Politique d'accès à l'information de l'UNESCO

1.1 L’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) est soucieuse de rendre l’information relative à ses politiques, stratégies, programmes et opérations accessible au public. La politique d’accès à l’information (ci-après « la politique ») énonce les principes directeurs et les modalités de cette approche.

1.2 L’UNESCO est attachée à la liberté de l’information et considère l’accès public à l’information comme un aspect essentiel de son engagement en faveur de l’ouverture et de la transparence et de ses obligations redditionnelles à l’égard des parties prenantes [1]. Elle reconnaît l’existence d’une corrélation positive entre le partage de l’information, garant d’un haut niveau de transparence, et la participation du public aux activités soutenues par elle.

1.3 La politique repose sur le postulat selon lequel toute information concernant les politiques, stratégies, programmes et opérations de l’UNESCO visés au paragraphe Politiques: Accès public doit en principe être accessible au public.

1.4 Les exceptions au libre accès sont décrites au paragraphe Politiques: Exceptions.

3.1 Accès public :

(a) Le public peut consulter les informations relatives à l’UNESCO qui sont normalement rendues accessibles par des moyens divers, notamment :

(i) le site Web public de l’UNESCO ;

(ii) le site Web de l’UNESCO destiné aux États membres et à leurs commissions nationales ;

(iii) le Portail de données de l’UNESCO [2] ;

(iv) la bibliothèque numérique de l’UNESCO ;

(v) le site Web de l’UNESCO « Carrières » ;

(vi) les services d’information de l’UNESCO suivants :

1. Questions générales 

2. Visites ou via le site Web externe Cultival

3. Logo

4. Archives 

5. Bibliothèque

6. Droits d’auteur et reproduction de publications

7. Médias et matériels audiovisuels 

8. Ou, les « questions fréquemment posées » (FAQ) consacrées à certains sujets : Généralités ; Patrimoine mondial ; Patrimoine culturel immatériel. 

(b) Sont accessibles au public les catégories d’informations relatives à l’UNESCO ci-après :

(i) les informations générales concernant le rôle et les fonctions de l’Organisation ;

(ii) les déclarations rendues publiques par l’Organisation, notamment les déclarations du Directeur général ;

(iii) les principaux documents relatifs à la stratégie et au Programme et budget de l’Organisation ;

(iv) les documents relatifs aux séances publiques des organes directeurs (Conseil exécutif et Conférence générale), y compris les décisions prises par eux et les comptes rendus analytiques de leurs travaux ;

(v) les informations concernant les activités de l’UNESCO menées au titre du Programme ordinaire et des contributions volontaires ;

(vi) les stratégies de pays de l’UNESCO (documents UCS) ;

(vii) les informations générales concernant les projets de l’UNESCO financés par des contributions volontaires ;

(viii) les états financiers vérifiés de l’Organisation ;

(ix) d’autres types d’information financière :

1. informations financières sur l’exécution du programme et du budget publiées et soumises au Conseil exécutif de l’UNESCO tous les six mois ;

2. informations financières sur des projets particuliers (disponibles sur le Portail de données de l’UNESCO) ;

3. état de recouvrement des contributions des États membres, tel que publié une fois par mois sur le site Web de l’UNESCO ;

4. informations financières sur la nature des financements, les donateurs et les dépenses publiées une fois par an sur le site du Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies ;

(x) informations sur les achats :

1. bénéficiaires et montants des contrats d’une valeur supérieure à 150 000 dollars des États-Unis publiés sur le Portail Approvisionnement de l’UNESCO ;

(xi) rapports d’évaluation des programmes et projets ;

(xii) rapports finals du Commissaire aux comptes ;

(xiii) résultats de tous les audits internes ;

(xiv) publications et notes techniques, telles qu’études, rapports et documents de travail du Secrétariat ;

(xv) ressources en accès libre (disponibles sur la bibliothèque numérique de l’UNESCO) [3] ;

(xvi) archives (conformément aux règles d’accès établies).

3.2 Exceptions

(a) L’UNESCO est attachée à l’ouverture et à la transparence. Toutefois, le bon fonctionnement de l’Organisation, les impératifs de confidentialité et la nécessité de protéger le personnel, les parties prenantes et les partenaires font obstacle à la divulgation de certaines catégories d’information. La présente politique est conforme aux dispositions de la Norme de classification des informations sensibles de l’UNESCO. Les catégories d’information dont l’accès est soumis à des restrictions sont notamment les suivantes :

(i) Informations de nature délicate contenues dans les archives du Secrétariat, telles que la correspondance et les fichiers administratifs, et en particulier :

1. fichiers contenant des informations délicates sur les relations entre l’UNESCO et ses États membres ainsi qu’entre l’UNESCO et l’Organisation des Nations Unies et des organisations intergouvernementales ou non gouvernementales, et entre l’UNESCO et ses partenaires, dont l’UNESCO estime que la divulgation compromettrait gravement la concertation avec des États membres ou des partenaires d’exécution ;

2. fichiers personnels, et toute autre information dont la divulgation risquerait de mettre en danger ou compromettre la vie, la santé ou la sûreté et la sécurité de membres du personnel et de leur famille ou d’autres personnes liées à l’Organisation. Les règles en vigueur à l’UNESCO font obligation à celle-ci d’établir et faire appliquer des mesures de protection appropriées assurant le respect de la vie privée des employés de l’UNESCO et la confidentialité des informations personnelles les concernant. En conséquence, l’UNESCO ne livre pas accès aux informations de nature à compromettre ces mesures de protection ;

(ii) Informations dont la divulgation risquerait de nuire à la réputation de certaines personnes, d’attenter à leur vie privée ou de menacer leur sécurité ;

(iii) Informations dont la divulgation risquerait de mettre en danger ou de compromettre la sécurité ou la bonne conduite d’une opération ou d’une activité quelconque de l’UNESCO ;

(iv) Informations couvertes par le secret professionnel, ou ayant trait à une investigation ou enquête interne ;

(v) Informations d’ordre commercial dont la divulgation pourrait nuire aux intérêts financiers de l’UNESCO ou de tiers associés, ou qui sont couvertes par un accord de confidentialité ;

(vi) Informations concernant les délibérations et communications internes de l’UNESCO.

4.1 Bureau de l’accès à l’information

(a) Le Bureau exécutif du Secteur de l’administration et du management (ADM/EO) est chargé d’administrer la politique par l’intermédiaire du Bureau de l’accès à l’information. ADM/EO assure également le Secrétariat du Groupe de travail de l’UNESCO sur l’accès à l’information (ci-après dénommé le « Groupe de travail »).

4.2 Groupe de travail sur l’accès à l’information

(a) Le Groupe de travail a pour mandat d’aider le Directeur général à exercer le suivi de l’application de la politique et d’examiner tout recours relatif à une demande d’information. Il a pour fonction principale d’examiner les recours qui lui sont soumis et de déterminer si la politique a été correctement appliquée. Ce faisant, il doit être guidé par le principe de la recherche de règlements amiables en fonction de la demande et des parties susceptibles d’être affectées par la divulgation de l’information.

(b) Le Groupe de travail se compose de sept (7) membres, tous désignés par le Directeur général. Il peut délibérer avec un quorum de quatre (4) membres. Le/la président(e) du Groupe de travail est choisi(e) parmi ses membres, et par ces derniers. Les membres exercent leurs fonctions pour une période de deux ans, renouvelable une fois à la discrétion du Directeur général. Les membres du Groupe de travail sont les suivants : 

• Sous-Directeur général pour l’administration et le management (ADG/ADM)

• Sous-Directeur général pour la priorité Afrique et les relations extérieures (ADG/PAX)

• Sous-Directeur général pour la communication et l’information (ADG/CI)

• Directeur du Bureau de la planification stratégique (DIR/BSP)

• Directeur de la Direction de la communication et de la mobilisation des publics (DIR/CPE)

• Deux (2) experts externes

(c) Les membres du Groupe de travail sont choisis sur la base des critères suivants : connaissance approfondie et parfaite compréhension des politiques, structures, programmes et activités de l’UNESCO au Siège et dans les unités hors Siège ; très bonne connaissance des politiques de divulgation de l’information et d’accès à l’information ; aptitude avérée à travailler avec les partenaires de l’UNESCO.

(d) Le Groupe de travail se réunit virtuellement ou sur place chaque fois qu’il y a un recours à examiner. Il peut également se réunir pour examiner des questions relatives à la politique d’accès à l’information et à son application, si nécessaire.

(e) Le Groupe de travail peut décider de recourir à un complément d’expertise interne ou externe lorsqu’il le juge approprié.

(f) Le Groupe de travail rend compte chaque année au Directeur général du nombre et de la teneur des recours examinés par lui au cours de l’année. S’il le juge utile, le Groupe de travail peut inclure dans son rapport des recommandations sur la manière d’améliorer la mise en œuvre de la politique.

4.3 Les membres du personnel et les autres employés sont chargés de veiller à ce que toute demande d’information reçue par leur unité administrative soit traitée conformément à la présente politique. Le Bureau de l’accès à l’information (access-to-Information@unesco.org) doit être en copie de toutes les réponses et de tous les échanges avec les demandeurs.

5.1 Demandes d’accès à l’information

(a) Les informations non accessibles sur les sites Web de l’UNESCO et via les services d’information (voir paragraphe Politiques: Accès public) peuvent être communiquées à titre exceptionnel sur demande.

(b) Les demandes de cette nature doivent être adressées au :

• Bureau de l’accès à l’information
  Bureau exécutif du Secteur de l’administration et du management
  UNESCO
  Adresse : 7, Place de Fontenoy, 75007 Paris, France
  Courriel : access-to-Information@unesco.org

(c) Il est accusé réception de toutes les demandes d’accès à l’information, auxquelles il est normalement répondu dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la date de réception. Dans le cas de demandes nécessitant la recherche et/ou la reproduction de documents, l’UNESCO peut facturer les coûts de fourniture des documents et de main‑d’œuvre, qui sont communiqués au demandeur et doivent être payés à l’avance.

(d) La divulgation d’informations en réponse à une demande d’accès ne constitue pas une renonciation, expresse ou implicite, à l’un quelconque des privilèges et immunités reconnus à l’UNESCO par la Convention de 1947 sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées et son Annexe IV, ou en vertu d’autres textes.

(e) L’UNESCO peut rejeter une demande, en tout ou en partie, dans les cas suivants :

(i) en vertu des exceptions énoncées ou mentionnées dans la présente politique ;

(ii) si la demande était de nature à grever de manière excessive les ressources de l’UNESCO ;

(iii) si la demande est abusive et/ou répétitive.

(f) Si une demande est rejetée, la décision de refus est motivée par écrit et accompagnée d’informations sur les recours prévus au paragraphe Procédure opérationnelles: Réexamen et recours ci-après.

5.2 Réexamen et recours

(a) En cas de rejet d’une demande officielle d’information, son auteur peut demander que la décision soit réexaminée par le Groupe de travail (voir paragraphe Rôles, autorités et responsabilités: Groupe de travail a sur l'accès à l'information).

(b) Il est accusé réception de toute demande de réexamen dans un délai de 30 jours calendaires. Le Groupe de travail examine le rejet de la demande d’accès à un document ou une partie d’un document, et rend sa décision définitive dans les 90 jours calendaires suivant la date de réception de la demande de recours. Les membres du Groupe de travail peuvent demander au/à la président(e) une prolongation du délai. Une prolongation peut être accordée pour 30 jours supplémentaires. Dans des cas exceptionnels, le délai peut être prolongé jusqu’à un maximum de 90 jours supplémentaires, à la discrétion du/de la président(e). Pour en savoir plus, consulter la Procédure d’examen des recours.

(c) Test du préjudice et primauté de l’intérêt public : dans des circonstances exceptionnelles, l’UNESCO se réserve le droit de divulguer les informations jugées confidentielles aux termes du paragraphe Politiques: Exceptions. Le Groupe de travail examine toutes les demandes. L’UNESCO peut exercer ce droit si elle détermine que les avantages globaux et l’intérêt public d’une telle divulgation l’emportent sur le préjudice probable pour le ou les intérêts protégés par la ou les exceptions. Il peut s’agir de situations dans lesquelles la divulgation de certaines informations confidentielles pourrait, de l’avis de l’UNESCO, permettre d’éviter un préjudice imminent et grave pour la santé publique ou la sécurité publique, et/ou des effets négatifs imminents et importants sur l’environnement. Cette divulgation par l’UNESCO se fait sur la base la plus restreinte nécessaire pour atteindre l’objectif de la divulgation. Si l’information confidentielle a été fournie par un État membre ou un tiers ou concerne un État membre ou un tiers, l’UNESCO ne procède à une telle divulgation qu’après avoir informé l’État membre ou le tiers de ses préoccupations et pris en considération les plans des parties concernées pour remédier au préjudice éventuel ou l’atténuer.

L’UNESCO :

1. recueille et utilise les informations que vous fournissez pour traiter votre demande. Ces informations ne seront pas utilisées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées ;

2. ne communique les informations que vous fournissez qu’aux employés qui en ont besoin pour traiter votre demande et y répondre ;

3. conserve vos informations sur ses serveurs pendant la durée nécessaire au traitement de votre demande ;

4. conserve un récapitulatif de chaque demande à des fins d’analyse statistique ;

5. communique, le cas échéant, votre nom et les informations relatives à votre carte de crédit à l’organisme de traitement des paiements de l’Organisation (voir paragraphe Procédures opérationnelles: Demandes d'accès à l'information (3)).

Pour de plus amples informations, voir les Principes de l’UNESCO relatifs à la protection des données personnelles et de la vie privée.

[1] L’UNESCO est l’organisme responsable de l’indicateur 16.10.2 des ODD.

[2] Le Portail de données de l’UNESCO publie des données conformément à la norme activité de l’Initiative internationale pour la transparence de l’aide (IITA). Il a été conçu pour permettre au public d’accéder aux informations relatives aux activités de l’Organisation dans l’ensemble des secteurs, pays et régions, ainsi qu’à des données détaillées sur le budget et les donateurs – Pour en savoir plus : https://core.unesco.org/fr/home.

[3] En 2013, l’UNESCO a adopté une politique d’accès libre concernant les publications de l’Organisation (décision 191 EX/5.II).