クライアントに「あれ、どうなった？」と思わせないために

クライアントにそう聞かれて、ハッとした経験は誰しもあるのではないでしょうか。

作業を後回しにしていた、進めてたもののそれが相手に伝わっていなかったなど、事情はさまざまだと思います。

私もクライアントに指摘されたことがあります。その時感じたのは、自分のペースで進めることが、相手を不安にさせてしまう場合があるということです。

対応します、だけでは伝わらない

オンライン秘書の仕事をしていると、複数のタスクを同時に進めることがあります。

こちらで進めていたとしても、クライアントから見ると「今どこまで進んでいるのか」はわかりません。

正直、最初のころは「期限までに出せば大丈夫」と思っていた部分もありました。でも、少し時間があく仕事ほど、相手は心のどこかで気にしているはずです。

クライアントには、その方にしかできない仕事があります。それに集中してもらうためにも、こちらができるだけ「気にしなくていい状態」を作ることが欠かせません。

聞かれる前に、伝える

私が意識しているのは、クライアントから聞かれそうなことを先に伝えることです。

たとえば、やり取りの中で「別件になりますが、〇〇についてはご案内済みです」と添える。

1週間ほど時間をいただく作業であれば、途中で一度、「現在ここまで進んでいます。〇日頃に提出できそうです」と共有する。

たったひと言でいいんです。状況が伝われば、クライアントの頭にある気が仮が減って、他の業務に集中してもらえます。

忙しいクライアントに連絡してもいいのだろうか…。と不安になる気持ちもわかります。でも、相手に確認の手間をかけたり、「どうなっているかな？」と気にさせてしまう方が負担になることもあるんですよね。

相手の安心につながる連絡であれば、積極的に伝えていくとよいと思います。

実際にクライアントから、「頭の中にやらなければならないことがたくさんあるので、できるだけ手放したい」と伺ったことがあります。

だからこそ、聞かれる前に伝える。

簡単な連絡ですが、相手の安心をつくる大切な仕事のひとつだと感じています。

同じように、仕事の進め方に迷っている方のヒントになれば嬉しいです。

オンライン秘書としての働き方や、仕事と子育ての両立の工夫をこれからもnoteで書いていきます。

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