「即レスor時間を決めて返信」どっちが正解？

作業をしているとスマホが鳴る。内容を確認すると、どうやら急ぎの連絡ではなさそう。

信頼を得るためには、できるだけ早く返信したい。でも、ここで手を止めると、せっかく集中していた流れが途切れてしまう。

今回はクリエイターコミュニティ「なごみ」で「即レスするか、時間を決めて返信するか」をテーマにディスカッションを行いました。

参加メンバーは、駆け出しの方から、20年以上のベテランの方まで、キャリアの幅もさまざま。

それぞれの立場から語られる意見には、「なるほど…」とうなるような気づきがありました。

ディスカッションコミュニティなごみでは、クリエイターに関連したトピックスを中心にさまざまなテーマで意見を出し合っています。

（※現在、メンバー募集は行なっていません。）

今回は、ディスカッションの内容を整理しながら、自分なりに感じたことを綴っていきます。

※本イベントを含む「なごみ」のディスカッションでは、守秘義務や個人情報に配慮し、特定の個人・法人などが識別される内容は共有しておりません。

結論：「即レスは正義」ではある

表現は違えど、ディスカッションを通して、おおむね意見が一致したのがこの結論でした。

クライアントの立場からすれば、返信は早ければ早いほどありがたい。

そこに異論はありません。

でも、即レスできない場面は必ずある

とはいえ、現実にはすぐに返せないメールも存在します。

たとえば、

・お金にまつわる連絡
・ちょっと考えてから返事をしたい案件
・提案内容や見積もりについて確認が必要な場合

これらは、内容を十分に確認しないまま返信すると、かえって認識の違いにつながることもあります。

そして、他職種と兼業で活動している方にとっては、勤務中はそもそも返信できないことも問題です。

大切なのは、「一次返信」

そこで話題にあがったのが、「一次返信」です。

一次返信とは、相手からの問い合わせや依頼に対し、詳細な調査や検討の前に「まずは受け付けたこと」と「回答までの目安時間」を伝える対応。

すぐに本題を返せなくても、

「確認しました。後ほど返信します」
「21時までに改めてご連絡します」

このひと言だけでも先に送っておくことで、相手は「連絡が届いている」「対応してもらえている」と安心できます。

ライターに発注する側のメンバーからも、

という話があがりました。

しかし、ここで問題が。

仕事が立て込みすぎると、そんな一次返信後の連絡を忘れちゃうこともあるんです。

うーん。

「忘れない工夫」が、即レスのカギだった

ここで話題は、「どうやって返信を忘れないか」という工夫の話へ。

即レスを目指していても、考えごとが必要な連絡は一度後回しになりがち。

参加メンバーから出てきた返信の工夫を整理すると、こんな感じでした。

• 一度開いたメールを未読に戻す

• 紙のメモ帳やホワイトボードに書き出す

• Googleカレンダーに予定として入れておく

• 返信をひとつのタスクとして扱う

とくに印象に残ったのが、返信もタスクという言葉。

だから、見積もりを作るのと同じように、TODOに書いて潰していく。

「返信」を頭のなかで処理しようとせず、目に見える形のタスクに落とし込むこと。

シンプルですが、これがいちばん効くのかもしれません。

「よい先回り」と「悪い先回り」とは

「即レス」に関連して出たのが、「仕事の先回り」に関する話題。

返信うんぬんの前に、

仕事では「相手の意図を汲んで、先回りして動こう」という話を目にしたこともあります。

ただ、これ、やり方を間違えると、とんでもないことに。

メンバーの方（発注側）からこんな例え話が。

極端な例ですが、これはちょっと違いますよね。そこまでは聞いていない。

一方で、心地よい先回りもある。

こういう方は本当にありがたい。両者の違いはどこにあるのでしょうか。

前者は、やる気が空回りして、コミュニケーションの温度感にズレがあるように感じます。

大切なのは、「相手の段階」を踏んでいるかどうか。

確認が必要な範囲を超えて勝手に動いてしまうと、発注側の思いとズレが生じてしまいます。

こうしたさりげないひと言により、信頼が積みあがっていくのかもしれません。

即レスの本質は、「相手のペースに合わせること」

「コミュニケーションの温度感」に関して、「大切なのは、相手のペースに合わせること」といった話も。

相手が即レスタイプなら、こちらも合わせる。

相手が決まった時間にしか返さない人なら、こちらもそのリズムに合わせる。

「即レスする・しない」の二択ではなく、「相手のリズムを読む」ことだと。

必要な連絡は、早く返すことを前提として、

事前の打ち合わせの段階で、連絡がつきやすい時間や、電話派かメール派かなどは確認しておくといいかなと感じました。

キャリアステージで、戦い方は変わる

「クライアントとのやりとり」「仕事上の連絡」という視点以外でもうひとつ話題にあがったのが、そもそも、なぜ「即レス」にこだわるのかという話。

わたしは「コミュニティ内のお仕事募集」「SNS上の案件募集」など、いわゆる仕事の取り合いの場で、即レスした方が案件を持っていく場面を何度も目にしてきました。

そんな場面が続くと、「やっぱり早さがすべてなのかな」と焦ってしまうこともあったんです。

でも、あるメンバーの方はこう語っていました。

自分の価値はなんなのか。どこを目指すのか。自分の在り方とは。

これは、即レスの話を超えて、フリーランスとしての立ち位置を考えるきっかけになる視点でした。

即レスは「スキル」ではなく「工夫」でカバーできる

今回のディスカッションを通して、自分のなかでの結論はこうなりました。

即レスは、基本的には正義。

ただし、自分を削ってまで完璧にやるものではない。

すぐ返せない場面はあって当然で、そのときは「一次返信」でボールを返す。 忘れないように、タスクとして書き出す。

兼業ライターをしている身としては、なかなか「100%即レス」は難しい。

小さな工夫で、信頼を積み上げていきたいと思います。

番外編：メールは、もともと「即レス前提」の道具ではなかった

最後にこぼれ話しです。

あるメンバーの方から以下の話が語られました。

そもそもメールは即レスを前提としたツールではなかった

日本でメールが一般に使われ始めたのは、1980年代半ば以降。

つまり、電話のようにその場で相手の時間を拘束せず、お互いの都合のよいタイミングでやり取りできることが大きな利点だった。

実際、当時は字数制限もあり、通信料金も従量制。

今のように日常業務の連絡手段として気軽に使えるものではなく、電話が主役、メールはあくまで補完的な存在だったそうです。

その後、インターネットの普及によってメールは一気に身近なものへ。

常時接続で、ほぼ無料で使える。

しかもデータ添付もできる。

そうしてメールは仕事の主役になっていきました。

しかし、だからといって、即レスが必須の道具に変わったわけではない。

急ぎの用件なら電話。

記録を残したいことや、聞き間違いを防ぎたい内容ならメール。

「即レスするかしないか」ではなく、
本来は「その連絡手段に何を求めるか」の話だったのではないか。

「その内容は本当に即時性が必要なのか？」を考えるほうが本質的なのかもしれません。

他のディスカッションに興味のある方は、和みマガジン一覧からご覧ください。

▼前回のディスカッションはこちらから