AIを導入したのに、なぜ忙しいままなのか
毎月、月末が近づくと、同じメールを書いていました。
お世話になっております。
今月分の請求書のご提出が、まだのようでして……
お客さんの代わりに、まだ請求書を出していない取引先を探して、1社ずつ連絡する。
翌月も、その次の月も、ほとんど同じ相手に、ほとんど同じ文面で。
ある月、ふと思いました。
「これ、僕らが代わりにやる意味、本当にあるのかな」
人事やバックオフィスのお仕事をされている方なら、こういう「毎月、同じことをくり返している作業」に、ひとつは心当たりがあるかもしれません。
はじめましての方も、前の note を読んでくださった方も。
改めて、自己紹介させてください。
HR COMPANY（HRC）の下通 魁斗（しもどおり かいと）です。
いまは、人事やバックオフィスの「業務の見直し」と、「BPO（業務の外部委託）」をやっています。
AIや自動化の仕組みを使うこともあれば、人が手を動かすこともあります。
HRCは今年の5月から、ADTANKグループの一員になりました。
AIとマーケティングで企業の経営を支える会社のグループで、そのなかで「人事」を担っています。
僕たちの仕事を、ひとことで言うと、こうです。
何を仕組みにして、何を人に残すか。その線を、一緒に引く。
「全部をAIで自動化します」ではありません。
仕組みにしたほうがいい仕事と、人がやったほうがいい仕事を見極めて、それぞれに合った形をつくる。
そこが、僕たちの仕事の中心です。
去年の年末に書いた自己紹介では、飛騨高山で育って、東京で広告をやって、お店を開いて、売却して……という、僕のこれまでを書きました。
今年の1月には、「隣のエイジムさん」という営業事務の代行サービスを紹介しました。
あれから1年たたないうちに、やっていることが、だいぶ変わりました。
この note には、
なぜ、変えたのか
いま、具体的に何をしているのか
なぜ、僕たちに頼んでいただけるのか
どんな方とつながりたいのか
を、できるだけ正直に書きました。
少し長いですが、お付き合いいただけたらうれしいです。
なぜ、やっていることを変えたのか
代わりにやるほど、気づいたこと
「隣のエイジムさん」では、営業の隣にある仕事を、まるごと引き受けていました。
見積、請求、入力、日程調整、リマインド。
喜んでいただけることも多くて、やりがいもありました。
でも、いろんな会社の仕事を代わりにやるほど、気になることが出てきました。
ひとつは、毎月まったく同じ作業を、僕らが代わりにくり返しているだけのものがあること。
冒頭の請求書の催促が、まさにそれです。
お客さんの手は空きます。でも、仕事そのものは減っていません。
やる人が、お客さんから僕らに変わっただけです。
もうひとつは、お客さんに一番喜ばれたのが、作業そのものより「整えたこと」だったこと。
依頼の出し方を決める
情報の置き場を決める
よくある作業をテンプレートにする
前の note では、こう書いていました。
依頼の出し方、情報の置き場、よくある作業のテンプレ化や地味なところを整えるだけで、営業の動きって一気に軽くなります。
本当に、そのとおりでした。
しかも、そうやって整えた仕事ほど、実は人がやらなくても回せそうでした。
そして、僕にはどうしても引っかかることがありました。
お店をやっていたころ、一番怖かったのは、人が抜けた瞬間に売上が落ちることでした。
人で埋める形は、人が抜けると止まります。
代わりにやる人を増やすだけでは、結局、同じ形をつくっているんじゃないか。
そう思っていたところに、AIが一気に変わりました。
今年に入って、AIエージェント（指示すると、いくつかの作業を続けてこなしてくれるAI）が、現場で本当に使えるところまで来ました。
「整えた仕事を、仕組みに任せる」が、小さな会社でも現実的にできるようになったんです。
そこで、進め方の順番を変えることにしました。
まず、仕事を分ける。仕組みで回る所は、仕組みに。人の手がいる所は、BPOとして人が持つ。
BPOをやめたわけではありません。
人がやるべき所に、ちゃんと人を置けるようにした、という感じです。
「人を増やす」は、どんどん難しくなっている
世の中のほうも、動いています。
10月7日に帝国データバンクが出した調査では、「人手不足倒産」が、2026年度の上半期（4〜9月）だけで225件ありました。
人が採れない、辞めてしまう、人件費が払えない。そうした「人」の問題が原因の倒産です。
年度の上半期としては、4年連続で過去最多です。
今年度の最低賃金も、全国の平均で1,177円になりました。前の年より56円上がっています。
採るのが難しい。採れても、前より高い。
やっと採れた人が辞めると、仕事が一気に回らなくなる。
お店で味わった「人が抜けると止まる」が、今、いろんな会社で起きているんだと思います。
AIで「速く」はなった。でも、忙しさは変わらない
じゃあ、AIを入れればいいのか。
僕も、AIは大きな味方だと思っています。
ただ、ちょっと気になる数字があります。
パーソル総合研究所が今年2月に出した、働く人およそ2万人への調査です。
生成AIを使った仕事は、かかる時間が平均で16.7%短くなっていました。
ところが、AIを使っている人のうち、実際に「仕事の時間が減った」人は25.4%だけ。4人に1人です。
浮いた時間も、またすぐ「いつもの仕事」で埋まっていました。
1つ1つの作業は、速くなった。
でも、仕事の量は減っていない。
速く走れるようになっても、ベルトの上の紙が減らなければ、ずっと走り続けることになります。
これ、エイジムのころに僕が感じたことと、まったく同じ形です。
人が代わりにやっても、AIで速くしても、仕事そのものを分けて見直さないかぎり、忙しさは残ります。
いま、やっていること
速くする前に、「分ける」
だから僕たちは、AIを入れる前に、まず仕事を分けます。
人事やバックオフィスの仕事には、2つの種類が混ざっています。
ひとつは、決まった手順でくり返す仕事。
書類の回収、提出状況の確認、決まった日のお知らせ、転記、集計など。
もうひとつは、人が判断する仕事。
休職中の人をどう扱うか。名前が合わない回答を、誰に確認してもらうか。この評価は、誰に見せていいのか。
ある調査では、大きな会社の人事の仕事時間のうち、決まった手順でこなす仕事が52.5%を占めていました（ゴウリカ「業務時間の使い方と生産性に関する調査」2026年1月）。
小さな会社ほど、これが1人の担当者に集まりがちです。
この2つが混ざったままAIを入れても、「全部を、少しずつ速く」するだけになります。
仕組みに任せる所
人が判断する所
ここに線が引けると、「何から変えればいいか」が見えてきます。
「仕組みにしない」と決めるのも、僕たちの仕事
ここは、いちばん誤解されたくないところです。
僕たちは、「なんでも仕組みにします」という会社ではありません。
業務を一つずつ見ていくと、その仕事の「持ち方」は、大きく4つから選べます。
どれにするかは、
どれくらいの頻度でくり返すか
どれくらい手間が減るか
例外を分けやすいか
社内で確かめるべきルールがあるか
を見て、一緒に決めます。
だから、「これは仕組みにしないほうがいいですよ」とお伝えすることもあります。
例外が多すぎて、仕組みにしても結局ぜんぶ人が確かめることになる。
月に1回、10分で終わる作業に、大きなお金をかけて仕組みをつくる。
それでは、お客さんのためになりません。
仕組みをつくる会社なのに、「つくらない」を提案する。
変に聞こえるかもしれませんが、そこに口を出すのが、コンサルタントとしての僕たちの役目だと思っています。
例えば、毎月の書類回収
仕組みにすると決まった業務は、どう変わるのか。
いちばん分かりやすいのが、書類の回収です。冒頭の請求書の催促と、まったく同じ形をしています。
たとえば、毎月の勤怠表の回収。
これまでは、こんな一覧を目で追いながら、1人ずつ確かめていました。
人が目で見て確かめていた（テスト用のデータです）
「済み」「ok」「〇」と書き方もバラバラ。名前が違うのか、再提出なのかも、見ただけでは分かりません。
今のやり方を分けてみると、こうなります。
仕組みに任せられること
名簿と提出物の照らし合わせ
未提出の人の一覧づくり
未提出の人への、決まった日のお知らせ
人が判断すること
名前が一致しない人の扱い
休職中・産休中など、個別の事情
これを、こう組み替えます。
提出済みの人・対象外の人には、そもそも送らない
未提出の人にだけ、決めた日時・決めた文面で、自動で届く
名前が合わない、判定できない。そういうものは自動で送らず、人事に戻す
人事の方が見るのは、「全員分」から「例外だけ」に変わります。
人が見るのは「要確認」だけ（テスト用のデータで、実際に動かした画面です）
未提出の人には自動で催促が届き、休職中などの対象外の人には送られない。
名前が合わないものだけが「要確認」として、人事に戻ってきます。
締め日の朝に手でやっていたことが、朝9時には、もう終わっている。
100人くらいの会社を想定したモデルでは、毎月およそ3時間かかっていた作業が、30分ほどになる計算です。
「迷ったら、人に戻す」を、最初から入れる
仕組みにすると決めた業務でも、全部を自動にはしません。
名簿では「山田太郎」。
フォームの回答では「山田 太郎」。
人が見れば、同じ人です。
でも仕組みは、平気で「別の人」だと判断します。
ここで無理に自動で送ってしまうと、ちゃんと出した人に催促が届く。
休職中の人に、「まだですか」が届く。
小さなことに見えますが、人事にとっては、社員からの信頼に関わることです。
だから、仕組みをつくる前に、この3つを決めます。
誰に送るか：提出済みの人、対象外の人をどう扱うか
迷ったら、どうするか：自動で送らず、確認の一覧に入れる
誰が見て、直せるか：たとえば、評価の点数は評価者と本人だけが見られる
送る・送らない。見せる・見せない。迷ったら、誰に戻すか。
仕組みが迷ったら、送らずに止まって、人に聞く。
その「止まる場所」を、最初から決めておくということです。
AIエージェントは「下書き係」として
AIの使い方も、同じ考え方です。
ある中古買取の会社では、賞与評価の流れを、ひとつにつなぎました。
社員と上司が、フォームで評価を入れる。
名前を照らし合わせて、一人ひとりのシートに入る。名前が合わない回答は、人に戻る。
点数は、自動で集計される。
そして、ボタンを1つ押すと、AIが評価コメントの案をつくる。
ポイントは、AIが書くのは「案」までということです。
評価の中身を決めるのは、人です。
任せる範囲を決めないままAIを入れると、確認の手間がかえって増えます。
「下書きはAI、決めるのは人」。
今のところ、この分け方がいちばんうまく回っています。
なぜ、僕たちなのか
ここまで読んで、「考え方は分かった。でも、なぜHRCに？」と思われたかもしれません。
理由は、4つあります。
何を仕組みにするか、から一緒に決められる
人事の現場を知っている
仕組みも、人（BPO）も、ひとつのチームで持っている
ADTANKグループの「デジブレ」の分析力がある
1つめは、ここまで書いてきたとおりです。残りの3つを、順にお話しします。
人事の実務家が、設計を見ている
代表の髙山は、イオングループの人事で約10年、採用・育成・労務・制度づくりを横断して担当してきました。
グループ内のエンゲージメント（社員の働きがい）の順位を、17位から1位に上げたこともある、人事の実務家です。
前の note にも書いたとおり、もともとは飲み友達で、僕をコンサルの道に誘ってくれた人でもあります。
僕たちがつくる仕組みは、すべて代表が設計を見ています。
さっきの「休職中の人には送らない」「評価の点数は本人と評価者だけ」のような線引きは、人事の現場を知らないと、なかなか最初から設計に入れられません。
人事の会社だからこそ、ここで間違えない。正直、いちばん自信があるところです。
仕組みも人も持っているから、どちらかに寄せない
仕組みをつくるだけの会社は、どうしても仕組みをつくる提案になりがちです。
人を出すだけの会社は、人を出す提案になりがちです。
僕たちは、仕組みも、BPOとしての人の手も、両方を持っています。
だから、「お客さんにとって、どちらがいいか」だけで決められます。
しかも、どちらも実際に動いています。
提出物の未提出リマインド：出していない人にだけ、期限と提出先が届く。請求書の回収で動いています
月別・部署別フォルダの自動作成：毎月、部署ごとの保存先が、見られる人の設定つきでできあがる
請求書まわりのAI活用：ADTANKグループの実際の業務で使っています
フォーム営業の自動化：企業リスト → 文面 → 送信 → 反応の記録 → 一覧まで。HRC自身の営業で使っています
冒頭の「毎月の請求書の催促」も、今は仕組みが、出していない相手にだけ送っています。
人の手のほうでは、大手通信系の会社の健診業務を、1＋5名の体制で運営しています。
現場を回しながら、業務の見直しから定着までを支えています。
デジブレの「分析の目」を、BPOにも
そして今年5月、HRCはADTANKグループに加わりました。
ADTANKは1992年に設立された会社で、独自のAIと、約6,000人の実行メンバーのネットワークを持ち、経営やマーケティングの実行を支えています。
グループには、販促、PR、地域の産業支援など、それぞれの専門を持つ5つの会社が集まっていて、HRCはそこで「人事」を担っています。
グループに入って、いちばん大きかったのが「デジブレ」です。
デジブレは、ADTANKがつくった「経営直結型のAIエージェント」です。
人事やマーケティングなどの分野ごとに、会社の今の状態を、データと専門家の知見で分析する。
そして、どこに伸ばせる余地があるか、何から手をつけるべきかを、優先順位つきで見える化します。
ベテランの「判断のコツ」を言葉にして、会社に残すしくみとして、特許も出願中です。
お店をやっていたころの僕に、一番ほしかったものかもしれません（笑）
正直に言うと、BPOのご依頼で、毎回デジブレを使うわけではありません。
でも、「分析して、優先順位をつけて、実行につなげる」という考え方と道具を、グループの中で日々使えることが、僕たちのBPOを大きく変えています。
BPOは、多くの場合、「頼まれた業務を、そのまま引き受ける」ところから始まります。
僕たちは、引き受ける前に、「この業務は、そもそもどう持つのがいいか」を、根拠をもって一緒に見られます。
引き受けたあとも、仕組みに移せる所はないか、やめられる所はないかを、見続けられます。
お客さんにとっては、「外に出したら、出しっぱなし」にならないということです。
ここは、ほかのBPOの会社には、なかなかマネできないところだと思っています。
さらに、すぐに使える仕組みの型を、AIエージェントを含めて180種類以上そろえています。
ゼロからつくるのではなく、必要な型を選んで、会社のルールに合わせて組み合わせる。
だから、小さく、早く始められます。
実は、このアカウントも同じやり方で動いています
ここからは、もう少し自分の話を。
X や Threads で毎日出している投稿。
実はあれも、仕組みでつくっています。
毎朝、AIエージェントがその日のAIやBPOのニュースを調べて、投稿の下書きを書く。
お昼の13時に、Slackへ1回だけ、まとめて届く。
僕はそれを見て、直したり、出すのをやめたりする。
ここでも、「下書きは仕組み、出すかどうかを決めるのは人」です。
かけている費用は、月2,000円くらいです。
……と書くとスマートですが、最初からうまくいったわけではありません。
最初のころ、AIの下書きは毎回「水曜の夜、お疲れさまです」みたいなあいさつで始まっていました。
「ちょっと今日はこんな話を」という前置きも、毎回。
1本ずつ見ると、悪くない。
でも並べてみると、どう見ても機械が書いた感じになる。
なので、「人が毎日書いているように」をルールとして足しました。
最近の書き出しと締めを毎回見比べて、同じ形をくり返さないようにしています。
10月の終わりには、AIを動かすための鍵が使えなくなっていて、何日か、下書きがつくられないまま止まっていました。
しかも、エラーの知らせが分かりにくくて、気づくのが遅れました。
ここで、改めて思いました。
仕組みは、止まる。
だから、「止まったときに、人がすぐ気づけて、何をすればいいか分かる」ところまでが、仕組みなんだと。
今は止まったら、何をすればいいかが日本語で届くようにしています。
お客さんに提案していることを、自分でも毎日やってみて、毎日つまずいています。
その分、「仕組みがどこで止まりやすいか」は、身をもって分かってきました。
浮いた時間で、「人」に向き合う
さっきのパーソル総合研究所の調査には、続きがあります。
浮いた時間を何に使うかを先に決めておかないと、またいつもの仕事に埋もれてしまう、という指摘です。
僕も、本当にそう思います。
書類の催促から解放された時間で、社員と面談する。
候補者への返信を仕組みに任せて、本当に話すべき人に電話する。
エイジムさんのころ、「営業が売る時間を取り戻す」と書きました。
いま取り戻したいのは、人事やバックオフィスの方が「人」に向き合う時間です。
作業は仕組みに、判断は人に。
その分け方を一緒に決めて、時間を取り戻す。それが、僕たちの仕事だと思っています。
もし、一緒にやるなら
進め方
もし「うちも、ちょっと見てほしい」と思っていただけたら、こんな順番で進めます。
初回のご面談（60分・デモつき）：困りごとを伺って、実際に動く仕組みをお見せします
業務の見える化（約2週間）：手順・例外・かかっている時間を整理して、何を仕組みにして、何を人に残すかを決めます
ご提案・ご判断：業務マップとお見積もりを見て、進めるかどうかを決めていただけます
導入・定着（3か月）：つくって、試して、直し方まで引き継ぎます
いきなり大きく変える必要はありません。
まずは1つの業務から、で大丈夫です。
見える化の結果、「仕組みにするより、人に任せたほうがいい」となれば、BPOとして実務ごとお手伝いすることもできます。
こんな方と、つながりたいです
毎月、同じ確認や催促をくり返している、人事・バックオフィスの方
「人を増やすか、仕組みで何とかするか」で迷っている、経営者の方
一緒に組めそうな、BPOやAIの事業者の方
「この業務って、仕組みにしたほうがいいですか？」くらいの、軽いご相談でもうれしいです。
X か Threads の DM、またはメールで、声をかけていただけたら、とても励みになります。
Mail：kaito.shimodori@hrcompany.co.jp
最後に
全部を、一気に変えなくていい。
全部を、仕組みにしなくていい。
くり返している作業をひとつ見つけて、「ここは仕組み」「ここは人」と線を引く。
それだけで、毎月の時間は、少しずつ戻ってきます。
この note を読んで、「そういえば、うちのあの作業……」と、ひとつでも思い浮かんだなら。
たぶん、そこが最初の一歩です。
その線を引くところから、一緒にやらせてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
HR COMPANY株式会社 BPO事業責任者 下通 魁斗
