Web制作の工数管理の方法、記録が3か月で止まる会社へ──何を記録し、どの粒度なら続き、見積もりとの差をどう読んで次の見積もりと利益に返すか

この記事は、Web制作の工数管理の方法として、案件ごとの実績工数を記録し、見積もりの精度と利益を上げる手順を扱います。

工数を記録しているのに、見積もりが良くならない

「タイムカードもあるし、作業時間のツールも入れている。でも、次の見積もりに何も生きていない」

工数の記録を始めた制作会社の多くが、ここで止まります。
記録は貯まっているのに、見積もりは前と同じ勘で出している。

理由は、記録の項目が、見積もりの項目とつながっていないからです。
見積もりは「工程」で出しているのに、記録は「1日の合計時間」だけ。これでは、どこで読み違えたかが分かりません。

工数管理とは、見積もりと同じ区分で実績の時間を残し、案件が終わるたびに差を読み、次の見積もりの数字を直す仕組みである

黒字化の外科医です。続く工数管理の作り方を解剖します。

見積もりと同じ区分で残すべき理由は、三つあります。

第一に、差が出た場所が分からないと、直す場所も分からないから。
「全体で3割超えた」では、次も同じ3割を超えます。「確認と修正で倍かかった」と分かれば、次は修正回数の書き方を変えられます。

第二に、記録は、細かすぎると続かないから。
15分単位で作業名を書かせる仕組みは、繁忙期に最初に崩れます。続く粒度は、見積もりの粒度と同じか、それより粗いくらいで十分です。

第三に、利益は、案件が終わったときにしか確定しないから。
進行中は「たぶん大丈夫」に見えます。終わった案件の数字を必ず振り返る会社だけが、同じ赤字を二度出さずに済みます。

見積もりの積算そのもの（作業の分解と上乗せ）は、別の記事で扱いました。この記事は、その積算を「実績で直す」側の話です。

▶ 見積もりの「工数の読み違い」をなくす積算シート──作業の分解表、リスクの上乗せ、過去案件との照合をAIで回すプロンプト一式

工数管理で記録する項目は、5つだけでよい

最初から項目を増やすと、記録は止まります。1日の終わりに、次の5つだけを残します。

① 日付
② 案件名（または案件番号）
③ 作業区分（見積もりと同じ区分。8つ前後）
④ 時間（30分単位）
⑤ メモ（任意。予定外のことが起きた日だけ）

作業区分は、見積書の工程と必ずそろえます。たとえば次のような区分です。

要件整理／設計／デザイン／実装／テスト／確認・修正／進行・連絡／その他

「確認・修正」と「進行・連絡」を独立させることが要です。
制作の時間は見積もりに入っていても、この2つが見積もりから抜けやすく、実績で膨らみやすいからです。

続く記録の粒度：30分単位、1日1回、案件の外も書く

記録を続けるための決まりは、三つに絞ります。

・30分単位で書く（15分単位は細かすぎて続かない）
・1日の終わりに、まとめて1回書く（作業のたびに書かない）
・案件に入らない時間も「社内」として書く（会議、営業、教育）

最後の決まりが、稼働率を出す材料になります。
案件の時間だけを書く仕組みだと、「書いていない時間」が何だったのか、あとで分かりません。

もう一つ、記録を人の評価に使わないことを、始める前に全員へ伝えてください。
評価に使うと、時間を少なく書く人が出て、記録そのものが役に立たなくなります。

見積もりとの差の見方：合計より「区分ごとの差率」を見る

案件が終わったら、見積もりと実績を区分ごとに並べます。次は例です。

【例】コーポレートサイト（数字はすべて例）

区分        見積(h)  実績(h)  差(h)  差率
要件整理      12       18      +6     +50%
デザイン      40       46      +6     +15%
実装          60       62      +2      +3%
確認・修正    20       40     +20    +100%
進行・連絡     8       14      +6     +75%
合計         140      180     +40     約+29%

検算：見積 12＋40＋60＋20＋8＝140、実績 18＋46＋62＋40＋14＝180、差 40、40÷140≒28.6%。

合計だけを見ると「3割弱の超過」です。
けれど区分ごとに見ると、実装はほぼ見積もりどおりで、超過の半分は確認・修正の20時間です。

次の見積もりで直すべきは、実装の工数ではありません。修正回数の上限と、要件整理の時間の置き方です。

この超過が利益にどう響くかも、同じ例で確かめます。

【例】見積額 1,120,000円（140時間 × 時間単価8,000円で見積もり）

実際の時間単価 ＝ 1,120,000円 ÷ 180時間 ≒ 6,222円

検算：140×8,000＝1,120,000、1,120,000÷180≒6,222.2。

見積もりでは1時間8,000円で売ったつもりが、実際には約6,222円で働いたことになります。
自社の目標の時間単価がこれより高ければ、この案件は、目標の利益を残せていません。

差の読み方：3つの型に分ける

差が出た理由は、おおむね次の3つに分かれます。

A 見積もりの読み違い（作業そのものを少なく見た）
　→ 次の見積もりの標準工数を直す

B 範囲の変化（お客様の要望が増えた、仕様が変わった）
　→ 追加の見積もりを出せたかを確かめ、出せる契約に直す

C 進め方の問題（確認待ち、社内の手戻り、担当の交代）
　→ 見積もりではなく、進め方を直す

この3つを分けずに「次は多めに見積もる」で済ませると、見積額だけが上がり、相見積もりで負けやすくなります。
Bは請求で、Cは段取りで取り返すものです。見積もりで吸収するのはAだけにします。

今すぐ試せる：終わった案件の差を読むプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。終わった案件の、見積もりと実績の工数の差を分析してください。

【案件】〔案件の種類、ページ数、期間〕
【見積もりと実績（作業区分ごと）】
〔区分、見積の時間、実績の時間 を貼る〕
【見積額】〔金額〕
【メモ】〔予定外のこと、追加の要望、担当の交代など〕

1. 区分ごとの差と差率を、表にする。
2. 差の大きい区分を3つ挙げ、理由を「A 読み違い／B 範囲の変化／C 進め方」に分ける。
3. 見積額を実績の時間で割った、実際の時間単価を出す。
4. 次の似た案件の見積もりで直す区分と、進め方で直す区分を分けて示す。

理由がメモから読み取れない場合は「不明」と書き、推測で埋めないこと。

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

工数を記録し始めると、数字を細かく見たくなり、項目を増やしたくなります。
けれど、項目が増えるほど記録は遅れ、遅れた記録は「思い出して書いた数字」になります。

正確さよりも、続くことを優先してください。
30分単位で、毎日書かれた記録のほうが、細かいけれど週末にまとめて書かれた記録より、見積もりの役に立ちます。

よくあるQ&A

Q. 社長自身の時間も記録するべきか？

記録してください。社長が営業と進行を兼ねている会社ほど、社長の時間が案件の赤字を隠しています。社長の時間を入れずに計算した粗利は、実際より良く見えます。

Q. 外注した作業はどう扱うか？

外注費は金額で、社内の時間は工数で、分けて残します。外注先とのやり取りや検品の時間は、社内の「進行・連絡」や「確認・修正」に入れてください。

Q. 何件たまれば、見積もりを直してよいか？

同じ種類の案件で3件を目安にしてください。1件だけの差は、その案件の事情かもしれません。3件で同じ区分が膨らむなら、それは自社の見積もりの癖です。

最後に

工数の記録は、貯めることではなく、見積もりと同じ区分で差を読み、次の数字を直すことに意味があります。

5つの項目で毎日残し、案件が終わるたびに差を3つの型に分けた会社だけが、見積もりの精度を、そのまま利益に変えられるのです。

記録表、作業区分の一覧、差異の分析表、月次の振り返りの型は、こちらのキットにまとめました。

▶ 工数管理のテンプレート、制作会社の案件別粗利の記録キット──日々の記録表の項目、作業区分の一覧、見積もりとの差異分析表、月次の振り返りの型、AIで集計するプロンプト

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