【山梨】地方の会社に、AIは本当に必要なのか（第2回）｜導入が進む会社は、まず仕事を言葉にしている
株式会社AXISTA 代表 仁科幸大（山梨県商工会連合会 登録講師）
この記事の要点
山梨の会社でAI導入がうまく進むかどうかは、AIを入れる前に自社の仕事を棚卸しし、言葉にしたかどうかで決まります。
見積なら問い合わせ、過去案件探し、金額の算出、社長の確認、送付の工程に分けます。判断の理由まで聞き取ると、AIに任せる所と人が決める所の境目が見えます。
始めるのは一つの部門の一つの業務からです。小さな成果は社内に広がり、横のつながりが強い山梨では周りの会社にも伝わっていきます。
第1回では、地方の会社でAIが進まない5つの理由を書きました。周りがまだやっていない。目の前の仕事でいっぱいいっぱい。誰に頼めば良いか分からない。何からどこまでできるか分からない。そして費用対効果が見えない。
AIが要らない会社は無い。ただいつどこで勝負をかけるかは会社ごとに違います。東京でAIの導入が実際に進んでいる会社と弊社の支援先には、はっきりとした共通点がありました。第2回では、その共通点から「どこで」の決め方を書きます。
AI導入がうまく進む会社は、最初に何をしているのか
東京の会社も最初から使いこなせていた訳ではありません。うまく進んだ会社が最初にやっていたのは、AIを入れることではありませんでした。自社の仕事を徹底的に棚卸しし、言葉にすることです。
手元の作業から、仕事の流れへ
メールの返信文を作らせる。議事録をまとめさせる。手元の作業をAIで軽くするだけなら今日からでもできます。それ自体は悪いことではありません。
ただ、見積を受けてから返すまでの時間を本気で縮めたいなら、仕事そのものを一度解きほぐす必要があります。うまく進んだ会社は週に何度も現場に通い、仕事を一つずつ棚卸ししていました。手間はかかります。それでもここを飛ばした会社で、うまくいった例を私は知りません。
仕事を、工程に分ける
例えば見積の仕事を棚卸しすると次のように分かれます。
① 問い合わせを受ける｜営業
② 過去の似た案件を探す｜営業・サーバーを手で探して20分
③ 材料費と作業時間から金額を出す｜営業・Excelで30分
④ 社長に確認する｜作業は10分、不在なら翌日まで待つ
⑤ 見積書を作って送る｜事務・10分
誰が、何を見て、月に何回、1回に何分かけているか。ここまで書き出して初めて、普段「見積」の一言で片づけている仕事が5つの工程でできていることが見えてきます。そして返答が遅れる原因は、②の探す手間と④の社長を待つ時間だということも。
判断の理由を、言葉にする
棚卸しで一番手間がかかり、一番価値があるのが③と④のような「判断」の部分です。ここは担当者や社長の頭の中にしかありません。だから実際の案件を一つずつ机に並べて質問していきます。
なぜこの案件は、いつもより高くしたのですか。
どんな時は社長に確認して、どんな時は担当者だけで決めますか。
値引きをしない相手はどんな会社ですか。
急ぎの依頼にはいくら上乗せしますか。
最初に返ってくる答えは「なんとなく」「長年の勘で」です。それでも案件を変えて何度も聞いていくと、「この材料の時は相場が動くから高めにしている」「付き合いの長い会社には端数を切る」といった基準と例外が少しずつ言葉になって出てきます。社長が「言われてみれば、いつもそうしている」と自分で驚く場面も珍しくありません。
これが言語化です。頭の中にあった判断が言葉になって初めて、AIに任せられる部分と任せられない部分の境目が見えてきます。
3つに分けてから、取り掛かる
言葉にできたら工程を3つに仕分けます。見積の例ならこうなります。
② 似た案件を探す｜すぐにAIに任せる
③ 金額のたたき台を作る｜AIが案を出し、人が確認しながら少しずつ任せる
④ 金額を決める｜最後まで人が決裁する
始める前に、どこまでAIに任せて誰が最後に確認するかを決めておきます。ここを曖昧にしたまま始めると、任せてはいけない所までAIに委ねてしまうか、逆にAIで済む所まで人が抱え込むか、どちらかになります。
AI導入は、どの部門から始めれば良いのか
全社で一斉に始めようとすると、あれもこれもと話が広がってどれも中途半端に終わります。うまく進んだ会社は一つの部門の一つの業務に絞っていました。営業の見積だけ。総務の給与チェックだけ。
範囲が狭ければ効果も一つの数字に収まります。第1回で書いた「KPIが分散する」問題も起きにくい。見積なら、1件に何分かかったか返答まで何日かかったかを、始める前と後で比べれば済みます。
見積が早く返せると、次に任せたい仕事が出てくる
一つの部門で目に見える成果が出ると社内の空気が変わります。「AIって、うちの仕事でも使えるんだ」。この実感は他の部署にも伝わっていきます。
見積が早くなったことを一度体験した社員は、次に任せられる仕事を自分で探し始めます。広げていく過程で社員がAIを使いこなす力も自然と育っていく。研修で教えるより、自分の仕事が楽になった経験の方がはるかに人を動かします。
これは地方の会社でも同じです。むしろ地方では一社の小さな成果がすぐに周りへ伝わります。第1回で一番大きな理由に挙げた「周りがまだやっていない」は、裏を返せば、最初の一社になれば周りが後に続くということでもあります。
第3回は、産業革命とインターネットの話
一部の会社の試みがやがて地域の当たり前になっていく。この流れは過去にも2度ありました。電気が工場に入った産業革命の時代と、インターネットが会社に入った時代です。
そして2度とも、新しい技術をただ導入しただけの会社は期待したほど変わりませんでした。変わったのは、仕事の流れそのものを作り直した会社です。今日書いた棚卸しと言語化はその作り直しの最初の作業にあたります。
第3回「産業革命とインターネットで起きたことが、いまAIで起きている」では、その歴史から、今AIで起きていることと、山梨の会社が何を変えて何を人の手に残すべきかを書いています。
よくある質問
Q. AI導入の前に、社内で何を準備すれば良いですか？
自社の仕事の棚卸しです。一つの仕事を工程に分け、誰が何を見て、月に何回、1回に何分かけているかを書き出します。そのうえで社長や担当者の判断の理由を、実際の案件を一つずつ見ながら聞き取ります。
Q. AIに任せる仕事と人が決める仕事は、どう分ければ良いですか？
工程ごとに3つに仕分けます。すぐにAIに任せる所、AIが案を出して人が確認しながら少しずつ任せる所、最後まで人が決める所です。見積なら、似た案件探しはAI、金額のたたき台はAIと人、金額の決定は人が受け持ちます。
Q. 山梨で、仕事の棚卸しから手伝ってくれる会社はありますか？
株式会社AXISTA（アクシスタ）は山梨県甲府市を拠点に、山梨の会社に足を運び、社長や現場の方と一緒に仕事の棚卸しと言語化から支援しています。初回は30分の無料相談（オンライン）で、AIに任せられそうな仕事と最初の一手を一緒に整理します。
山梨の会社の、AI導入の一手目を一緒に考えます
弊社は山梨を中心に、地方の会社のAI導入を支援しています。毎週のように県内の会社に足を運び、社長や現場の方と一緒に仕事の中身を見ながら、AIに任せる仕事と人に残す仕事を整理しています。
「うちの場合は、どの仕事から棚卸しすれば良いのか」
「社長の頭の中にある判断を、どう言葉にすれば良いのか」
そうした段階からのご相談も歓迎です。
無料の個別相談（30分・オンライン）
貴社の業務の中で時間がかかっている所を伺い、AIに任せられそうな仕事と、最初の一手を一緒に整理します。
株式会社AXISTA（アクシスタ）について
山梨県甲府市を拠点に、中小企業・商工会・自治体向けのAI研修と、導入後の伴走支援を行っています。代表の仁科幸大は山梨県商工会連合会の登録講師として、年内に県内8つの商工会・商工会議所でAIセミナー・研修を担当します（実施済みを含む）。支援先は山梨を中心に、東京、長野、静岡にもあります。
公式サイト axista.co.jp
お問い合わせ nishina@axista.co.jp
