ServiceNowのグラフをPowerPoint出力・共有・定期送信する方法：Data Visualizationの使い方

グラフは完成したのに、それを誰にどう届けるかで手が止まっていませんか。ServiceNowのData Visualizationには、ダッシュボードを作らなくても単体でPowerPoint出力・共有・定期メール送信までできるメニューが揃っています。保存済みの棒グラフ「Incidents by Priority and State」を使い、メニューを開くところから配布までの手順を実機で確認しました。

グラフを保存すると、配る手段が3つ揃う（結論）

先に全体像です。

• タイトル右の3点メニューには7項目が並びますが、配布に直接関わるのはShare・Export・Scheduleの3つです。ダッシュボードを経由しなくても、この3つだけで人に届けられます

• その場で1回だけ届けるならExport、決まった頻度で自動的に届けるならScheduleという役割分担です。Scheduleは設定項目が多く、この記事の有料部でフィールド単位まで解説します

• 送信・共有より前に、まず名前を付けて保存しておく必要があります。理由は次の見出しで説明します

図の色は次の意味です。濃紺は起点のグラフ、緑は単体で完結し無料部で仕組みが分かる経路、橙は定期送信で具体的な手順を有料部にまとめた経路、紫はダッシュボードという別の仕組みを経由する任意の経路です。

まず名前を付けて保存する（Untitledの罠）

グラフができたら、送信や共有より先に保存します。「Save」を押すと「Save visualization」ダイアログが開きます。

入力項目はVisualization name（必須）のひとつだけです。既定値は「Untitled」のままになっています。保存すると「You have saved your changes.」と表示され、URLがUntitledから実際のsys_idに変わります。

名前を決めずに保存すると、あとで困る場面があります。Scheduleの添付ファイルは、レポートの名前からそのまま「〇〇.ppt」というファイル名が自動生成されるからです。「Untitled.ppt」という添付を受け取った相手は、中身を開くまで何のファイルか分かりません。送信する予定があるなら、最初の保存で分かる名前を付けておきます。

Share で共有する：viewerとeditorの違い

メニューの「Share」を選ぶと、Share Visualizationダイアログが開きます。

Grant access toの欄に、ユーザー・グループ・ロールを追加します。追加した相手にはAdd as viewerとAdd as editorの2つのボタンがあり、どちらも最初から押せる状態でした。チェックボックスのAllow recipients to shareを有効にすると、共有された相手がさらに別の人へ共有できるようになります。まだ誰にも共有していない状態では、Manage Access欄に「This visualization hasn't been shared」という表示でした。下部のCopy Linkを使えば、URLをコピーして直接渡せます。

閲覧だけしてほしい相手にはviewer、設定まで触ってほしい相手にはeditorという単純な区分です。他人が所有するレポートを開いたときに実際どうなるかは、この記事の後半「権限とロールの実際」で扱います。

Export でPowerPointに出力する：その場送信とスケジュールの違い

メニューから「Export」を選ぶと、Export Visualizationダイアログが開きます。

設定項目は2つです。File typeはPowerPointが選べます。DeliveryはDownload File（既定）とSend file via emailの2択です。ボタンはCancelとExportだけで、迷う要素はありません。

Send file via emailを選ぶと、その場で1回だけメールに送れる仕組みです。決まった頻度で繰り返し送りたい場合は、Exportではなく次のSchedule機能を使います。ダッシュボード側のExport Dashboardには「Export with applied filters」というトグルがあります。Data Visualization単体のExportダイアログには、このトグルは出ませんでした。フィルタを反映するかどうかの切り替えは、ダッシュボード側だけの機能のようです。

Scheduleは何をしてくれるのか

メニューの「Schedule」は、ダイアログではありません。「Scheduled Execution of Incidents by Priority and State」という専用の画面に切り替わります。押した瞬間に画面が切り替わるので、ダイアログを探すと迷います。

この専用画面には、送信対象を指定するFile to export、いつ送るかを決めるEmail schedule、宛先と件名を決めるEmail Detailsという3つのブロックがあります。埋め終えてSaveを押すと、決めた頻度でPowerPointが自動生成され、指定した宛先にメール送信される仕組みです。3ブロックの中には保存前に必ず埋めないといけない必須項目があり、初回はそこで止まりやすいところです。

実機で気づいたこと

3つの気づいたことです。

似た見た目の「More actions」ボタンが画面に2箇所ありました。ひとつはヘッダー側（座標x≈1381, y≈82）で、Share・Export・Scheduleを含む7項目が出ます。もうひとつはキャンバス上のMetricカードの3点で、こちらはEditとDeleteの2項目しかありません。同じラベル・同じ見た目のボタンを配置しながら中身を分けているのは、グラフ全体の操作とMetric単体の操作を画面上で区別させる意図に見えます。押す場所を覚えておかないと、目当ての項目にたどり着けません。

名前を付けずに保存できてしまう設計にも意図を感じました。動作確認中は「Untitled」のまま何度も保存し直したくなります。その状態でSend file via emailやScheduleまで進めると、届いた相手は「Untitled.ppt」という添付を開くまで中身が分かりません。保存の入力チェックを緩くする代わりに、名前を付ける判断を利用者に委ねている作りだと感じました。

ダッシュボード側のExportにある「Export with applied filters」トグルは、単体のグラフではそもそも見当たりませんでした。単体のグラフはフィルタを受け取る立場になく、フィルタを掛ける・掛けられるのはダッシュボードに乗せてからの話という設計の線引きが、ここに表れているように見えます。

購入すると何が手に入るか

ここまでで、Share・Exportで完結する配布と、Scheduleという専用画面が存在することは分かる状態です。ここから先は、Scheduleの3ブロックをフィールド単位で埋める手順と、実測した設定値をそのまま載せています。Configurationパネルにある13セクションの設定項目を、既定値と使いどころ付きの早見表1枚に整理したものも収録しました。Platform Analytics関連の12ロールの整理、関係するテーブルの実在・件数確認、つまずきやすい4点のチェックリストと、よくある質問4問も収めています。次に同じ作業をするときに、画面を開きながらそのまま埋めていける分量にしてあります。