業務自動化の費用対効果の計算、制作会社は「浮く時間」だけで判断しない──作る時間・保守・ツール費を引き、回収の月数と、浮いた時間が粗利になる条件まで

この記事は、社内の業務自動化の費用対効果を、作る時間・保守・ツール費・浮く時間から計算する方法を扱います。

「月10時間浮きます」で、作り始めていないか

「この転記を自動化したら、月10時間浮くよ」

エンジニアのこの一言で、社内の自動化が始まることはよくあります。
けれど、作るのに何時間かかり、毎月の手入れに何時間かかるのかは、たいてい誰も計算していません。

浮く時間だけを見た自動化は、作り終えた時点で赤字のことがあります。
そして、浮いた時間がどこに消えたのか、誰にも分からないまま終わります。

業務自動化の費用対効果とは、浮く時間の価値から、毎月の保守とツール費を引き、作る費用を何か月で回収できるかで測るものである

黒字化の外科医です。自動化の費用対効果を、自社の数字で計算する手順を解剖します。

計算が必要な理由は、三つあります。

第一に、作る時間は、案件に使えたはずの時間だから。
社内の自動化に12時間使えば、その12時間は売上になる案件に使えません。作る費用は、自社の時間単価で数えます。

第二に、自動化には、毎月の手入れが要るから。
連携先の画面や仕様が変われば、止まります。止まっていないかの確認と、直す時間を、最初から費用に入れておきます。

第三に、浮いた時間は、使い道を決めないと粗利にならないから。
浮いた10時間が、別の雑務や会議に溶ければ、会社の利益は1円も増えません。

今すぐ試せる：自動化の候補の費用対効果を計算するプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。社内の業務自動化の候補について、費用対効果を計算してください。

【業務】〔例：問い合わせの内容を管理表に転記し、担当に通知する〕
【今の手作業】1件〔　〕分 × 月〔　〕件
【自動化後に残る手作業】1件〔　〕分
【作る時間（設計・構築・テスト）】〔　〕時間
【毎月の保守（確認・修正）】〔　〕時間
【ツール費】月〔　〕円（公式の料金ページで確認した金額）
【自社の時間単価】〔　〕円

1. 月に浮く時間と、その価値（時間 × 時間単価）を出す。
2. 毎月の費用（保守の時間 × 時間単価 ＋ ツール費）を出す。
3. 月の正味の効果と、作る費用の回収月数を出す。
4. 1年目の正味の効果を出す。
5. 計算の途中をすべて表で示し、最後に検算する。
6. 浮いた時間を粗利に変えるための使い道の案を3つ挙げる（推奨はしない）。

費用対効果工場：回収月数を出す式と例

計算式

月に浮く時間 ＝（今の1件の分数 − 自動化後の1件の分数）× 月の件数 ÷ 60
月の効果     ＝ 月に浮く時間 × 自社の時間単価
月の費用     ＝ 毎月の保守の時間 × 時間単価 ＋ 月のツール費
月の正味     ＝ 月の効果 − 月の費用
作る費用     ＝ 作る時間 × 時間単価
回収月数     ＝ 作る費用 ÷ 月の正味
1年目の正味  ＝ 月の正味 × 12 − 作る費用

例1：件数の多い業務（問い合わせの転記と通知）

※数字はすべて例です
今の手作業：1件5分 × 月120件、自動化後は0分
月に浮く時間：5分 × 120件 ÷ 60 ＝ 10時間
時間単価：5,000円
月の効果：10時間 × 5,000円 ＝ 50,000円
月の費用：保守1時間 × 5,000円 ＋ ツール費3,000円 ＝ 8,000円
月の正味：50,000円 − 8,000円 ＝ 42,000円
作る費用：12時間 × 5,000円 ＝ 60,000円
回収月数：60,000円 ÷ 42,000円 ≒ 1.4か月
1年目の正味：42,000円 × 12 − 60,000円 ＝ 444,000円

例2：件数の少ない業務（月1回の集計）

※数字はすべて例です
今の手作業：月1回2時間、自動化後は30分の確認が残る
月に浮く時間：1.5時間
月の効果：1.5時間 × 5,000円 ＝ 7,500円
月の費用：保守0.5時間 × 5,000円 ＋ ツール費0円 ＝ 2,500円
月の正味：7,500円 − 2,500円 ＝ 5,000円
作る費用：20時間 × 5,000円 ＝ 100,000円
回収月数：100,000円 ÷ 5,000円 ＝ 20か月

例2は、作る前に連携先の仕様が変われば、回収する前に作り直しになるかもしれません。
件数の少ない業務は、自動化より「手順書とテンプレート」で速くするほうが合うこともあります。

時間単価の出し方は、こちらで整理しています。

▶ 制作会社の「時間単価」は、年収から逆算する──人件費の係数、稼働率、目標の利益で決める、見積もりの土台になる1時間の値段

浮いた時間を粗利にする3つの決めごと

□ 浮いた時間を、何に使うかを先に決めたか（案件／営業／保守の改善など）
□ 自動化の前と後で、作業時間を1か月ずつ記録したか
□ 3か月後に、正味の効果を見直す日を決めたか

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

費用対効果の計算は、作る時間を少なく見積もるほど、よく見えます。
社内の自動化は、見積もりの甘さを誰も責めないため、作る時間が予定の倍になることも珍しくありません。実績の時間を記録し、次の見積もりに使ってください。

止まったときの手作業の時間も、費用です。壊れ方と保守の決め方は、こちらに。

▶ 社内の自動化が止まる・壊れるパターン、制作会社は「作った人しか直せない」をやめる──連携先の変更、認証切れ、上限、データの形の変化と、保守の担当と点検の決め方

よくあるQ&A

Q. 時間単価は、作った人の給与で計算すべきか？

給与ではなく、案件に使えたはずの時間の値段、つまり会社の時間単価で数えます。そのほうが、案件と比べた判断ができます。

Q. ミスが減る効果は、どう数えるか？

ミスの手直しにかかった時間を記録し、浮く時間に足します。金額にできない効果は、数字に混ぜず、別に書いておきます。

Q. 回収月数が何か月なら作るべきか？

決まった基準はありません。連携先の仕様がどれくらいの頻度で変わるか、自社で何か月使い続けるかを見て、社内で線を決めてください。

最後に

自動化の効果は、浮く時間ではなく、浮いた時間の価値から保守とツール費を引いた正味で測ります。

作る費用と回収月数を計算し、浮いた時間の使い道まで決めた会社だけが、自動化を粗利に変えられるのです。

業務の棚卸し表と、ROIの計算表は、キットにまとめました。

▶ 業務自動化の設計・ROI計算キット、制作会社の社内向け──業務の棚卸し表、優先順位の式、ROIと回収月数の計算表、1枚の設計書、権限と点検の運用表、止まったときの手順とAIプロンプト

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