業務自動化の設計・ROI計算キット、制作会社の社内向け──業務の棚卸し表、優先順位の式、ROIと回収月数の計算表、1枚の設計書、権限と点検の運用表、止まったときの手順とAIプロンプト

この記事は、社内の業務自動化を「どれから・どう作り・どう回すか」を、棚卸しからROIの計算、設計書、運用表まで一式の型で扱います。

費用対効果の考え方そのものは、無料の記事で扱っています。

▶ 業務自動化の費用対効果の計算、制作会社は「浮く時間」だけで判断しない──作る時間・保守・ツール費を引き、回収の月数と、浮いた時間が粗利になる条件まで

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自動化が「できそうなもの」から作られていく

「これ、自動化できそうだからやっておきました」

社内の自動化は、多くの場合、作れる人が、作れそうなものから作ります。
その結果、月に1回しか使わない集計が先に自動化され、毎日30分かかっている転記は手作業のまま残ります。

さらに、作った仕組みには設計書がなく、権限の名義は個人のまま、止まったら作った人を探すことになります。
自動化が増えるほど、社内が楽になるどころか、見えない保守が増えていきます。

業務自動化の設計とは、業務を棚卸しして数字で優先順位をつけ、作る前にROIを計算し、1枚の設計書と運用表で「作った人がいなくても回る」状態にすることである

黒字化の外科医です。社内の業務自動化を、棚卸しから運用まで一本の流れにする型を解剖します。

型が必要な理由は、三つあります。

第一に、作る順番を、声の大きさではなく数字で決めるため。
浮く時間、作る時間、失敗したときの影響。この3つを並べれば、どれから作るかは社内で揉めずに決まります。

第二に、作る前に「作らない」判断をするため。
回収に何年もかかる自動化は、作らないほうが会社の利益になります。計算は、作る前にしかできません。

第三に、作った後に、保守が誰かの善意に頼らないようにするため。
設計書、権限の名義、点検の日、止まったときの手順。この4つが紙にあれば、担当が代わっても止まりません。

今すぐ試せる：社内の業務を棚卸しするプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。社内の業務から、自動化の候補を棚卸ししてください。

【社員の構成】〔例：社長1、ディレクター2、デザイナー3、エンジニア2、事務1〕
【使っているツール】〔例：Google Workspace、チャット、会計ソフト、案件管理表〕
【繰り返している作業（思いつく限り）】
〔例：問い合わせの転記、見積書の作成、請求書の作成、月次レポート、工数の集計、日程調整〕

1. 作業ごとに、1回の時間・月の回数・担当の職種を推定し、表にする（不明な数字は「要記録」とする）。
2. 「毎回同じ手順か」「判断が要るか」「顧客の情報を扱うか」を付ける。
3. 判断が要る作業は、自動化ではなく「下書きまで」に分けて考える。
4. 推奨や断定はせず、記録すべき数字を最後に一覧にする。

推定の数字は、あくまで仮置きです。1か月だけ実際の時間を記録してから、下の計算に入れてください。

棚卸しの前に、時間の記録を1か月とる

記録は、細かくなくてかまいません。
候補の業務ごとに「1回何分かかったか」と「月に何回あったか」が分かれば、計算に使えます。

記録をとると、思っていたより時間がかかっている業務と、思っていたほどではない業務が、はっきり分かれます。
多くの場合、社長やディレクターが「面倒だ」と感じている業務と、実際に時間を食っている業務は一致しません。

工数の記録の型は、案件の工数管理と同じ考え方が使えます。

▶ 工数管理のテンプレート、制作会社の案件別粗利の記録キット──日々の記録表の項目、作業区分の一覧、見積もりとの差異分析表、月次の振り返りの型、AIで集計するプロンプト

記録が1か月分そろったら、浮く時間、作る時間、失敗したときの影響を並べて、順番を決めます。
このとき大切なのは、作る時間の見積もりを、作る人ひとりに任せないことです。社内の自動化は、作る人が楽しいぶん、見積もりが甘くなりがちだからです。

ここから先に、業務の棚卸し表、優先順位の式、ROIと回収月数の計算表と3つの業務の計算例、1枚の設計書、権限と点検の運用表、止まったときの手順、各段階のAIプロンプトを置きます。