ダッシュボードの各種機能について：出力・共有・定期送信までの手順

前作のData Visualizationsでグラフをゼロから作る手順では、Incidentのデータから積み上げ棒グラフを作るところまでを扱いました。作ったグラフ単体を送信・共有する手順は、Data Visualizationsの各種機能についてという記事にまとめています。グラフやダッシュボードは、画面の中に置いたままでは仕事になりません。上司への報告や他部署への共有があって初めて、作った意味が生まれます。

この記事は、グラフ単体ではなくダッシュボード単位で、その送信・共有・出力の工程を実機で確認した記録です。ダッシュボードの右上にある「More actions」メニューから、PowerPointへの出力・メールでの直接送信・画面のままの共有・定期送信の現状までを画面つきで追います。

この記事で分かること

• ダッシュボードを送信・共有する3つの方法（Export・Share・Schedule）の全体像

• PowerPointでエクスポートする手順とFile typeの選択肢

• エクスポートしたファイルをメールでそのまま送る方法

• 画面のまま共有するときのviewerとeditorの違い

• 定期送信（Schedule）の現状とPDIで確認できた範囲

送信・共有の方法は3つある：Export・Share・Schedule

「Shared admin dashboard」を開き、右上の3点アイコン「More actions」を押すと、次の9項目が並びます。

• Create new … 後述「その他のメニュー項目」

• Duplicate … 後述「その他のメニュー項目」

• Share … 後述「手順1：Shareで共有する」

• Export … 後述「手順2：ExportでPowerPointに出力する」

• Schedule … 後述「手順4：Scheduleで定期送信する」

• Printer friendly … 後述「その他のメニュー項目」

• Clear all filters … 後述「その他のメニュー項目」

• Add to bookmarks … 後述「その他のメニュー項目」

• Open record … 後述「その他のメニュー項目」

9項目のうち、この記事で扱うのは送信・共有に関わるExport・Share・Scheduleの3つです。残り6項目は、記事の最後に「その他のメニュー項目」としてまとめます。

3つの違いは単純です。Shareは画面そのものを見せる方法、Exportはファイルに固めて渡す方法、Scheduleは定期的に自動送信する方法です。常に最新の状態を見せたいならShare、ファイルとして残したいならExport、毎週決まった曜日に送りたいならScheduleを選びます。以降、Share→Export→Scheduleの順で実機の画面を追います。

手順1：Share で共有する

ファイルを作らず、ダッシュボードの画面そのものを見せたいときはShareを使います。More actionsからShareを押すと「Share Dashboard」ダイアログが開きます。

一番上の「Grant access to」欄（プレースホルダはAdd users, groups and roles）に、共有したい相手を入力します。ユーザーだけでなくグループやロール単位でも指定できる作りです。

viewer とeditor の違い

相手を選ぶと、下に「Add as viewer」と「Add as editor」というボタンが並びます。相手を選ぶ前はAdd as editorが非活性で押せません。viewerは閲覧のみ、editorはダッシュボードの中身を編集できる権限です。社内の他部署に見せるだけならviewer、同じチームで一緒に作り込むならeditorという使い分けになります。判断基準はシンプルです。

もう一つ、共有権限を委譲するチェックボックスもあります。表示は「Allow recipients to add, edit, or delete sharing permissions associated with this dashboard」。ONにすると、共有した相手が別の誰かをさらに共有できる権限まで渡すことになります。共有範囲を自分の管理下に置きたいなら、既定のOFFのままにしておくのが安全です。

共有済みの相手は「Manage Access」セクションに一覧表示されます。誰にも共有していない状態では「This dashboard hasn't been shared / You can add people from the field above.」と表示されました。

Copy link with filter の使いどころ

ダイアログの下部には「Copy link with filter」と「Copy Link」の2つのボタンがあります。違いは、いま画面にかけているフィルタの状態をURLに含めるかどうかです。Copy link with filterは絞り込み条件ごとURLに埋め込むので、「Criticalだけの画面」をそのまま渡したいときに向く選択です。Copy Linkはフィルタなしの素の状態を渡すので、相手に自分で条件を変えてもらいたい場合に向きます。渡す相手にどこまで自由に見てほしいかで、どちらを使うか決まります。

手順2：Export でPowerPointに出力する

Exportを押すと「Export Dashboard」という名前のダイアログが開きます。作りはシンプルです。

ダイアログの構成は上から3段です。1段目がFile type（出力形式）、2段目がExport with applied filters（フィルタを適用するか）、3段目がDelivery（渡し方）です。File typeの選択肢は次の節で詳しく見ます。ここでは残り2段を確認します。

Export with applied filters の意味

「Export with applied filters」はトグルスイッチで、既定はONでした。ダッシュボードに期間や部署の絞り込みをかけた状態でエクスポートすると、その絞り込みごとファイルに焼き込まれます。OFFにすれば、絞り込みを外した全体のデータで出力されます。見せたい相手が「今月分だけ」を求めているならON、全体像を渡したいならOFFを選ぶ、という基準です。

Delivery は2択

一番下のDeliveryはラジオボタンで、選べるのは「Download File」と「Send file via email」の2つです。Download Fileが既定で、押した端末にファイルがそのままダウンロードされます。Send file via emailを選ぶと、画面の下にメール送信用の項目が追加で現れます。この項目は有料エリアで扱う内容です。

File type はPowerPointとPDFの2つだけ

File typeのドロップダウンを開くと、選択肢は次の画面の通りでした。

出てくるのは PowerPoint と PDF の2つだけです。画像として書き出すPNGやJPEGの選択肢はありませんでした。グラフだけを1枚の画像として切り出したい場面には向かない、という実測結果になります。

PowerPointを選ぶと、ドロップダウンの下に「Exports one visualization per slide」という説明が出ます。ダッシュボードに載っている個々のグラフや数値が、1枚のグラフにつき1枚のスライドへ振り分けられる、という意味です。ダッシュボードの見た目をそのまま1枚の画像として複製する機能ではなく、部品単位でスライド化される点は覚えておくと迷いません。PDFを選んだ場合の割り付けは、この記事の検証範囲では確認していません。