Denne redegjørelsen beskriver hvordan TrønderTaxi AS arbeider med aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven, herunder hvordan virksomheten kartlegger og vurderer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, blant tilknyttede løyvehavere og i leverandørkjeden.
Redegjørelsen bygger på leverandørvurderinger, intern risikokartlegging av trafikk og sjåfører, samt innhentede opplysninger fra løyvehavere. Den bygger også på virksomhetens dokumenterte arbeid med personvern, tilgangsstyring og innsynsrettigheter.
Formålet med arbeidet er å skape oversikt over risiko, prioritere oppfølging der virksomheten har størst påvirkningsmulighet, og styrke etterlevelsen av åpenhetsloven gjennom et systematisk og dokumenterbart arbeid.
TrønderTaxi leverer transport- og taxitjenester. Den relevante verdikjeden består i hovedsak av egen administrasjon, tilknyttede løyvehavere og leverandører av støttetjenester.
Leverandørene omfatter blant annet systemleverandører, finansielle aktører, verksteder og driftstjenester. Verdikjeden er i hovedsak lokal og nasjonal, men enkelte leverandørkategorier kan innebære risiko knyttet til arbeidsforhold, HMS, personvern og datasikkerhet.
Virksomhetsmodellen med mange selvstendige løyvehavere innebærer at etterlevelse i praksis er avhengig av samspill mellom selskapet, kontraktskrav og den enkelte løyvehaver.
Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er forankret i virksomhetens oppfølging av leverandører, løyvehavere og kontraktskrav, og inngår som en del av virksomhetens internkontroll.
Virksomheten arbeider systematisk med kartlegging av risiko, vurdering og prioritering, iverksetting av tiltak, samt oppfølging og forbedring.
Oppfølging skjer gjennom dialog, veiledning og kurs, kontraktsoppfølging og årlige kontroller.
Virksomheten har etablert strukturerte skjemaer for leverandørvurdering, hvor det dokumenteres risikobeskrivelse, alvorlighetsgrad og sannsynlighet, påvirkningsgrad, tiltak og ansvar, samt frister og effekt. Dette utgjør et grunnlag for risikobasert styring og internkontroll.
Innen personvern arbeider virksomheten med tilgangsstyring, lagring, sletting og innsyn i personopplysninger, herunder i personalmapper, sjåførmapper og systemløsninger.
Aktsomhetsvurderingene bygger på flere kilder.
Leverandørkartlegging: Leverandører vurderes basert på type aktivitet, relasjon, risiko, sannsynlighet og påvirkningsgrad. Flere leverandører er identifisert for prioritert oppfølging.
Kartlegging av løyvehavere: Det er gjennomført kartlegging blant løyvehavere. Besvarelsene viser generelt lav rapportering av avdekkede brudd, men betydelig variasjon i modenhet, forståelse og systematikk.
Intern risikokartlegging: Kartleggingen av trafikk og sjåfører omfatter organisatoriske, psykososiale, fysiske og sikkerhetsrelaterte forhold, inkludert arbeidstid og belastning, nattarbeid, konflikter og trusler, samt skaderisiko.
Personvern: Personvern inngår som del av risikovurderingen. Interne prosedyrer viser arbeid med tilgangskontroll, lagring og sletting, samt innsynsrettigheter.
5. Identifiserte risikoområder
5.1 Egen virksomhet og sjåførledd
Kartleggingen viser at arbeidstid og belastning er sentrale temaer som bedriften har fokus på.
5.2 Løyvehavere
Det er identifisert ulik modenhet og kompetanse, samt behov for tydeligere krav og oppfølging.
5.3 Leverandørkjede
Risikoen varierer mellom leverandørtyper. Høyere risiko er identifisert i arbeidsintensive bransjer og hos leverandører med underleverandørkjeder.
5.4 Kontraktsoppfølging
Økte krav i anbud og kontrakter medfører behov for dokumentasjon og systematisk oppfølging.
5.5 Personvern og informasjonssikkerhet
Personvern er identifisert som et risikoområde særlig knyttet til behandling av kundeopplysninger, synlighet av data i operative systemer og tilgang til informasjon. Virksomheten har vurdert tiltak for å redusere eksponering av personopplysninger, blant annet ved å begrense hvilke opplysninger som vises i operativt utstyr.
Det er ikke identifisert konkrete alvorlige brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.
Samtidig viser datagrunnlaget reelle risikoer i sjåførledd og drift, variasjon i etterlevelse hos løyvehavere, samt identifiserte personvernvurderinger.
Samlet vurderes risikobildet som håndterbart, men med behov for kontinuerlig oppfølging.
Tiltakene omfatter leverandøroppfølging gjennom risikovurdering, kontraktsoppfølging og dokumentinnhenting. Overfor løyvehavere benyttes informasjon, veiledning, kurs, temakvelder og kontroll.
I egen virksomhet benyttes intern risikokartlegging, HMS-oppfølging og kontraktsstyring.
Innen personvern arbeider virksomheten med tilgangsstyring, oppdaterte prosedyrer og vurdering av systemløsninger.
Følgende områder prioriteres i det videre arbeidet:
- informasjon og belastning i sjåførleddet
- opplæring og oppfølging av løyvehavere
- risikobasert leverandøroppfølging
- styrking av internkontroll og dokumentasjon
- personvern i operative systemer
TrønderTaxi har gjennomført aktsomhetsvurderinger for egen virksomhet, løyvehavere, leverandørkjede og behandling av personopplysninger.
Virksomheten har identifisert relevante risikoområder og etablert tiltak for oppfølging.
Samtidig er det konstant fokus på videre utvikling av systematikk, dokumentasjon, internkontroll og personvernforankring.
Arbeidet vil videreføres som en integrert del av virksomhetens styring og forbedring.
