介護事業所の改善要望、件数だけで優先順位を決めていませんか

「その意見は、一人からしか出ていません」

それを理由に後回しにする前に、
その仕事を担当している人が何人いるかを確かめたいと思います。
一人で担っている仕事なら、
一人の声が、その業務で起きている問題を伝えているかもしれません。

私は、要望の多さを整理することは必要でも、
件数だけで優先順位を決めるのは不十分だと考えています。
声の数と一緒に見ておきたい情報があります。

誰が、その仕事を担当しているか

夜間だけに起きる問題や、
特定の担当者しか扱わない作業は、意見の数が少なくなります。

「一人しか言っていない」で終わらず、
その仕事を経験している人が何人いるかを確認します。

少人数で担っている仕事なら、一件の声でも重要な手がかりになります。

一回の負担と、起きる頻度を分ける

毎日数分の困りごとなのか、月に一度だが業務が止まる問題なのか。

件数の表だけでは、この違いが消えてしまいます。
・所要時間
・頻度
・やり直しの有無など
確認できる事実を添えます。

推測で大きく見せず、分からない部分は追加で確かめます。

安全への影響は、人気順にしない

利用者や職員の安全に関わる懸念は、
多数決で後回しにするものではありません。

必要な責任者へつなぎ、状況に応じて先に対応します。
急ぐべき対応と、
通常の業務改善として比較するものを、同じ点数だけで並べないことが大切です。

対応のしやすさも、別の軸で見る

大きな効果が期待できても、確認や準備が必要な課題があります。
一方、すぐに試せる小さな変更もあります。

「すぐ着手するもの」
「調査するもの」
「現時点では変更しないもの」に分け、
理由と次に返答する日を残します。

対応しないと決めたことも、受け取った人へ説明します。
放置と判断は、現場から見ると区別しにくいからです。

改善要望を整理する目的は、
いちばん声の大きいテーマを選ぶことではありません。

誰の仕事に、どんな影響があり、
何から手をつけるべきかを判断することです。

会議で多数の意見を整理しても、
発言する人が少ない仕事の負担は見えないままかもしれません。
要望が一件だから軽いのか、
それとも担当者が一人だから一件なのか。
その違いを確かめるだけでも、優先順位の付け方は変わってきます。

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介護・医療・障害福祉事業所向けのコンサルティングに携わっています。採用・定着、事業所運営、経営改善について、現場で使える考え方をこのnoteで発信しています。

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