失注理由をAIで集計しても、次の提案が変わらない制作会社へ──「理由」ではなく「案件の条件」で受注と失注を比べる台帳、集計のプロンプト、件数が少ない会社の読み方

この記事は、失注理由をAIで集計し、その結果を次の提案の変更につなげる方法を扱います。

集計はしたのに、提案は何も変わっていない

「失注の理由をAIに分類させたら、価格が4割でした。やはり値段ですね」

そう結論して、次の提案でも同じように進め、同じように負ける。
失注理由の集計は、やっても提案が変わらないことがよくあります。

理由は単純で、失注した案件だけを数えているからです。
受注した案件と比べないと、「何が違ったのか」は見えてきません。

失注理由の集計とは、受注した案件と失注した案件を同じ台帳に並べ、案件の条件の違いから、次の提案で変える一点を決める作業である

黒字化の外科医です。失注理由をAIで集計し、次の提案を変えるところまでを解剖します。

失注の聞き方と、理由の5つの型（価格・提案内容・タイミング・信頼・決裁）は、こちらで扱いました。この記事は、その先の集計の話です。

▶ 失注の分析、Web制作会社は「理由を聞かずに次へ行く」から同じ負け方をする──失注後のヒアリング文例、5分類の型、次の提案に生かす手順

条件で比べる理由は、三つあります。

第一に、お客様の言う理由は、角が立たない言葉になりやすいから。
「金額の面で」は、断るときにいちばん言いやすい言葉です。理由の件数だけでは、本当の分かれ目は見えません。

第二に、自社が変えられるのは、理由ではなく条件だから。
初回に予算を聞いたか。決める人が打ち合わせにいたか。提案までに何日かかったか。これらは、次の案件で自社が変えられます。

第三に、AIは、文章から条件を拾い出すのが得意だから。
議事録やメールのやり取りから「予算の話が出たか」「決裁者は誰か」を拾うのは、人が読み返すより速くできます。

台帳に並べる「案件の条件」

【結果】受注／失注／保留
【理由】5つの型（失注のみ）と、お客様の言葉（原文）

【案件の条件】
・入口：紹介／自社サイト／既存顧客／パートナー／その他
・金額帯：〔自社で3段階に区切る〕
・初回の打ち合わせで予算を聞けたか：はい／いいえ
・決める人が、提案の場にいたか：はい／いいえ
・初回から提案までの日数
・相見積もりがあると分かっていたか：はい／いいえ／不明
・提案の担当者

受注した案件にも、同じ項目を埋めます。ここを省くと、比べる相手がいなくなります。

今すぐ試せる：受注と失注を条件で比べるプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。直近〔3か月〕の提案案件を、受注と失注で比べてください。

【台帳】
〔案件ごとに、結果・理由・案件の条件を貼る。お客様の個人名は伏せる〕

1. 条件ごとに、受注と失注の件数を表にする。
2. 受注率の差が大きい条件を、上から3つ挙げる。
3. それぞれ、件数が少なくて偶然の差かもしれない点を、正直に書く。
4. 次の四半期の提案で、変える条件を一つだけ提案する。
5. その変更がうまくいったかを、次の四半期に何で確かめるかを書く。

台帳に書かれていないことを、推測で足さないこと。

失注集計工場：四半期に一度、一点を決める

集計の例（数字はすべて例）

ある四半期の提案：16件（受注 5件、失注 11件）
受注率：5 ÷ 16 ＝ 31.25%（約31%）

条件「初回の打ち合わせで予算を聞けたか」で分ける
　聞けた　　　：8件のうち受注 4件 → 4 ÷ 8 ＝ 50%
　聞けなかった：8件のうち受注 1件 → 1 ÷ 8 ＝ 12.5%
　（8 ＋ 8 ＝ 16件、4 ＋ 1 ＝ 5件）

この例なら、次の四半期に変える一点は「初回の打ち合わせで、予算の幅を必ず聞く」です。

ただし、8件と8件の比較は、偶然の差である可能性が十分にあります。
これは結論ではなく、次の四半期で試す仮説として扱います。

一点を決めたあとの運用

1 変える一点を、提案の手順書に1行足す
2 次の四半期は、その一点を守れたかを台帳に記録する
3 四半期の終わりに、守れた案件と守れなかった案件の受注率を比べる
4 差が続けば手順に残す。続かなければ、次の候補の条件に移る

一度に二つ以上を変えると、どれが効いたのか分からなくなります。

件数が少ない会社の読み方

年間の提案が数十件なら、四半期の数字は大きくぶれます。
その場合は、半年か1年分をまとめて見る、受注率より「失注した案件の議事録を全部読む」ことを優先する、のどちらかにします。

AIには、議事録を読ませて「受注した案件にあって、失注した案件になかったこと」を書き出させると、件数が少なくても手がかりが得られます。

台帳の型と週次の数字の表は、キットにまとめました。

▶ AI営業オペレーションキット、少人数の制作会社が営業を「週次の業務」にする一式──営業リストの型、顧客調査プロンプト、問い合わせ返信文例、失注と紹介の台帳、週次の数字の表

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

集計を続けると、「受注率を上げる」こと自体が目的になりがちです。
けれど、受注率は、勝てそうな案件だけに提案すれば上がります。それでは、売上も、新しい顧客も減ります。

受注率と一緒に、提案の件数と、受注した案件の粗利を必ず並べて見てください。

よくあるQ&A

Q. 台帳は、誰がいつ埋めるのか？

案件の条件は、提案を出した日に担当者が埋めます。結果と理由は、連絡が来た日に追記します。あとからまとめて埋めると、記憶で書くことになります。

Q. 担当者ごとの受注率を比べてよいか？

比べると、担当者が失注を報告しなくなりがちです。比べるのは条件にして、担当者の欄は、手順を守れたかの振り返りにだけ使います。

Q. AIの集計結果は、そのまま信じてよいか？

件数の数え間違いが起きることがあります。表の合計が、台帳の件数と一致しているかを、必ず人が確かめてください。

最後に

失注理由を数えるだけでは、提案は変わりません。受注した案件と同じ物差しで並べて、初めて違いが見えます。

条件で比べ、変える一点を決め、次の四半期で確かめた会社だけが、失注を次の受注の材料にできるのです。

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