【引き継ぎ設計キット】制作会社の「1人しか知らない」をなくす──案件・顧客・アカウント・判断基準を、退職の前から仕組みにする台帳とプロンプト

この記事は、社員が辞めても案件と顧客と会社の資産が止まらないように、引き継ぎを日頃から仕組みにする方法を扱います。

退職の申し出を受けたときの最初の48時間は、無料の記事で整理しています。

▶ 社員から退職の申し出、退職代行から連絡が来たら──制作会社の経営者が最初の48時間でやること、やってはいけないこと

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引き継ぎは、退職が決まってからでは遅い

退職が決まった社員に、引き継ぎ書を書いてもらう。
残りの2週間で、全部を書いてもらうのは無理です。しかも、有給休暇の消化で、実際に出社するのは数日だけかもしれません。

引き継ぎは、退職が決まってから始めるものではなく、日頃から少しずつ貯めておくものです。

引き継ぎ設計とは、案件・顧客・アカウント・判断の基準の4つを、特定の誰かの頭とパソコンの中から、会社の台帳に移しておく仕組みである

黒字化の外科医です。制作会社の「1人しか知らない」をなくす手順を解剖します。

制作会社で引き継ぎが難しい理由は、三つあります。

第一に、案件の情報が、チャットとメールに散らばっているから。
第二に、サーバーやドメインのアカウントが、個人のメールアドレスで作られていることがあるから。
第三に、「この顧客は、こう言えば通る」という判断の基準が、どこにも書かれていないから。

今すぐ試せる：自社の「1人しか知らない」を洗い出すプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。社員が突然いなくなった場合に止まってしまうものを洗い出してください。

【社員ごとに（個人が特定されない形で）】
・担当している顧客と案件：（記載）
・管理しているアカウント（サーバー、ドメイン、CMS、広告、解析ツールなど）：（記載）
・その人にしか分からないこと：（思いつく範囲で記載）

1. その人が明日いなくなった場合に、止まる案件と、困る顧客を一覧にする。
2. 個人のメールアドレスや個人の端末に紐づいているアカウントを抜き出す。
3. 止まった場合の損失が大きい順に、優先して台帳に移すべきものを並べる。

この洗い出しをすると、多くの会社で、ドメインやサーバーのアカウントが特定の社員の個人アドレスに紐づいていることが見つかります。