引き継ぐ手当てが必要です。

方法は2つあります。

1つ目は、後任者とノートブックを共有しておく方法です。共有された人は、権限に応じて閲覧や編集ができます。

2つ目は、2026年8月に追加された「コピー」機能を使う方法です。後任者がノートブックをコピーすると、資料と、音声解説・学習ガイド・スライドなどの生成物が新しいノートブックに複製されます。ただし、本人とGeminiの会話の履歴と、本人が書いたメモはコピーされません。ドライブから追加した資料は、コピーする人が元のファイルを開ける場合にだけ引き継がれます。

使い方の基本は、Gemini Notebook（旧NotebookLM）完全入門で解説しています。

すぐに削除しない、という選択肢

退職者のアカウントをすぐに削除せず、一時的に「停止」する方法もあります。停止中はサービスを使えなくなりますが、データは残ります。Googleは、長期でデータを残したい場合の方法として、アーカイブユーザーのライセンスやGoogle Vaultも案内しています。

引き継ぎが終わるまでは停止にしておき、終わってから削除する。この順番にするだけで、「消してから気づいた」を防げます。

アカウントを外す前の確認を、社内の手順として整えたい方は、AIworkerのサービス資料も参考にしてください。AIの棚卸しから研修、運用の定着、業務に合わせたAIの構築までの支援内容をまとめています。

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アカウントを外す前に、何をすればいい？

外す前にやることは、本人に頼むことと、管理者が確認することの2つに分かれます。本人には、使っているAIの資産の一覧づくりと、共有・コピー・移行を頼みます。管理者は、本人名義で動く仕組みの確認と、アカウントをすぐ削除せず停止にするかの判断をします。異動や退職が決まった時点で始めるのが理想です。

引き継ぎの流れは、次のとおりです。

① 異動・退職が決まる
　↓
② 本人が、使っているAIの資産を書き出す
　↓
③ 後任者を決め、共有・コピー・移行を済ませる
　↓
④ 後任者のアカウントで、実際に動くか確かめる
　↓
⑤ 本人名義で動く仕組みを止める
　↓
⑥ アカウントを停止し、問題がなければ外す（削除する）

④の「後任者のアカウントで確かめる」を飛ばすと、共有したつもりで権限が足りなかった、ということが起こります。1日だけでも、両方がいる期間を作れると安心です。

本人に頼むこと

• 業務で使っているAIの資産（GPT、プロジェクト、ノートブック、スキル、自動実行）を一覧にする

• ChatGPTのカスタムGPTは、プラグインへの移行を済ませるか、最新の版を公開しておく

• Claudeの非公開プロジェクトを、後任者と共有する（「編集できる」で招待する）

• Claudeで共有していないスキルを、組織で共有するか、ファイルで渡す

• Geminiのノートブックを後任者と共有するか、後任者にコピーしてもらう

• マニュアルなどに貼っている会話の共有リンクを、文書に置き換える

• Claude Codeのルーティンなど自動実行の仕組みを伝え、後任者のアカウントで作り直す

管理者が確認すること

• 本人が発行したAPIキーが、社内のシステムで使われていないか確認した

• 本人が組織の唯一のオーナーになっていないか確認した

• 本人名義のGitHubやSlackへの自動投稿が、外した後も残らないか確認した

• すぐに削除せず、一時的に停止する期間を設けるか決めた

• Google Workspaceでは、ドライブ・カレンダーの移行先を決めた

• 引き継いだ内容と日付を、台帳に記録した

そもそも、属人化させないためには？

根本の対策は、最初から「共有の場所で作る」運用にすることです。部署で使うプロジェクトやGPTは、個人の持ち物ではなく部署の持ち物として作り、作成者と担当者を台帳に残します。自動実行やAPIキーも、個人名義で本番の業務を動かさないのが原則です。

退職や異動の引き継ぎで困る会社は、たいてい、日ごろから「誰が何を作ったか」が見えていません。

1,000件を超える商談データを分析した傾向では、29.0%の商談で「成功事例が横展開されない」ことが課題に挙がっていました。「ツールはあるのに、成果が個人の工夫で止まっている」という声も繰り返し出てきます。便利なGPTやプロジェクトが個人の中にとどまっている状態は、横展開の妨げになるだけでなく、その人がいなくなったときに丸ごと失うリスクでもあります。

日ごろから決めておきたいルールは、次の4つです。

• 部署の資産は共有の場所で作る：部署で使うプロジェクトやノートブックは、最初から部署のメンバーと共有する

• 作成者と担当者を台帳に残す：GPT、プロジェクト、自動実行の仕組みごとに、作った人と今の担当者を記録する

• 本番の自動化を個人名義にしない：APIキーや自動実行は、部署や管理用のアカウントで動かす

• 年に2回、棚卸しする：4月と10月など、異動の時期に合わせて台帳を見直す

台帳に残す項目は、最低限これだけで十分です。

台帳の作り方と、作った人が分からない仕組みの見つけ方は、「野良AIエージェント」とは？乱立・属人化を防ぐ棚卸しと管理台帳の作り方で詳しく解説しています。

よくある質問（FAQ）

Q. 退職者のChatGPTの会話を、上司が読むことはできますか？

画面上ではできません。OpenAIのヘルプでは、メンバーを外したときにプロジェクトやGPTの持ち主はオーナーへ移るものの、本人の会話やファイルは移らず、オーナーにも見えないと説明されています。Enterpriseでは、コンプライアンス用のAPIなど、別の仕組みで扱うことになります。

Q. Claudeで外してしまったメンバーのプロジェクトを、取り戻せますか？

同じメールアドレスで組織に加え直せば、会話・プロジェクト・スキルは元に戻ります。また、組織のプライマリーオーナーは、外したメンバーのプロジェクトと会話を書き出すことができます。ただし、Enterpriseで保持期間を設定している場合は、その期間の範囲内に限られます。

Q. Googleで削除したユーザーのGeminiのノートブックは、復元できますか？

削除後20日以内であれば、ユーザー自体を復元できます。ただし、ノートブックはユーザー削除時の移行の対象として案内されていないため、復元したうえで共有やコピーで引き継ぐ必要があります。20日を過ぎると復元できません。

Q. 異動だけで、同じ会社に残る場合も引き継ぎは必要ですか？

必要です。同じワークスペースに残る場合、アカウントは消えませんが、GPTやプロジェクトの担当が前の部署のまま残ります。前任者が異動先で忙しくなると、誰も直さないまま使われ続けます。担当者を変え、台帳を更新しておきましょう。

Q. 個人の無料アカウントで仕事のGPTやプロジェクトを作っていた場合はどうなりますか？

会社の管理画面からは、何も引き継げません。本人のアカウントなので、退職後も本人の手元に残り、会社の資料がそこに残り続けるおそれもあります。業務で使うものは会社で契約したワークスペースで作る、というルールを日ごろから徹底することが大切です。

AIを、人が入れ替わっても使い続けられる資産に｜AIworkerの支援

退職や異動のたびにAIの資産が消えてしまうのは、ツールの問題ではなく、日ごろの運用の問題です。誰が何を作り、誰が使い、誰が面倒を見ているか。これが見えていれば、引き継ぎで慌てることはぐっと減ります。

AIworkerは、社内で使われているAIの棚卸しから、共有と管理のルールづくり、研修、現場での定着、業務に合わせたAIの構築までを支援しています。配って終わりにせず、人が入れ替わっても6か月後に同じ使い方が社内に残っていることを目指しています。

AIネイティブX研修｜個人の工夫を、部署の型にする

受講者の実際の業務を題材に、ChatGPTやClaude、Geminiの使い方を手を動かして学びます。あわせて、プロジェクトやGPTを部署で共有して作る方法、作ったものを台帳に残す方法も扱います。研修後には、部署ごとの定番の使い方と、それを置く共有の場所が残ります。

AIネイティブX伴走｜引き継いでも止まらない運用をつくる

現場に入り、社内にあるGPTやプロジェクト、自動実行の仕組みを一緒に棚卸しします。そのうえで、台帳のつけ方、異動・退職時の引き継ぎ手順、年2回の見直しの流れを整えます。担当者が変わっても一覧と手順が残るので、「前任者が作ったものが誰にも分からない」状態から抜け出せます。

業務AIプロ｜個人に依存しない業務AIを作る

個人の工夫で動いていたGPTや自動化を、部署の仕組みとして作り直します。個人名義に頼らない権限の設計、ログの管理、担当者の交代を見越した作りまで含めて組み立てます。まず1つの業務で試し、効果を確かめてから横へ広げます。

「異動の前に、社内のAIの資産を一度棚卸ししたい」「退職者が作ったGPTやプロジェクトを整理したい」といった相談から受け付けています。今の利用状況と目的をうかがったうえで、研修・伴走・開発のどこから始めるかを一緒に整理します。

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著者情報

株式会社AIworker

企業の生成AI導入・人材育成・業務改善を支援しています。1,000件を超える企業商談から得た課題を基に、生成AI研修、業務AI・AIエージェント開発、現場に入る伴走支援を提供。「研修して終わり」ではなく、AIが実際の業務で使われ続ける状態づくりを重視しています。

株式会社AIworker：https://ai-worker.net/

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参考資料

• Data retention when a member is removed from a workspace｜OpenAI Help Center｜2026年9月29日確認

• Custom GPT retirement and migration FAQ｜OpenAI Help Center｜2026年9月29日確認

• Managing members in an API organization｜OpenAI Help Center｜2026年9月29日確認

• What happens to a user's data when they are removed from a Team or Enterprise organization?｜Claude Help Center｜2026年9月29日確認

• Automate work with routines｜Claude Code Docs｜2026年9月29日確認

• Delete or remove a user from your organization｜Google Workspace 管理者ヘルプ｜2026年9月29日確認

• Options to preserve former employee data｜Google Workspace 管理者ヘルプ｜2026年9月29日確認

• Make a copy of a notebook in Gemini Notebook｜Google Workspace Updates｜2026年8月17日公開

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