WordPressの管理画面カスタマイズで、顧客からの問い合わせを減らす──権限グループ、メニューの整理、ダッシュボードの案内で「どこを触ればいいか」に答えておく

この記事は、WordPressの管理画面カスタマイズを、見た目の工夫ではなく、問い合わせの工数を減らす手段として扱います。

「お知らせって、どこから書くんでしたっけ」

納品から1か月。顧客の担当者から、電話が来ます。
「お知らせを書きたいんですが、どこを押せばいいですか」

答えは1分で済みます。
けれど、同じ質問が、担当者が代わるたびに、何度も届きます。

1件は小さくても、保守の契約が10社あれば、毎月の工数になります。
その多くは、管理画面に、顧客が使わない項目が並んでいることから起きます。

管理画面カスタマイズとは、顧客が使う項目だけを見せ、迷ったときの案内を画面に置き、問い合わせの工数を減らす設計である

黒字化の外科医です。管理画面のカスタマイズを、損益の目で解剖します。

カスタマイズすべき理由は、三つあります。

第一に、問い合わせの多くは「どこにあるか」の質問だから。
操作が難しいのではなく、項目が多くて見つからないのです。

第二に、WordPressには、役割ごとに権限を分ける仕組みがあるから。
WordPress.orgの解説では、初期の権限グループとして、特権管理者、管理者、編集者、投稿者、寄稿者、購読者の6つが用意されています。

第三に、管理画面の改善は、納品物の価値として説明できるから。
「御社の担当者が迷わない管理画面」は、見積もりの項目にできます。

WordPressの権限グループと、管理画面カスタマイズの3つの手

管理画面のカスタマイズは、次の3つの手を、この順番で使います。

• 権限グループで、触れる範囲を分ける
• メニューを整理して、使わない項目を見せない
• ダッシュボードに、案内を置く

最初に使うのは、権限グループです。
公式の解説では、編集者は他のユーザーの投稿も含めて公開と管理ができ、投稿者は自分の投稿を公開と管理ができる、とされています。お知らせを書くだけの担当者なら、管理者である必要はないかもしれません。

メニューの整理には、注意があります。
開発者向けの解説で確認できるremove_menu_pageは、管理画面のメニューの項目を外す関数です。メニューを外しても、その画面への権限が消えるわけではありません。触らせたくない範囲は、権限で分けるのが先です。

ダッシュボードには、wp_add_dashboard_widgetで独自の案内の枠を置けます。
「お知らせの書き方」「困ったときの連絡先」を、ログインして最初に見える場所に置きます。

今すぐ試せる：管理画面の整理案を作るプロンプト

私はWeb制作会社のディレクターです。顧客のWordPressの管理画面を、問い合わせが減る形に整理する案を作ってください。

【前提】
・顧客の更新担当者の人数と役割：〔例：広報2名、人事1名〕
・それぞれが更新する内容：〔例：広報はお知らせと実績、人事は採用情報〕
・これまでに多かった問い合わせ：〔記載〕
・使っているプラグインと、その目的：〔記載〕

1. 担当者ごとに、必要な権限グループを提案する。管理者の権限が必要な人は、理由を書く。
2. 担当者ごとに、見せるメニューと、見せないメニューを分ける。
3. ダッシュボードに置く案内の文面を、5行以内で書く。
4. 権限で分けるべきものと、メニューの整理で足りるものを区別する。

管理画面工場：問い合わせの工数で効果を測る

計算式

年間の問い合わせの工数 ＝ 月の問い合わせ件数 × 1件の対応時間 × 12
減らせる原価 ＝（前の工数 − 後の工数）× 目標の時間単価

例（時間単価7,000円の会社、保守契約1社の場合）

〔整理する前〕月8件 × 0.5時間 × 12 ＝ 48時間
〔整理した後〕月3件 × 0.5時間 × 12 ＝ 18時間

減らせる工数：48時間 − 18時間 ＝ 30時間
減らせる原価：30時間 × 7,000円 ＝ 210,000円

カスタマイズの工数：10時間 → 70,000円

数字は、すべて例です。問い合わせの記録を1か月取り、件数と対応時間を自社の数字に置き換えてください。

整理の前の確認

□ 担当者ごとに、更新する内容を聞いたか
□ 管理者の権限を、必要な人だけに絞ったか
□ 触らせたくない範囲を、メニューではなく権限で分けたか
□ ダッシュボードに、書き方と連絡先の案内を置いたか
□ 問い合わせの件数を、整理の前と後で記録しているか

管理画面への不正なログインの対策は、別の記事で扱っています。

▶ WordPress ログイン 対策は二段階認証を「入れて終わり」にしない──管理者の絞り込み、試行の制限、顧客への説明、ロックアウト時の解除手順

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

管理画面を独自に作り込むほど、WordPressの更新のたびに確認する場所が増えます。
作り込みすぎた管理画面は、保守の工数を増やします。

だから、カスタマイズは、権限の設定と、案内の枠くらいに留めます。
独自の画面を作るなら、その確認の工数を、保守料に入れておきます。

よくあるQ&A

Q. 顧客の社長が「全部見たいので管理者で」と言ったら？

社長のアカウントは管理者に、更新の担当者は必要な権限に、と分ける案を出します。全員が管理者だと、誰が何を変えたか追いにくくなることも伝えます。

Q. 独自の権限グループを作ってもよいか？

作れます。公式の解説にも、必要な権限だけを持つ役割を作る例があります。ただし、与える権限が他の機能まで広げないか、確かめてから使います。

Q. カスタマイズの費用は、どう見積もるか？

工数に時間単価を掛けて出します。内訳の考え方は、こちらです。

▶ WordPress制作費用の内訳は、相場ではなく工数で出す──設計・テーマ構築・更新の仕組み・進行管理まで、見えない作業を積み上げて粗利を守る

最後に

管理画面のカスタマイズは、飾りではなく、問い合わせの工数を減らす設計です。

担当者が迷わない管理画面を納品した会社だけが、保守の時間を、作業ではなく提案に使えるのです。

管理画面と合わせて渡す更新マニュアルは、次の記事でキットにしました。

▶ WordPress更新マニュアルの納品キット──目次の型、操作手順の文例6本、「触らないでください」一覧、操作レクチャーの台本、マニュアル工数の見積もり式

これまでの記事は、メンバーシップ「黒字化オペ室」でまとめて読めます。月額1,980円、記事2本分の金額です。詳しくはプロフィールから。

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