案件別の粗利を月次で集計する方法、会計と工数が別々の制作会社へ──AIで2つの記録を案件番号でつなぐ月次締めの手順と、時間あたり粗利の見方

この記事は、案件別の粗利を、会計の記録と工数の記録をつないで、毎月決まった手順で集計する方法を扱います。

決算のときに初めて、どの案件が赤字だったか分かる

会計ソフトには、売上と外注費が入っている。
工数は、作業時間のツールか、各自の表計算に入っている。

二つの記録は、たいてい別々の場所にあります。
そのため案件別の粗利は、決算の時期にまとめて計算されるか、まったく計算されないまま、次の案件の見積もりが出ていきます。

案件別の粗利の月次集計とは、会計の売上・外注費と、社内の工数を、同じ案件番号で毎月つなぎ、1案件1行の損益にする作業である

黒字化の外科医です。会計と工数を、月に一度つなぐ手順を解剖します。

なお私は税理士ではありません。ここで扱うのは、経営の判断に使う社内の集計です。決算や税務の処理は、顧問の税理士に確認してください。

月次でつなぐべき理由は、三つあります。

第一に、売上と外注費だけでは、案件の良し悪しが分からないから。
外注費が少なく粗利率が高く見える案件でも、社内の時間を大量に使っていれば、会社に残るお金は少なくなります。

第二に、決算まで待つと、同じ種類の赤字案件を何件も受けてしまうから。
1か月ごとに見れば、2件目、3件目の前に、見積もりの物差しを直せます。

第三に、つなぐ作業は、AIが得意な「表の突き合わせ」だから。
案件番号がそろってさえいれば、二つの表を並べ、抜けや食い違いを見つける作業はAIに任せられます。

2つの記録をつなぐ前に、そろえること

1. 案件番号を、会計にも工数にも入れる

会計の取引には、摘要や部門、タグなど、案件番号を入れられる欄があることが多いはずです。どの欄を使えるかは、使っているソフトの公式の案内で確かめてください。
工数の記録にも、同じ案件番号を入れます。

番号の付け方と、日々の工数の記録の項目は、こちらのキットで型にしています。

▶ 工数管理のテンプレート、制作会社の案件別粗利の記録キット──日々の記録表の項目、作業区分の一覧、見積もりとの差異分析表、月次の振り返りの型、AIで集計するプロンプト

2. 社内の工数に掛ける「原価の時間単価」を決める

社内の時間を金額にするには、1時間あたりの人件費の目安が要ります。
人件費を稼働時間で割る出し方は、時間単価の記事で扱っています。

▶ 制作会社の「時間単価」は、年収から逆算する──人件費の係数、稼働率、目標の利益で決める、見積もりの土台になる1時間の値段

案件別粗利工場：月次締めの手順と計算式

計算式

粗利 ＝ 案件の売上 − 外注費などの原価
時間あたりの粗利 ＝ 粗利 ÷ 社内の作業時間
工数原価 ＝ 社内の作業時間 × 原価の時間単価
工数を引いた後の利益 ＝ 粗利 − 工数原価

例：2つの案件を比べる

原価の時間単価：4,000円（例）

案件A：売上120万円、外注費30万円、社内の作業時間180時間
　粗利：120万円 − 30万円 ＝ 90万円（粗利率75%）
　時間あたりの粗利：90万円 ÷ 180時間 ＝ 5,000円
　工数原価：180時間 × 4,000円 ＝ 72万円
　工数を引いた後：90万円 − 72万円 ＝ 18万円

案件B：売上60万円、外注費0円、社内の作業時間150時間
　粗利：60万円（粗利率100%）
　時間あたりの粗利：60万円 ÷ 150時間 ＝ 4,000円
　工数原価：150時間 × 4,000円 ＝ 60万円
　工数を引いた後：60万円 − 60万円 ＝ 0円

粗利率だけを見ると、外注費のない案件Bのほうが良く見えます。
けれど時間あたりで見ると、案件Bは社内の人件費を回収しただけで、会社には何も残っていません。

月次締めの手順（毎月第5営業日まで）

① 会計から、前月の売上と外注費を案件番号つきで書き出す
② 工数の記録から、前月の作業時間を案件番号ごとに合計する
③ 2つの表をAIに渡し、案件番号で突き合わせる（下のプロンプト）
④ 番号のない取引・番号のない工数を、担当者に確認して埋める
⑤ 完了した案件は1行の損益にし、進行中の案件は工数の累計だけを記録する
⑥ 時間あたりの粗利が低い順に並べ、見積もりの物差しを直す案件の種類を1つ決める

進行中の案件は、売上が立つ前に工数だけが積み上がります。
完了の月にまとめて損益を見るか、途中の月にも累計の工数を見張るか、社内のルールを一つに決めておきます。

今すぐ試せる：会計と工数を突き合わせるプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。前月の会計の記録と工数の記録を、案件番号で突き合わせてください。
数字を推測で補わず、合わないものは「要確認」として残してください。

【会計の記録（売上・外注費）】
〔日付、案件番号、取引先、科目、金額を貼る〕

【工数の記録】
〔日付、案件番号、担当者、作業区分、時間を貼る〕

【原価の時間単価】〔例：4,000円〕

1. 案件番号ごとに、売上、外注費、粗利、作業時間、時間あたりの粗利、工数原価、工数を引いた後の利益を表にする。
2. 案件番号がない会計の取引と、案件番号がない工数を、それぞれ一覧にする。
3. 会計にあって工数にない案件、工数にあって会計にない案件を一覧にする。
4. 時間あたりの粗利が低い順に並べ、原因の候補（工数の超過、外注費、値引きなど）を、データから言えることだけ書く。
5. 計算の途中の数字をすべて示す。

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

数字が見えるようになると、「この担当者の案件は赤字だ」と、人を責める材料に使いたくなります。
けれど案件の赤字の多くは、見積もりの前提や、受けた範囲の決め方から生まれています。月次の集計は、人ではなく、案件の種類と見積もりの物差しを直すために使ってください。

もう一つ、AIに会計や工数の表を渡すときは、社員の氏名や給与が入っていない形にしてから渡します。担当者は記号で十分です。

よくあるQ&A

Q. 工数を記録していない社員がいる。

最初の月は、完璧を目指さず、主要な案件だけでかまいません。「記録のない時間」が何時間あるかも、集計の結果の一つとして見ます。

Q. 原価の時間単価は、職種ごとに分けるべきか？

最初は全社で1つの単価で始め、3か月続いたら、ディレクター・デザイナー・エンジニアに分けると精度が上がります。

Q. 会計ソフトに案件番号を入れる欄がない。

摘要の先頭に番号を書く運用でも、AIでの突き合わせはできます。書き方の揺れをなくすため、番号の形を一つに決めてください。

最後に

案件別の粗利は、決算書には出てきません。会計と工数を、自社でつないだときに初めて見えます。

月に一度、案件番号で2つの記録をつなぎ、時間あたりの粗利で見積もりを直した会社だけが、忙しさを利益に変えていけるのです。

月次の集計や請求書の点検に使うプロンプトと運用ルールは、こちらのキットにまとめています。

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