非ネイティブが英語会議のファシリで無双するのは妄想じゃない - テクニック6選 (Part 2/2)

Part 1では、私自身のストーリーと、英語ミーティングで「映える」ためのテクニックについて書いた。

このPart 2では、非ネイティブが英語ミーティングをファシリテートして、目的を達成するための「目的達成テク」を、Part 1と同じく３選という形で紹介していきたい。

英語ミーティングで目的達成するためのテクニック3選

ミーティングをするには、必ず目的があるはずだ。

• プロジェクト計画の合意をとる

• アイディア出しをする

• 施策の内容を詰める

• 定例で進捗報告する

• 親睦を深めてチームの結束を高める

・・・などなど。
いずれの場合も目的が達成されるように、ファシリテーターはミーティングを運営しなくてはならない。

そうしないと「結局この時間はなんだったの？」ということになってしまう。

また、私自身の話をすると、海外と時差がある中で仕事をしているため、他のメンバーとミーティングできる時間が非常に限られる。
夜11時に設定して、会って話したけど何も決まらなかったから、今週のどこかで同じ時間にもう一度話しましょう、というのは極力避けたい。
一回一回のミーティングが真剣勝負なのだ。

そこで私が日頃から意識しているのが、以下3つのテクニックだ。

目的達成テク① カンペを作ってイメトレする

仕事は準備が8割とか9割とかいう言葉をよく耳にする。
ビジネスに限らず、スポーツや音楽といった世界でも、練習が本番の結果を決める、という法則のようなものがあると思う。

ミーティングもそれ単体が小さなプロジェクトのようなものであり、成功には入念な準備が欠かせない。

準備には色々あるが、私が最も時間を割くのが進行セリフのカンペ（カンニングペーパー）作りとイメトレ（イメージトレーニング）だ。

まず、ミーティングのアジェンダを作成する。アジェンダには話し合う議題、スピーカー、そして割り当て時間を一覧にする。
そのアジェンダにそって、最初から最後まで自分がどう進行するかをセリフ付きで考えていくのだ。

特にミーティングの「開始」と「締めくくり」用のセリフは、ほぼ必ず準備する。
書くツールは、パワーポイントのノートでもいいし、ワードでもなんでもいい。

ミーティング開始用であれば、
「みなさん、こんにちは。このミーティングはプロジェクト〇〇のキックオフです。私は⬜︎⬜︎チームの△△です。」 (Hi everyone. This is the kick-off meeting for the 〇〇 project. My name is △△ from the ⬜︎⬜︎ team.)
と、出だしの言葉から一字一句書いていく。

ミーティングの締めくくりも、その後の進捗を左右するので重要だ。
「ありがとうございました。すごくいい議論でした。ミーティングを終わる前に、次のステップについて簡単に確認しておきましょう 」(Thank you. It was a great discussion. Before we wrap up, let’s quickly go over the next steps.)
といった感じで、喋りの大枠を用意しておく。

私は人前で喋るのがとても苦手で、人と面すると心拍数が上がって頭の中が真っ白になってしまう。
日本語でもそうだし、英語だと尚更に緊張する。母国語でない分、言葉に詰まったときの挽回が難しいからだ。
なので、言うセリフをあらかじめ考えて、カンペを作っておくわけだ。

実際は、その場の雰囲気や進行状況でアドリブを入れることになる。でも、もし緊張で頭が飛んでも、とりあえず要所ごとにカンペを読めば大丈夫という状況にしておく。それによって、ディスカッションの中身に集中することができるのだ。

そして、カンペを作っていく中でミーティングの流れをイメージトレーニングする。
どのように議題をつなぐか。どのように参加者に発言を求めるか。
そして、どんな締めの言葉になっていれば目的を達成したことになるのか、逆算していく。

なおカンペを読む方法であるが、リモートのウェブ会議ではモニターが二台以上あるといい。
私は目の前のモニターにカンペファイルを映し、もう一台のモニターに資料を出してそちら側を共有するようにしている。
参加者から見れば、私の目が微妙に左から右に、右から左にと動いているので「この人、カンペ読んでるな」とバレてるかもしれない。
でも、そんなの気にしない。カンペを読んで何が悪い。
ミーティングが円滑に進んで、目的が達成されることの方が重要なのだ。

議題や参加者の顔ぶれに慣れてきたら、大まかなアジェンダとカンペで回せるようになってくる。むしろ、そうならないと発想の広がりを阻害する要因になりうる。

しかし、プロジェクトの初期や、絶対に結果を出したいミーティングであれば、進行の大枠はガッチリ組んでしまおう。準備はやり過ぎなくらいしておいて損はないと思う。

目的達成テク② 見える化で議論を地上戦に持ち込む

若干ステレオタイプではあるが、英語ネイティブの人たちはペラペラよく喋る。英語が流暢だから余計にそう聞こえてしまうのだが、とにかく延々とよく喋る。
これがミーティングになると、いわゆる空中戦の原因になりがちだ。

それで話がまとまるときも勿論あるが、後で認識のズレが露呈するケースも少なくない。

自分が責任なく聞いているだけなら、空中戦ミーティングでも構わない。
しかし、ファシリテーターとして成果に責任を持つ場合はそうもいかない。

この対策として、いわゆる「見える化」の手法を使う。
口頭で飛び交う意見を文字や図に書き起こして、空中戦から地上戦に持ち込むのだ。

参加者間のフリートークがはじまったら、要点を箇条書きでPCにタイプしていく。
文法が間違ってたって構わない。
ツールはパワポでもメモ帳でもなんでもいいが、Miroといったデジタルホワイトボードはおすすめだ。

そしてある程度したら、
「出てきた意見をメモしたから、画面を共有するね」 (I've taken some notes from our discussion, so I'll share my screen now.)
と言っておもむろに画面見せるのだ。
そうするとトークが止まって、みんながジーっと画面に注目する。
見える化した内容をもとに、議論を深めたり、まとめていく方向に誘導する。

はじめから画面共有して議論と同時進行でメモしていくのも、ありだ。ただ、それだと意見が出にくくなることがあるので、ある程度自由に発言してもらってから、整理されたものを見せる方が有効だったりする。

なお、自分があまり明るくない分野の話だと、即時でうまく書き起こせないことがある。そんなときは、ミーティングの後に録画やAI生成の議事録を参考に、ポイントを資料にまとめて参加者に共有する。
事後であっても認識統一の価値はあるのでやった方がいい。

複雑なことを議論するときは、あらかじめ論点をペライチでいいので文字や図に起こしておいて、ミーティングで画面共有しながら議論を進めると、話がまとめやすい。

もともと自分の英語力、そして耳で聞いて理解する力に不安があるために、視覚情報で補うというテクニックに頼るようになったのだが、けっこう当たり前のようで意外と誰もやらないので、重宝される。

個人の感覚だが、日本人は見える化が上手な人が多いので、それを強みにするといいと思う。

目的達成テク③ ザ・根回し

最後のテクはずばり、根回しである。

根回しというのは日本の悪い慣習だ、というイメージがある。
会議のための会議のための会議とか、資料作りのための資料作りのための資料作りとか、どこまで本当にあるのか分からないが、確かに無駄にやりすぎな部分はあるのかもしれない。

でも、ミーティングの前に関係者と情報共有しておく、大筋の合意をとっておくということは、どの国でも行われることだと思う。

新しいことを決めるようなミーティングを開くときは、マネージャーやキーパーソンには個別ミーティングで説明しておこう。
ゴールの認識を揃え、そこに至る議論の道筋をすり合わせておく。
すると、自分が想定していない角度からアドバイスをもらえたり、思わぬ穴を指摘してもらえたりする。
そのフィードバックをもとに内容に修正をかけミーティングに臨めば、成功の確率は当然上がる。

時間がもらえない場合でも、
「こういう内容でやるので、どうぞよろしく。質問や提案があれば是非お知らせくださいね」(I just wanted to give you a heads-up on the agenda for our next meeting. Please let me know if you have any questions or suggestions)
とチャットして、資料だけでも共有しておこう。
ちゃんと目を通してくれた人からは、これで問題ないよ、とか、これはまだ未確定なのでスライドから外して欲しい、といったコメントがもらえたりする。

このように論理的な認識合わせをすることが、根回しを行う理由の一つである。

それに加え、根回しには感情面のフォローも含まれる。

以前の外国人の上司は、いつもこう言っていた。
「人を驚かせない」(No surprises)
「人を恥ずかしい目にあわせない」 (Don't embarrass anyone)

え、外資ってもっとストレートに意見を言い合う文化じゃないの？

確かに日本に比べれば、誰でもフラットに意見を言うことができるかもしれない。
でも配慮なく何でもストレートにぶつけていいわけではない。

円滑に合意形成にもっていきたかったら、やはり感情面に気を配る必要がある。

事前に伝えていないことを大勢がいる場でいきなり持ち出せば、そのときは笑顔でも、内心は「聞いていない」と気分を害する。

誰かの仕事を否定するようなことを他の人の前で言ったら、恥をかかせてしまう。そういうことは個別に話して対処するものだ。

英語ミーティングをファシリテートする立場になって、昔の上司が教えてくれたことの意味がよく分かるようになった。

実は外資系では日本以上に「メンツ」への配慮や、細やかな気遣いが求められるのでは、と感じている。
その背景には、外資ならではの特徴 - 多国籍で日本以上にメンツが重視される文化の国の人もいること、人事権(生殺与奪権)が現場のマネージャーにあること、人との関係が生き残りに不可欠なこと、そしてハラスメントに敏感 - といったことがあると思っている。

「根回し」という言葉には、水面下での陰湿なやりとり、のような後ろ向きなイメージがあるかもしれない。
でも実際は、関係者が気持ちよく、建設的に仕事を進められるように、というとても前向きな取り組みだと思う。
プロジェクトマネージャー兼ミーティングファシリテーターとしては、積極的に「根回し」テクを使っていきたい。

目的達成テクニックまとめ

以上、Part 2では非ネイティブが英語ミーティングをファシリテートして、目的を達成するための「目的達成テク3選」をご紹介した。
- 目的達成テク① カンペを作ってイメトレする
- 目的達成テク② 見える化で議論を地上戦に持ち込む
- 目的達成テク③ ザ・根回し

これらは国や言語に関係ないテクニックでありながら、意外とやらない人が多い。
使いこなすことで非ネイティブのファシリテーターでも、むしろ有利にたてるのではと思っている。

最後に：この記事に込めた想い

長くなったが、ここ数年で自分が学んできた 非ネイティブが英語ミーティングをファシリテートするテクニック 計６選を紹介させてもらった。

これを書いたのは理由がある。

私は18歳までの半分を海外で育ち、日本の組織には上手く馴染めないところがある。
でも日本の文化が大好きだ。

そして外資企業で働く今、「日本の人は優秀だ」としみじみ思っている。

これまで色々な国の人と仕事をしてきたが、日本人は物事を理解して分析する力が高く、言語化が上手く、真面目で工夫を怠らない。約束も守る。
これって一歩日本を出たら、当たり前ではないのだ。

それなのに、海外との英語ミーティングになると「もったいないな」というシーンを多く見てきた。
こうすれば、もっと好意的に話を聞いてもらえるのに、とか、持っている素晴らしいアイディアが伝わるのに、と感じていた。

そして、それはちょっとのノウハウと経験があれば可能だと思っている。

非ネイティブだって、英語ミーティングのファシリテーションで無双できる。
それは妄想ではないはずだ。

ここで書いたことは、日本人に限らず、母国語ではない英語の仕事で悩んでいる人であれば、誰にでも使ってもらえる技術だと思っている。

テクノロジーが発達しても、物事を決めて前に進めるには、やはり人同士が会って話をする必要は残る。
AIが通訳や翻訳をしてくれる時代になっても、人間の声で、人間の言葉で話さないと、大切なことは伝わらない。
だからミーティングはなくならないし、英語が世界の共通言語である限り、英語ミーティングは開催され続けるだろう。

そんな中、国や母国語が違うことで摩擦が生まれるのではなく、バリアを超えて、よりよい対話が生まれてほしい。

このnoteが、どこかの誰かの役に立てばいいなと思う。

という私も、まだまだ日々精進中。冷や汗をかきながら英語ミーティングをファシリテートする毎日だ。これからも引き続き、研鑽を積んでいきたい。

長文を最後まで読んでいただき、ありがとうございました。