AIツールの費用管理、会社で契約が増えすぎた制作会社へ──誰が何を契約しているかの棚卸し、使っていない契約の見つけ方、お客様に請求できる費用とできない費用の分け方

この記事は、社内のAIツールの契約が増えたとき、制作会社がその費用をどう管理するかを扱います。AIツールの費用を会社として管理するための、棚卸しと仕分けの手順です。

カードの明細に、知らないツール名が並んでいる

「このサービス、誰が申し込んだの？」

文章、画像、コード、議事録。AIツールは、社員が自分の判断で試しやすい価格のものが多く、気づけば会社のカードの明細に、いくつも並んでいます。
1つずつは小さな金額でも、合計すると、毎月の固定費として無視できない額になります。

しかも、どの費用をお客様に請求でき、どれが会社の負担なのかも、決まっていないことがほとんどです。

AIツールの費用管理とは、契約・利用・請求先の3つを、1枚の台帳で毎月確かめることである

黒字化の外科医です。社内のAIツールの契約を、棚卸しから請求の仕分けまで解剖します。

台帳で管理すべき理由は、三つあります。

第一に、契約者が散らばると、解約できないから。
社員が個人のアカウントで会社のカードを登録していると、その社員が辞めたあとも、請求だけが続くことがあります。

第二に、使われていない席や、役割の重なるツールは、明細だけでは見えないから。
金額は分かっても、誰がどれだけ使っているかは、台帳と利用の記録を突き合わせないと分かりません。

第三に、お客様に請求できる費用を、取りこぼすから。
案件のためだけに契約したツールや、案件で使った従量の費用を、会社の経費として抱えたままにしている会社は少なくありません。

手順1：誰が何を契約しているかを棚卸しする

まず、次の3つの記録から、AIツールの支払いを洗い出します。

□ 会社のクレジットカードの明細（直近3か月）
□ 経費精算の記録（社員の立て替え）
□ 請求書払いの記録

見つかったものを、次の台帳に書きます。

【AIツール台帳】（1行＝1契約）
ツール名／契約者（会社のアカウントか、個人か）／支払いの方法
／月額または年額／席数／更新日と解約の受付期限
／主な用途（制作・営業・事務）／案件専用か（案件ID）
／入力してよい情報の社内ルールに合っているか
／その月に使った人数／判断（継続・見直し・解約）

更新日と料金は、必ず各ツールの公式の案内で確かめてから書きます。料金や条件は変わることがあるため、台帳には「確認した日」の列も足しておきます。

入力してよい情報のルールは、ここで一緒に確かめます。個人のアカウントで業務の情報を入れている契約は、費用の前に、情報の扱いの問題です。

▶ 生成AIの社内ルールがない制作会社は、納品物を説明できない──入力禁止の情報、お客様への説明と同意、成果物の確認責任、著作権の基本

手順2：使っていない契約を見つける

台帳ができたら、次の4つの合図で、見直す契約を探します。

□ 席数より、その月に使った人数が少ない（使っていない席がある）
□ 同じ用途のツールが、2つ以上ある（例：画像の生成が2つ）
□ 契約者が退職・異動している
□ 試しに申し込んだまま、3か月以上だれも使っていない

使った人数は、ツールの管理画面で確かめられる場合と、確かめられない場合があります。確かめられないときは、月末に全員へ「今月使ったツール」を聞いて記録します。

例：見直しで減らせる額（数字はすべて例）

【使っていない席】
契約：10席 × 1席 月3,000円 ＝ 月30,000円
その月に使った人数：6人 → 使っていない席：4席
4席 × 3,000円 ＝ 月12,000円 → 年144,000円

【役割の重なるツール】
画像の生成のツールが2つ（それぞれ月5,000円）
片方を解約 → 月5,000円 → 年60,000円

見直しの合計：年144,000円 ＋ 年60,000円 ＝ 年204,000円

検算：10 − 6 ＝ 4席、4 × 3,000 ＝ 12,000円、12,000 × 12 ＝ 144,000円。5,000 × 12 ＝ 60,000円。144,000 ＋ 60,000 ＝ 204,000円。

席数を減らす前に、使っている人の効果も確かめてください。少人数でも大きく効いているツールは、席数を減らして続ける判断になります。ツールごとの効果の測り方は、こちらにまとめました。

▶ AI導入効果のKPIテンプレート、制作会社の月次の指標キット──指標の定義表、記録シートの項目、月次レポートの型、ツールの投資対効果の計算式、解約・継続の基準、集計のプロンプト

手順3：お客様に請求できる費用と、できない費用を分ける

AIツールの費用は、次の3つに分けます。

【A：お客様に請求する費用】
・特定の案件のためだけに契約したツールや素材
・お客様のサイトやシステムで動く、APIなどの従量の利用料
→ 見積書と契約書に、項目と精算の方法を書いておく

【B：案件の原価として配る費用】
・制作に使う社内共通のツール
→ お客様には個別に請求せず、案件1件あたりに配って原価に入れる

【C：会社の間接費】
・営業、事務、経理などに使うツール
→ 時間単価の計算の間接費に入れる

Aは、契約の前に決めていないと、あとから請求しにくくなります。お客様の名義で契約してもらえるものは、そのほうが費用の管理も、納品後の引き継ぎも簡単になります。
APIの利用料の請求の方法は、こちらで比べました。

▶ 生成AIのAPI費用の請求方法、制作会社が立て替え続けないために──実費精算・上限つき定額・月額込みの3つの比べ方と、使いすぎを防ぐ設計

BとCは、お客様に請求しない代わりに、時間単価と見積もりに含めて回収します。

▶ 制作会社の「時間単価」は、年収から逆算する──人件費の係数、稼働率、目標の利益で決める、見積もりの土台になる1時間の値段

なお、ツールの費用の会計や税務上の扱いは、契約の形や支払先によって変わることがあります。私は税理士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

今すぐ試せる：AIツールの台帳を整理するプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。社内のAIツールの契約を整理したいです。

【前提】
・カードの明細、経費精算、請求書から拾ったAIツールの支払い：〔ツール名、金額、支払いの方法を貼り付け〕
・分かる範囲の契約者と、席数、使っている人数：〔記載〕
・主な用途（制作・営業・事務）と、案件専用のもの：〔記載〕

1. 契約ごとに、AIツール台帳の形に整理する。不明な項目は「要確認」と書く。
2. 使っていない席、役割の重なり、契約者の退職・異動、長く使われていない契約に印をつける。
3. 費用を「お客様に請求する・案件の原価に配る・会社の間接費」の3つに分ける案を出す。
4. 見直しで減らせる額を、月額と年額で計算する。計算の途中を示す。

料金や更新日は推測で書かず、公式の案内で確かめる項目として示すこと。

社員の個人名やカードの番号は、AIに入力せず、記号に置き換えてから使ってください。

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

費用を締めつけすぎると、社員は新しいツールを試さなくなります。
AIの道具は変わるのが速く、試す人がいない会社は、使い方でも遅れていきます。

試すための枠（例：1人月〇円まで、3か月で継続か解約かを決める）を先に決めておくと、自由に試せて、しかも台帳から漏れません。

よくあるQ&A

Q. 社員が個人で契約したツールを、業務で使っている。

会社の契約に切り替えるか、使うのをやめてもらうかを決めます。個人の契約のままでは、入力した情報の扱いも、退職時の解約も、会社が管理できません。

Q. 台帳は、どのくらいの頻度で見直すべきか？

毎月、カードの明細を確かめるときに一緒に見ます。年額の契約は、更新日の1か月前に予定を入れておきます。

Q. お客様に請求したいが、見積書に書いていなかった。

既に受けた案件では、あとから足すと揉める原因になります。次の案件の見積書と契約書から、項目と精算の方法を書いてください。

最後に

AIツールの費用は、1つずつは小さくても、契約者と用途が散らばると、管理できない固定費になります。

契約・利用・請求先を1枚の台帳で毎月確かめた会社だけが、AIへの支出を、回収できる費用と効果のある投資に分けられるのです。

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