制作会社のナレッジ共有をAIで進める方法──過去の提案書・見積もり・トラブル対応を「探せる形」にして、新人の立ち上がりと見積もり時間を短くする手順と、情報の扱いの線

この記事は、制作会社のナレッジ共有をAIで進める方法として、過去の提案書・見積もり・トラブル対応を、社員がAIで探せる形にする手順を扱います。

「前にも似た案件があった気がする」が、毎週くり返される

「去年、同じような採用サイトの見積もりを出したはず。誰が担当だったっけ」

共有フォルダを30分探して、見つからずに一から作る。
新人は、何を探せばいいのかも分からず、結局、社長に聞きに来る。

制作会社のノウハウは、ファイルとしては残っています。
けれど、探せない形で残っているノウハウは、ないのと同じです。

社内ナレッジのAI活用とは、過去の仕事を「1案件1枚の要約」に直し、置き場所と扱いの線を決めたうえで、AIに質問して探せるようにすることである

黒字化の外科医です。制作会社の社内ノウハウを、AIで探せる形に変える手順を解剖します。

要約を先に作るべき理由は、三つあります。

第一に、元のファイルのままでは、AIもうまく探せないから。
提案書のスライド、見積書の表、メールのやり取り。形がばらばらの資料をそのまま渡すと、AIの答えも、要点がずれやすくなります。

第二に、探したいのは「資料」ではなく「判断」だから。
新人が知りたいのは、見積書そのものより、「なぜこの工数にしたか」「どこで揉めたか」です。判断は、要約を書くときにしか残せません。

第三に、要約にする段階で、入れてはいけない情報を外せるから。
お客様の個人情報や、契約で外に出せない情報を、要約の段階で取り除いておけば、AIに渡す情報の線を守りやすくなります。

担当者の頭の中の判断を台帳に移す考え方は、引き継ぎの記事で扱いました。この記事は、その蓄積を「探して使う」側の話です。

▶ 【引き継ぎ設計キット】制作会社の「1人しか知らない」をなくす──案件・顧客・アカウント・判断基準を、退職の前から仕組みにする台帳とプロンプト

ナレッジにする3種類と、1枚の要約カード

最初に対象にするのは、見積もりと新人の立ち上がりに効く3種類だけです。

① 提案書：誰の、どんな課題に、何を提案し、通ったか・落ちたか
② 見積もり：案件の種類、工程ごとの工数、上乗せの理由、実績との差
③ トラブル対応：何が起き、どう対応し、次に何を変えたか

それぞれを、次の「要約カード」1枚にします。

【要約カード】
案件番号：〔例：W26-012〕　種類：〔採用サイト／コーポレート／LPなど〕
業種：〔例：製造業〕　規模：〔ページ数・機能〕　時期：〔年月〕
お客様の課題（一般化して書く）：
提案の要点：
見積もりの要点：総工数〔 〕h、工数が膨らみやすかった工程〔 〕
結果：受注／失注（理由）／完了時の見積もりとの差〔 〕%
揉めた点・つまずいた点：
次に同じ案件を受けるときの注意：
元の資料の場所：〔フォルダのパス〕

カードには、お客様の会社名や担当者名を書きません。案件番号で元の資料にたどれれば十分です。

今すぐ試せる：過去の資料から要約カードを作るプロンプト

私はWeb制作会社のディレクターです。過去の案件の資料から、社内の「要約カード」を作ってください。

【資料】
〔提案書・見積書・振り返りのメモの本文を貼る。お客様の会社名、担当者名、連絡先、ログイン情報は、貼る前に削除するか記号に置き換えておく〕

【出力の形】
案件番号、種類、業種、規模、時期、お客様の課題（一般化して）、提案の要点、見積もりの要点、結果、揉めた点・つまずいた点、次に同じ案件を受けるときの注意

1. 資料に書かれていないことは「記載なし」とし、推測で埋めない。
2. 個人名や会社名など、お客様を特定できる情報が残っていたら、指摘する。
3. 「次に同じ案件を受けるときの注意」は、資料から言えることだけを3つまで書く。

カードの下書きはAIに任せ、最後の「注意」の欄だけは、担当した人が自分の言葉で直します。ここが、ノウハウの本体です。

探せる形にする工場：置き場所、質問の型、効果の測り方

置き場所と名前の決まり

・要約カードは、1か所のフォルダ（またはデータベース）にまとめる
・ファイル名：〔種類〕_〔業種〕_〔案件番号〕（例：採用_製造業_W26-012）
・元の資料は、今の場所のまま。カードからパスでたどる
・閲覧できる人を決める（全社員／ディレクター以上など）

社内の文書を読み込ませて質問できるAIの機能は、いくつかのサービスにあります。どれを使う場合も、読み込ませるのは要約カードのフォルダだけにし、元の資料のフォルダ全体を渡さないことから始めてください。

新人と見積もり担当が使う、質問の型

「製造業の採用サイトで、過去の要約カードから、工数が膨らんだ工程と理由を挙げて。カードの案件番号も示して」

「この要件〔要件を貼る〕に近い過去の案件を3件挙げ、総工数と、つまずいた点を並べて」

「打ち合わせで、お客様が〔〇〇〕と言った。過去のトラブル対応のカードで、似た場面の対応を挙げて」

答えには、必ず案件番号を出させます。番号があれば、元の資料で確かめられます。番号のない答えは、AIが作った話かもしれないので使いません。

効果の測り方（例）

【例】見積もり1件の作成時間

始める前：平均3時間（似た案件を探す時間を含む）
始めた後：平均1.5時間
月の見積もり件数：8件

短くなった時間：（3 − 1.5）× 8件 ＝ 月12時間
原価の時間単価を6,500円（例）とすると：12時間 × 6,500円 ＝ 月78,000円分

検算：3×8＝24、1.5×8＝12、24−12＝12、12×6,500＝78,000。

数字はすべて例です。自社で測るときは、始める前の1か月に、見積もり1件にかかった時間を記録しておいてください。新人については、「一人で見積もりの下書きを出せるまでの週数」を比べると、変化が見えやすくなります。

情報の扱いの線：入れてよいもの、入れないもの

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

□ お客様との秘密保持の約束で、社内の他の目的に使えない情報が含まれていないか
□ 個人情報（氏名、連絡先、顧客名簿など）を、カードから外したか
□ ログイン情報、サーバー情報を、カードにも元の資料の参照先にも書いていないか
□ 使うAIサービスで、入力した内容がどう扱われるか（学習への利用の設定など）を、公式の説明で確かめたか
□ 閲覧できる人を、社員の役割で分けたか
□ 退職した人のアクセスを、止める手順があるか

個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を入力する際の注意を公表しています。社内の運用を決める前に、一度目を通しておくと安心です。

お客様から預かったデータの分け方と、AIに入れてよいかの線は、別の記事で4分類にまとめています。

▶ AIの情報漏えい対策、制作会社は「預かり物」から線を引く──原稿・顧客名簿・アクセス解析・ログイン情報の4分類と、取引先に説明できる管理の型

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

探せるようになると、過去の答えをそのまま使いたくなります。
けれど、去年の見積もりの工数は、去年の体制と去年のお客様のものです。過去のカードは「出発点」であって、答えではありません。

もう一つ、カードは書かれなくなった時点で古くなります。
案件の完了時に、振り返りと一緒に1枚書く。この決まりがない会社では、半年後にはカードが減り、また「誰かに聞く」状態に戻ります。

よくあるQ&A

Q. 過去の資料が多すぎて、どこから手をつければいいか。

直近1年の、件数の多い案件の種類から始めてください。10枚のカードがそろうだけで、新人が最初に聞いてくる質問の多くに答えられます。

Q. 失注した提案書も、カードにするべきか。

すべきです。失注の理由が分かっている提案書は、受注した提案書と同じくらい役に立ちます。理由が分からないものは、「理由不明」と書いて残します。

Q. ベテランが「自分の書いたものを見られたくない」と言う。

カードは人の評価に使わないと、先に伝えてください。担当者名を書かない形式にしておくと、書くことへの抵抗が下がります。

最後に

ノウハウは、ファイルとして残すだけでは使われません。1案件1枚の要約にし、扱いの線を引き、案件番号をたどって確かめる形にしたとき、初めて新人と見積もりの時間を短くします。

案件が終わるたびに1枚書くことを決まりにした会社だけが、社員が入れ替わっても、判断の蓄積を会社に残せるのです。

カードの「見積もりの要点」を正確に書くには、工数の記録が要ります。記録の始め方は、こちらにまとめました。

▶ Web制作の工数管理の方法、記録が3か月で止まる会社へ──何を記録し、どの粒度なら続き、見積もりとの差をどう読んで次の見積もりと利益に返すか

これまでの記事は、メンバーシップ「黒字化オペ室」でまとめて読めます。月額1,980円、記事2本分の金額です。詳しくはプロフィールから。

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