議事録作成、最適解は一つじゃなかった。3ヶ月後のリアルな業務フローとプロンプト全公開
『続・AI議事録術。Google Meetだけでは無理だった… 私の「ハイブリッド業務フロー」と“コピペで使える”神プロンプト』
3ヶ月ほど前、私は「議事録作成の最適解は、Google MeetとGeminiの組み合わせだ！」という記事を書きました。
Googleカレンダーからシームレスに会議を設定し、会議が終わればGeminiが生成した要約が自動で参加者に共有される。この手軽さとスピード感は革命的で、今でも社内のちょっとした打ち合わせや1on1など、「ガッツリとした議事録までは不要」な会議では、この方法が最強であることに変わりはありません。会議で「あれ、何話したっけ？」がなくなるだけで、業務効率は格段に上がります。
しかし、この「最適解」を運用していく中で、新たな壁が見えてきました。それは、この方法が使えないシチュエーションが、実務では意外と多いという現実です。
お客様との大切な商談や、しっかりと記録を残すべき社内の公式な会議。こうした場面では、3ヶ月前の「最適解」だけでは対応しきれない部分があったのです。
今回は、その後の試行錯誤を経てたどり着いた、より実践的で柔軟な、現在の私の「ハイブリッド議事録フロー」について、具体的なプロンプトも全て公開しながら、詳しくお話ししたいと思います。
「Google MeetだけでOK」ではなかった、リアルな世界の壁
なぜ、Google MeetとGeminiだけではダメだったのか？理由は大きく二つあります。
お客様がGoogle Meetを使えないケース： セキュリティポリシーなどの理由で、お客様側の環境でGoogle Meetが利用できない、ということは珍しくありません。
お客様が発行したURLに参加するケース： これが最も多いパターンです。お客様からTeamsやZoomのURLが送られてきて、私たちがそこに参加する場合、当然ながらGoogle Meetの録画・要約機能は使えません。
こうした「理想通りにはいかない」現実に対応するため、私は以前から併用していたAI議事録ツール「Notta」の価値を再認識し、より高度な連携フローを構築することにしました。
現在の最適解：「ハイブリッド型」議事録作成フロー
今の私の議事録作成は、会議の性質に応じて、二つのフローを使い分けています。
【A】社内の非公式ミーティング用フロー（クイック＆イージー）
これは従来通り。Google Meetで会議を行い、Geminiの自動要約機能に任せます。これで十分です。
【B】社外・社内の公式会議用フロー（フォーマル＆ハイクオリティ）
こちらが、今回のアップデートの核心です。お客様が発行したURLでの会議や、しっかりと議事録を残したい会議では、以下のステップを踏んでいます。
ステップ1：Nottaに“潜入”してもらう Nottaの本当に便利な点は、Googleカレンダーと連携させておくと、予定に含まれる会議URL（Meet、Teams、Zoomなど問わず）を認識し、設定した時刻に自動で会議に参加してくれることです。自分が立てた予定はもちろん、お客様から招待された予定でも、カレンダーに登録しておけばOK。「議事録ツールを入れさせていただきますね」と一言断りを入れるだけで、あとは何もしなくても、Nottaが会議の内容を録画し、文字起こししてくれます。
ステップ2：文字起こしデータをGeminiの「専用Gem」に投入する 会議後、Nottaから全文の文字起こしデータをダウンロードします。そして、これを議事録作成用にあらかじめ作り込んでおいたGeminiのGem（カスタム指示を設定したAI）に貼り付けます。
このGemには、質の高い議事録を生成するための、詳細なプロンプトを事前に設定しています。私が毎回やる作業は、文字起こしデータをコピペするだけ。これにより、誰がやっても、いつでも安定した品質の議事録のたたき台が、瞬時に完成するのです。
ステップ3：完成した議事録を「会議メモ」に集約する そして最後の仕上げです。Googleカレンダーの予定には、「会議メモを追加」という機能があり、クリックするとその予定に紐づいたGoogleドキュメントが作成されます。私は、会議の前にこの機能でアジェンダを作っておき、会議後にGemで生成した議事録を、そのドキュメントに追記して保存しています。
こうすることで、カレンダーの予定を見れば、いつでもその会議のアジェンダと議事録に、ワンクリックでアクセスできるのです。「あれ、あの会議の議事録どこだっけ？」と探す手間が完全になくなりました。
コピペで使える！私の「議事録作成Gem」全プロンプト
実際に私がGemに設定しているプロンプトを、そのまま公開します。ぜひ、皆さんもこれをベースに、ご自身のGemを作ってみてください。
「以下の情報を踏まえて、正式なビジネス文書として体裁の整った日本語の議事録を作成してください。
議事録の書式は見やすいように構成し、重要なポイント・決定事項・アクションアイテムを明確にしてください。
また、質疑応答やディスカッションについても抜け漏れがないように記載してください。
書き出しには会議の基本情報（日時・場所・参加者など）を、最後には次回までの連絡事項や今後のスケジュールをまとめてください。
文章は敬体で、簡潔かつ正確な言い回しを用いてください。
必要に応じて箇条書きを使用して読みやすくしてください。
【インプット情報】
会議名：○○会議
日時：〇年〇月〇日（〇） 〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
場所：〇〇（例：オンライン会議／会議室〇〇）
参加者：〇〇（役職：〇〇）、〇〇（役職：〇〇）、・・・
議題：
〇〇に関する進捗報告
〇〇計画についての協議
〇〇における課題共有
主な発言・討議内容（箇条書き可）：
【担当者A】「・・・・・・」
【担当者B】「・・・・・・」
質問、意見、補足事項など
決定事項：
〇〇の具体的なスケジュール調整を担当者Aが進める
〇〇の運用ルールを次回会議までに草案化する
重要なポイント：
〇〇を厳守する
質疑応答・ディスカッション：
○○についての質問があり
○○と△△の計画で進んでいると共有があり
○○だと危険なので再検討はどうか？と確認があり
△△の計画ですすめることを検討する
アクションアイテム：
〇〇担当者が、次回会議までに新しい案を取りまとめる
〇〇に関して関連部署へ確認する（担当：〇〇）
その他連絡事項・日程：
次回会議：〇月〇日（〇） 〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
その他特記事項
上記を踏まえ、正式なビジネス文書として整った日本語の議事録を作成してください。
題目・見出しなどを適宜整え、概要・結論・アクションアイテムがわかりやすく示されるように表現してください。」【応用編】定例会議は「一つのドキュメント」で全てを管理する
さらに、この方法が絶大な効果を発揮するのが、毎週行われるような「定例会議」です。
Googleカレンダーで定例会議の「繰り返しの予定」を作成する際に、初回の会議で「会議メモを追加」してGoogleドキュメントを作っておくと、なんと、翌週以降の全ての定例会議に、その同じドキュメントが自動で引き継がれるのです。
これにより、一つのドキュメントの中に、過去から現在までの全てのアジェンダと議事録が、時系列で蓄積されていくことになります。「先々週、何が決まったんだっけ？」という時も、そのドキュメントをスクロールするだけで、全ての歴史を確認できる。これは本当に便利すぎて、もはや感動レベルです。
まとめ：最適解は進化する。試行錯誤こそがAI活用の醍醐味
3ヶ月前には「これぞ最適解だ！」と思っていたフローが、実務で運用する中で、より柔軟で、より強力な「ハイブリッド型」へと進化しました。
AI活用に、「これさえやっておけばOK」という絶対的な正解はありません。大切なのは、自分の業務と向き合い、課題を見つけ、AIという強力な相棒と対話しながら、常に「今の最適解」を模索し続けることなのだと、改めて実感しています。
私たちのこうしたリアルな試行錯誤が、皆さんのAI活用の一助となれば幸いです。最近では、この記事をきかっけに X（旧Twitter）からご相談をいただく機会も少しずつ増えてきました。同じように奮闘する中小企業の皆さんと、これからも知見を共有し、共に成長していけることを、心から楽しみにしています。
