AI議事録の要約、結局手作業に戻しました。それでも諦めずに作り直した、毎日18時に自動で回る議事録フロー
「AI議事録ツールを入れれば、会議が終わった瞬間に要約が届く」「議事録作成は、もう人がやる仕事ではない」
私も1年前、ほぼそう信じていました。文字起こしツールのNottaを会議に自動参加させて、要約させる。あの時点では「議事録作成の最適解」だと思って、記事にも書きました。
ところが今年の5月、その要約を私は手作業に戻しています。Nottaが自動で出す要約が気に入らず、文字起こしを毎回Geminiに貼り直す。同じ頃、部内ではAI議事録が「先週の話と混ざる」「保存されずに消える」という相談が続きました。
今回は、AI議事録の要約が使えなくて手作業に戻したところから、それでも自動化を諦めずに、毎日18時にClaudeが議事録を作って配る仕組みに作り直すまでの話をお届けしたいと思います。
※この連載の全体像はこちらにまとめています → 中小企業のAI推進、この1年で何が起きたか。連載全27本の目次
この記事は、1年前に書いた議事録フローの記事の続きです。
前回の要点だけ先に書いておきます。
お客様指定のTeamsやZoomにも入れるので、文字起こしはNottaに任せた
文字起こしをGeminiの専用Gemに貼って、議事録の体裁にする
できた議事録はGoogleカレンダーの「会議メモ」に集約する
この記事に書いてあること
AI議事録の自動要約を、手作業に戻すことになった理由
部内で起きた「混ざる」「消える」という2つの事故と、その原因
経営層に言われた「30分では取り戻せないもの」
いま毎日回っている議事録フローの中身と、人が判断する場所を残した理由
こんな方に向けて書いています
AI議事録ツールを入れたのに、結局自分で直している方
議事録の自動化を「もう一段」進めたいけれど、どこから手をつけるか迷っている方
記事の後半に、いまのフローの土台になっている「会議体マッピング表」のひな形を載せています。仕組みだけ知りたい方は、先に下まで飛んでください。
結論：AI議事録の要約は手作業に戻した。でも、その手作業ごと自動化の中に入れ直した
手作業に戻したのは「要約」の1工程だけで、議事録作りそのものを手に戻したわけではありません。
Nottaの自動要約をやめて、文字起こしをGeminiに通す作業を人が挟むようになった。それが今年5月の状態です。
そこから4ヶ月かけて、いまは形が変わりました。毎日18時にClaudeが、その日の文字起こしを全部読んで、会議ごとに分類して、議事録をWordで作って、決まったSlackチャンネルに配る。人がやるのは、Claudeが「これは判断できません」と言ってきたものへの返事だけです。
順番としては、こうです。
自動要約を信じた（2025年7月）
気に入らなくて手作業に戻した（2026年5月）
手作業のまま放置せず、人が判断する場所を決めてから、もう一度自動化した（2026年7月〜）
「自動化をやめる」と「自動化を作り直す」は、同じ手戻りに見えて、まったく別の判断でした。
1年前の「最適解」：Nottaで文字起こし、Geminiで要約、カレンダーに集約（2025年7月）
前回の記事を読んでいない方のために、当時のフローをもう少しだけ書きます。
お客様との商談は、相手が発行したTeamsやZoomのURLに入ることが多く、Google Meetの自動要約が使えません。そこでNottaをGoogleカレンダーと連携させて、予定に入っている会議URLへ自動で参加させました。文字起こしはNottaが作る。それをダウンロードして、議事録用に作り込んだGeminiのGemに貼る。できた議事録は、カレンダーの予定に紐づく「会議メモ」のGoogleドキュメントに追記する。
やることは、文字起こしのコピペ1回だけ。当時は本気で「これで議事録は解決した」と思っていました。
ただ、この時点でひとつ見落としがありました。
フローを回していたのは私1人で、部のメンバーは同じ道具を「それぞれの使い方」で使っていました。
自分の手元で回っている仕組みと、部門で回っている仕組みは別物だった。それが半年後に、まとめて表に出てきます。
壁①：Nottaの自動要約が気に入らず、要約だけ手作業に戻した（2026年5月）
最初につまずいたのは私自身でした。
Nottaには、文字起こしのあとに自動で要約を出す機能があります。会議が終わると、要点と決定事項らしきものが届く。便利なはずなのですが、私はこの要約をほとんど使いませんでした。
2026年5月15日の社内ワーキンググループ（部門横断で10人ほどのAI活用の勉強会）で、私はこう話しています。
「Notta側の使っているAIがそんなに最新モデルではないので、要約の精度が気に入る気に入らないはあるかなと思う。私はあんまり気に入らなかったので、1回Geminiに通して戻して、手作業を発生させてますね」
（文字起こしの誤変換だけ直しています）
自分で言いながら、少し引っかかっていました。「自動要約が届くのに、わざわざ文字起こしを取り出してGeminiに貼り直す」という工程を、自分で足している。しかも私だけがそうしていて、メンバーにはその手順を渡していない。
AI議事録ツールの要約が使えない、という問題は、実は「どのモデルが要約するか」を選べないことでした。
要約をプロンプトで制御はできるのですが、一定の制限があるのかほしい内容には届かない。
Nottaの要約が悪いというより、要約の質を自分でコントロールできる場所が、ツールの外にしかなかった。それで手作業に戻したのだと、いまは思っています。
※2026/09/19 現在は要約が制御しやすくなり、そのまま使うケースも増えています。
壁②：同じチャットに毎週貼り足して、先週の議事録と混ざった（2026年5月）
同じ5月15日の会議で、メンバーの一人からこんな相談が出ました。
議事録を作るときに、Nottaの文字起こしテキストを今GPTにリカバリしてっていうふうにやってみるらしいんですけど、なんかそれが結構先週とか先々週の話題とかが一緒に混ざったものを、なんか議事録として上げられちゃったりするらしくて
（2026年5月15日 ワーキンググループでのメンバーの発言。ローカルの文字起こしから引用しています）
聞いてみると、原因は単純でした。毎週の議事録を、同じチャットに貼り足していたのです。AIチャットは前の会話を覚えているので、今週の文字起こしを貼ると、先週・先々週の内容まで参照して「まとめ」を作ってしまう。
道具の性能ではなく、「毎回新しいチャットで始める」という基本の使い方が、部内で共有されていませんでした。
私はこの時点まで、そのことに気づいていませんでした。自分は最初からGemを使い、毎回新規で始めていたので、混ざるという発想がなかったのです。推進する側が一番「使わない人の気持ち」が分からない、という話は別の記事に書きましたが、ここでも同じことが起きていました。
壁③：チャットを分けたら、今度は議事録が保存されずに消えた（2026年6月）
3週間後の6月5日、続報がありました。
助言どおり「毎回新しいチャットで始める」ようにしたところ、混ざる問題は解決した。ところが今度は、作った議事録がどこにも残っていなかった。
なんか保存とかされるものですか普通って
（2026年6月5日 ワーキンググループでのメンバーの発言）
私も「そうなんですよ、そう思うんだけどな」と返すしかありませんでした。本人いわく、出てきたものをそのままコピーすればいいと思って、保存せずに閉じてしまっていた。チャットを分けたので、過去のチャットを振り返る習慣もなかった。
ひとつ穴を塞いだら、別の場所から漏れる。自動化の穴は「なくなる」のではなく「移動する」のだと、このとき初めて実感しました。
前回の記事で私が「会議メモに集約する」という工程を入れていたのは、まさにこの保存の問題を先回りしていたからでした。でもそれは私の手元だけで完結していて、部の運用には入っていなかった。
経営検討会で言われた「30分では取り戻せないもの」（2026年7月）
穴が移動する問題とは別に、もう1段深い指摘を受けました。
7月29日、AI推進プロジェクトから経営層への報告の場（経営検討会）で、AI活用を人事評価に組み込む案を出したときのことです。経営層の一人が、AI議事録を例に挙げてこう言いました。
AIで議事録まとめて議事録作成時間は圧縮できたけど、議事内容を編集意図を持って要点掴んで、こういうことですよねってちゃんと考えて関係者にいろいろリマインドかけたりとか。業務を回すように今までやってた人が、議事録これでできたんであとよろしくって言ったときに、果たして仕事って本当に回ってるみたいな話とかって絶対出てくるじゃないですか
続けて、「30分がゼロや数分になってよかったね、という評価なんだけど、そこで失ったことは30分では取り戻せない大事なことかもしれない」という趣旨の発言がありました。
（2026年7月29日 経営検討会。前半は文字起こしからの引用、後半は私のメモに基づく要約です）
これは刺さりました。私が「要約を手作業に戻した」のは、要約の質が気に入らなかったからです。でも経営層が見ていたのは質ではなく、議事録を作る過程で人がやっていた「要点を掴む」「関係者に動いてもらう」という仕事のほうでした。
AI議事録で削れるのは書く時間で、削ってはいけないのは「読んで、誰に何を動かすか決める」時間でした。
自動化を作り直すとき、この言葉が設計の前提になりました。
それでも諦めなかった理由：メンバーが「定期実行＋人が最後に承認」の形を先に作っていた（2026年7月）
手作業に戻した私より先に、メンバーのほうが次の形を作っていました。
7月31日のワーキンググループは、非エンジニア組と開発組に分かれて自分の自動化を見せ合う回でした。非エンジニア組で出てきた議事録まわりの事例は、こういうものです。
Nottaの自動化機能で文字起こしをGoogleドライブの1フォルダに集め、Google Apps Scriptで1枚のスプレッドシートに集約し、当日の打ち合わせのダイジェストまで自動で反映する仕組み
展示会で得た商談の議事録から、管理シートの各項目を自動で埋めて、毎週ファイルを更新する仕組み
私自身の、Zoomの自動文字起こしをクラウドに上げると、議事録フォーマットへの整形と「良かった点・改善点」のフィードバックまで自動で返ってくる仕組み
共通していたのは、全部「定期的に自動で動いて、最後に人が見る」形だったことです。誰も「ボタンを押したら完成」を作っていなかった。
メンバーが作っていたのは、5月に部内で起きた「混ざる」「消える」を、仕組みの側で起こさないようにした自動化でした。
道具を配っても使われなかった話は何度も書いてきましたが、ここは逆でした。使う側が、使えなかった経験から次の形を作っていた。それを見て、私も自分の手作業を「仕組みに戻す」ことに決めました。
いまの議事録フロー：毎日18時、Claudeが文字起こしを全部読んで、分類して、配る
いま回っているフローは、次のとおりです。
Nottaが会議に自動参加して文字起こしを作る（ここは1年前と同じ）
文字起こしは、決まったフォルダに月ごとに保存される
毎日18時、Claudeのスケジュール実行が起動し、その日に増えた文字起こしを全部読む
会議名や中身のキーワードから、あらかじめ作った「会議体マッピング表」で会議を分類する
会議ごとに議事録をWordで作り、マッピング表の保管先フォルダに保存する
マッピング表に書かれたSlackチャンネルへ、要約と決定事項とTODOを投稿する
最後に「今日は何件処理して、何が判断できなかったか」というサマリーを1本、確認用チャンネルに投稿する
要約はNottaの自動機能ではなく、Claudeが文字起こしから直接作ります。つまり5月に「Geminiに貼り直していた手作業」は、Claudeが毎日18時にやる工程として、仕組みの中に戻りました。
人がやるのは、朝ではなく夕方に届く1本のサマリーを読んで、Claudeが判断を保留したものに答えることだけです。
保存先は決まっているので、消えない。会議ごとに文字起こしを読むので、先週と混ざらない。5月に部内で起きた2つの事故は、仕組みの側で潰しました。
人が判断する場所を、3つだけ残しました
経営検討会で言われた「30分では取り戻せないもの」を、どこに残すか。設計で決めたのは次の3ヶ所です。
分類できない会議 … マッピング表に載っていない会議は、勝手にどこかへ配らず「未分類」に保存して、サマリーで「この会議体を登録しますか」と聞いてくる
お客様との会議 … 議事録は作るが、社内に配る前に必ず人の承認を待つ。3営業日返事がなければリマインド、それでも動かなければ「保留」に落として催促を止める
数字と話者 … 文字起こしの誤変換が多くて金額が聞き取れないときは、議事録に「概数と傾向のみ記載」と明記する。話者分離の精度が低いときは、発言者の氏名を特定しない
実際、9月のあるサマリーにはこう書かれていました。「67分間の実質的な事業討議のため人間判断で議事録化しています。会議の性質を文字起こしのみからは断定できないため、分類の妥当性をご確認ください」。
自動化に「判断できないと言える出口」を作っておくと、人の仕事は「全部読む」から「聞かれたことに答える」に変わりました。
削った時間の代わりに失うものは、ここで拾うつもりです。うまくいっているかは、あとで書きます。（2ヶ月半後の答え合わせは、AI議事録の自動化、止まったのは人のほうでしたに書きました）
そのまま使える：会議体マッピング表のひな形
このフローの土台は、Claudeのプロンプトではなく、会議を分類するための1枚の表です。うちでは38行あります。これがないと、自動化は「全部を確認用チャンネルに投げる」だけの装置になります。
列の構成をそのまま載せます。スプレッドシートに貼って、自社の会議を埋めてください。
会議体マッピング表（1行＝1つの定例・会議体）
| 列 | 中身 | 例 |
|---|---|---|
| 会議体名 | 議事録の見出しに使う正式名 | 部内全体MTG |
| 識別キーワード | 文字起こしのタイトル・本文に含まれていれば、この行と判定する語（複数可） | 部内全体, 定例 |
| 種別 | 社内 / 顧客 / 個人（1on1） / その他 | 社内 |
| 保管先 | 議事録のWordを保存するフォルダ | 議事録/社内/全体/ |
| 配信先 | 議事録を投稿するSlackチャンネル。未設定なら確認用チャンネルへ | #cs_gyomuhokoku |
| 要承認 | 配信前に人の承認を待つか（顧客は必ず「要」） | 不要 |
| 基幹システム連携 | 顧客の議事録をCRMに残すか（○/×） | × |
| 備考 | 話者・数字の扱い、除外条件など | 1on1は保存のみ・配信なし |
分類できなかった文字起こしは「その他」として _未分類/ に保存し、
日次サマリーで「この会議体を登録しますか」と人に聞く。
表を作る作業そのものが、「うちの会社にはどんな会議があって、誰に届けるべきか」を初めて棚卸しする時間になりました。
議事録の自動化を始めたつもりが、会議の一覧を作っていた。AIをどこに入れるか決められなかった話と、根っこは同じだったと思います。
まだうまくいっていないこと：未分類が4回、フォルダの接続切れ、Nottaの誤変換
前向きに書きましたが、9月時点で放置している穴もあります。
同じ会議が4回「未分類」に落ちている … 経営戦略室の定例が、マッピング表に登録されないまま毎週「今回で4回目の発生」と言われ続けています。仕組みは正しく聞いてきているのに、人が答えていない
録画フォルダの接続が切れている … Meetの録画を退避する工程が「フォルダが未マウントのため取得できませんでした」と3日連続で報告してきました。自動化は動いているが、動いた先が空振りしている
Nottaの誤変換が議事録に残る … 「数値は聞き取れない箇所が多いため概数のみ記載」と注記が付く議事録が出ています。要約をClaudeに変えても、文字起こしの精度はNottaのままです
自動化して分かったのは、詰まる場所が「AIの精度」から「人が答えるかどうか」に移った、ということでした。
5月に手作業に戻したときの詰まりは、要約の質でした。いまの詰まりは、私が夕方のサマリーに返事をしないことです。穴はまた移動しています。
ここで一つ、反対側の見方も置いておきます
ここまで「作り直してよかった」という流れで書いてきましたが、正直に言うと、これが正しかったのかは分かっていません。
1年前のフローは、私1人ならコピペ1回で回っていました。いまのフローは、マッピング表38行の維持、承認への返事、フォルダの接続確認と、人の作業が別の形で発生しています。「30分が数分になった」のは本当ですが、その代わりに「毎日サマリーを読む5分」と「表を直す月に1回」を背負いました。
それに、経営検討会で言われた「要点を掴んで関係者を動かす仕事」を、承認待ちという形で本当に拾えているのかも、まだ検証できていません。承認のボタンを押すだけになっていたら、それは1年前と同じです。
自動化の作り直しは、手作業をなくす作業ではなく、手作業を「どこに置くか」を決め直す作業だったのかもしれません。
まとめ：手作業に戻したのは負けではなく、次の自動化の設計図でした
3行にまとめます。
AI議事録の自動要約は、質を自分で選べなかったので手作業に戻しました。
部内では「先週と混ざる」「保存されずに消える」が起き、原因は道具ではなく基本の使い方の未共有でした。
その手作業と事故を全部踏まえて、毎日18時にClaudeが分類して配り、判断できないものだけ人に聞く形に作り直しました。
振り返ると、5月に手作業に戻した時点で「自動化は向いていなかった」と結論づけていたら、いまの形はありません。どこが気に入らなかったのか、どこで混ざったのか、どこで消えたのか。それが全部、次に自動化するときの「人が見る場所」の設計図になりました。
AI議事録ツールを入れたのに、結局自分で直しているという方。その「直している工程」を、いったん書き出してみてください。私はそれをやって、要約をClaudeに、保存を表に、判断を承認待ちに置き直しました。
さて、あなたの会社の議事録は、いま誰が「読んで動かす」仕事をしていますか。
あとがき
この記事を書くために、5月と6月の会議の文字起こしを読み返しました。「保存とかされるものですか普通って」と聞かれて、「そう思うんだけどな」と答えている自分がいます。仕組みを作る側が「普通」を共有できていなかった証拠として、そのまま載せました。
それから、この記事の議事録フロー自体が、その仕組みで作られた9月の議事録を読んで書いています。文字起こしの中では、まだ私は「今回で4回目の発生」と言われ続けています。この記事を出す前に、マッピング表に1行足しておこうと思います。
自動化の穴は、記事を書いている最中も移動していました。
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同じように社内でAI活用を推進している方の話が、一番参考になります。 「うちはこうだった」があれば、ぜひコメントで教えてください。
この連載では、横浜の中小企業でAI活用を進めるなかで、 うまくいったことも、うまくいかなかったことも、そのまま書いています。 よかったらフォローして、次回も読んでいただけると嬉しいです。
