なぜウチはZoomをやめられないのか？ ツール統一を阻む「個別最適」の壁ともがき
「生産性を上げよう！」 「無駄なコストは削減しよう！」
会社を良くするために、誰もが口にする正論です。私たちも、AI活用やDX推進を通じて、まさにこの課題に取り組んでいます。しかし、その道筋は驚くほど険しい。特に、「ツールの統一・集約」という、一見シンプルに見えるテーマで、今、私たちは大きな壁にぶつかっています。
「いや、正直なかなかむずいよね…進まん…」
今回は、そんな私たちのリアルな「もがき」について、包み隠さずお話ししたいと思います。これは、ただの愚痴ではありません。きっと、同じように「なぜ、こんな簡単なことが進まないんだ！」と、もどかしさを感じている多くの中小企業の推進担当者の方々に、「うちだけじゃないんだな」と、少しでも共感していただけるのではないか、という思いからです。
我が社のWeb会議ツール三国志（Meet vs Teams vs Zoom）
私たちの会社が抱える課題を象徴しているのが、Web会議ツールです。皆さんの会社では、Web会議ツール、いくつ契約していますか？
驚かれるかもしれませんが、私たちの会社では現在、
Google Meet (Google Workspace契約に付帯)
Microsoft Teams (Microsoft 365契約に付帯)
Zoom (単体で有料契約)
なんと、3つものWeb会議ツールが併用されている状況なのです。
「便利だから」という理由で、いつの間にかツールが増えていく。中小企業あるあるかもしれません。しかし、冷静に考えれば、これは非常にもったいない。特にZoomのライセンス費用は、決して安くありません。これを整理するだけで、年間で数百万円単位の経費が削減できる計算です。
理想は「Google Meet」への統一、その理由は…
私たち推進チームが目指しているのは、「Google Meetへの一本化」です。
なぜなら、私たちの業務基盤はGoogle Workspaceが中心だからです。Gmailでやり取りし、Googleカレンダーで予定を組み、今後はGoogle Driveでのファイル管理を強化していこうとしています。
ここにGoogle Meetが加われば、
会議の録画データは、自動でGoogle Driveに保存される。
Geminiによる文字起こしや要約も、シームレスに連携できる。
「あの会議のファイルどこだっけ？」となっても、Google Driveから横断的に検索できる。
これらの情報を社内でオープンにすれば、誰がどんな活動をしているのか、透明性も上がる。
生産性の向上、情報資産の一元化、そしてコスト削減。まさに一石三鳥です。この方針は経営会議にも提案し、「それでいこう」と、会社としての方針は決まりました。
…しかし、現実は、そう簡単には動きませんでした。
会議で決まっても、現場はZoomを使い続ける
社内会議こそ、少しずつGoogle Meetに移行しつつありますが、特に営業部門が、お客様との商談で相変わらずZoomを使い続けているのです。
もちろん、お客様から「Teamsでお願いします」と指定されるケースはあります。企業のセキュリティポリシー上、Teamsしか使えない、という事情があるからです。これは仕方がありません。
しかし、「Zoomでお願いします」と指定してくるお客様は、正直、ほとんどいません。つまり、こちらからGoogle MeetのURLを送っても、何の問題もないはずなのです。なのに、なぜか、慣れたZoomを使い続けてしまう。
現場の言い分は、こうです。
「Zoomの方が、通信が安定している気がする」 「画面共有の仕方が、Zoomの方が慣れている」
もちろん、ツールとしての優位性がZoomに全くないわけではないでしょう。UIの使いやすさや、通信の安定性など、細かい差はあるかもしれません。しかし、それが「商談の成果を左右するほどのクリティカルな差か？」と問われれば、決してそうではない、と私たちは考えています。実際に、他社から営業を受ける際にGoogle Meetが使われることも、今や当たり前の光景です。
結局のところ、これは「個別最適化」という名の、変化への抵抗なのです。
この構図、どこにでもある。「個別最適」の罠
そして、この「全体で考えれば非効率なのに、個人の慣れや好みで変わらない」という構図は、Web会議ツールに限りません。
生成AIツール: 私たちはGoogle Workspaceをメインにしているので、Geminiの活用を推進しています。しかし、一部では「ChatGPTの方が使い慣れているから」という理由で、会社で契約しているChatGPTの有料プランを使い続けるメンバーがいます。本当にGeminiではできない高度なことをしているならまだしも、実態はそうでもない。この重複契約も、本当は止めたいのです。
チャットツール: 社内の情報共有は、Slackが中心です。これもGoogle Chatに移行できれば、情報が一元化できるのですが、過去の膨大な情報資産の移行コストや、社外との連携におけるSlackの利便性を理由に、切り替えられていません。
全体最適を目指して方針を示しても、現場はそれぞれの「慣れ」や「好み」という個別最適を優先してしまう。このギャップを埋めることの難しさを、日々痛感しています。
推進担当者のリアルな叫び：「なんでここまで…」
推進担当者として、この状況は本当にもどかしいです。
「会社全体で考えたら、こっちの方が絶対に効率的で、コストも下がって、みんながハッピーになるのに、なんで分かってくれないんだ！」 「なんで、ここまでお膳立てして、メリットを説明しないと動いてくれないんだよ…」
そんな、怒りに近い感情が湧き上がってくることも、正直あります。
しかし、一方で、私たち推進チームも、専任ではありません。私自身、複数のプロジェクトを抱え、マネジメント業務もこなす中で、この「ツール統一」というテーマだけにフルコミットすることはできません。強力な推進力を持って、トップダウンで強制的に進めるだけのリソースも権限もない。そのジレンマも、また苦しいのです。
どうすればいいのか？ 答えのない「もがき」の中で
結局のところ、問題の根源にあるのは、「変化したくない」という、人間の根源的な感情なのかもしれません。
頭では「変えるべきだ」と分かっていても、慣れ親しんだやり方を変えることには、エネルギーが必要です。その手間をかけるくらいなら、現状維持の方が楽だ、と感じてしまう。
その気持ちをどう乗り越え、「変わることのメリット」を、面倒くささを上回るほど魅力的に感じてもらい、納得感を持ってもらうか。それが、この問題の核心なのだと思います。
…と、頭では分かっているのですが、じゃあ具体的にどうすればいいのか、という問いに対して、私たちもまだ明確な答えを見つけられていません。
中小企業の仲間たちへ：あなただけじゃない
今回は、私たちの社内の、少し恥ずかしいような、リアルな「もがき」を共有させていただきました。
もし、この記事を読んで、「ああ、うちの会社と全く同じだ…」と感じてくれた方がいたら、ぜひ伝えたいです。その悩み、そのもどかしさは、決してあなただけのものではありません。
きっと、日本中の中小企業で、たくさんの推進担当者が、同じように「全体最適」と「個別最適」の狭間で、日々奮闘しているはずです。
私たちは、そんな皆さんと、悩みを共有し、知恵を出し合い、時には愚痴を言い合いながら、連携していきたいと本気で思っています。もし、皆さんの会社の事例や、この記事への感想などがあれば、ぜひコメントで教えてください。また、「うちの悩みも聞いてほしい！」という方がいらっしゃれば、今後、そうした交流の機会も作っていきたいと考えています。
AI活用、DX推進の道は、決して楽ではありません。でも、一人で抱え込まず、繋がることで、見えてくる景色もあるはずです。一緒に、この「もがき」を乗り越えていきましょう。
