たった3分。ここから始まった、オンライン秘書の仕事
先日、オンライン秘書としての1日の過ごし方を書いたところ、ありがたいことに50以上ものスキをいただきました✨
その記事はこちら↓↓
予想以上の嬉しい反応をいただけた一方で、「もしかすると、オンライン秘書の仕事がハードル高く見えてしまったかも…」という感想も持ちました。
そこで今回は、私がオンライン秘書の初期に携わっていた仕事と、そこから学んだことを書いていきます！
自己紹介
オンライン秘書✕ライターの さとこです。「迅速さと丁寧さ」を大切に、法人・個人事業主の業務をお手伝いしています。SNS投稿のディレクションやコミュニティ運営サポートのほか、SEO記事の執筆・添削も。
駆け出しのころは、誰でもできる仕事から
私が最初にやっていたのは、
・撮影スタジオの予約手配
・ヘアメイクさんとの日程調整
でした。
クライアントから指定された日時に合わせて、スタジオに電話をして予約をする。ヘアメイクさんにメッセージを送り、スケジュールが空いているか確認する。というシンプルな業務でした。
どちらも作業としては、ほんの数分の仕事です。それでも、クライアントがそのひと手間から解放されること。その分、クライアントにしかできない仕事に集中してもらえること。
何より、私に仕事をお任せいただけることが嬉しかったです。
うまくいかないことも…
とはいえ、ほんの数分の予約手配も、毎回スムーズにいくわけではありません。
たとえば、希望していた日時がすでに埋まっている場合。
最初のころの私は、
予約が埋まっていて、取れませんでした。いかがいたしましょうか。
と、そのまま事実を報告することしかできませんでした。
その時のクライアントからの返答は、
・ほかの系列店で空いているスタジオはないですか？
・その予約は本予約？それとも仮予約？
・仮予約なら、こちらも取れる可能性があるか、確認してください。
と、次にどう動けばいいかを教えてもらいました。
その経験から、
✔ 予約が取れない時は、予約可能な時間帯やほかの店舗の空き状況を確認する
✔ 仮予約かどうかも確認する
✔ 難しい場合は、その理由とあわせて報告する
と、少しずつ先回りして動けるようになっていきました。
一度の電話でここまで確認できると、やり取りがぐっと減ります。クライアントにとっても私にとっても、負担が少なくなることにも気づきました。
経験しながら、覚えていく
今振り返ると、最初はできることが限られていました。ですが、仕事を進めながらできることた増えていった感覚です。
オンライン秘書の仕事は、「今、自分ができることから始めていく仕事」だと思っています。最初はシンプルな業務でも、
・クライアントの負担を減らすには、どうすればいいか？
・代わりにできることはないか？
と考えること。そしてクライアントとのやり取りで学んだことを実践していくことで、少しずつ対応できる幅が広がっていきます。
「自分にできるかな…」と感じている方がいたら、最初から完璧じゃなくても大丈夫です！
ほんの数分のことでも、クライアントから「『○○をしなきゃ』と頭の中にあったことを手放せてありがたい」と言っていただいたこともありました。
特別なことでなくても、ひとつずつ見つけてやっていけばいいのです。
私も、今でも「何ができるかな？」と日々問いながら、積み重ねているところです。
オンライン秘書の仕事の始め方や、日々の業務で感じたことを今後もnoteで書いていきます！
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オンライン秘書は、こんな風に始めるのだなと知ってもらえたら嬉しいです。
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この記事を書いた人：さとこ／オンライン秘書×ライター
事務歴16年。「あなたにしかできない仕事」に集中できる時間をつくります🌿迅速＆丁寧さが強み👐SNS投稿ディレクション・コミュニティ運営・資料作成・メルマガ・SEO記事の執筆編集も。記事執筆・編集実績500件以上。
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