代理店さんが安心してお客様に説明できるように。LINE予約配信の報告で大切にしていること

どうも、らんです。
LINEの設計・構築・運用を裏側で担当しています。

代理店さんのLINE案件で
予約配信を入れたら
予約した画面のスクショを添えて報告しています。

今日はスクショそのものではなく
その根っこにある考え方を書きます。

お客様の前に立つ人が困らないように

LINE案件では
お客様の窓口に立つのが代理店さんのこともあれば
僕がお客様とのやりとりまで受け持つこともあります。

代理店さんが窓口の案件では
お客様から配信について聞かれるのは担当者さんです。

たとえばお客様から
「その配信はいつ届きますか」と聞かれたとき。

担当者さんが僕に確認してから答えるのと
手元の報告を見てすぐ答えられるのとでは
お客様に伝わる安心感が違います。

だから僕が受け持つのは
進行と品質の確認になります。

お客様の前に立つ担当者さんが
裏側のことで困らないように。

その役目を僕は受け持っています。

窓口をどちらが持つかは案件ごとに決めます。

どちらの場合も
進行と品質の確認は僕が行う。

この分け方が
外注するときのいちばんの前提だと考えています。

外注先の仕事は作業を終えることだけではない

頼まれた作業を終えて
「できました」と伝える。

それだけなら
外注先の仕事は半分だと思っています。

もう半分は
任せた担当者さんが次の仕事に進める状態まで整えること。

担当者さんの次の仕事は
お客様への説明だったり
配信内容の最終的な確認だったりします。

「できました」の報告には2通りあります。

作業が終わったことだけを伝える報告。

担当者さんが次に何をすればいいかまで伝わる報告。

僕が目指すのは後者です。

そこで手が止まるなら
任せた意味が薄れてしまいます。

代理店さんが窓口を持つ案件では
担当者さんが自信を持ってお客様に説明できる状態を
裏側から整えます。

作業の速さや正確さは前提で
その先にある担当者さんの次の動きまで見る。

外注先に求められるのは
そこだと考えています。

外注しても
確認する手間は増やさない。

これが僕の仕事の進め方です。

予約配信のスクショはその考え方の形

予約配信を入れたときの報告が
「入れました」の一言だけだと
担当者さんは中身を見られません。

いつ届くのか
誰に届くのか
どんな文とボタンが届くのか。

これを確認するには
管理画面を開くか
僕に聞き返すしかなくなります。

予約した画面のスクショを添えておけば
担当者さんはその報告を見るだけで
予約の中身を確認できます。

聞き返しが1往復減れば
担当者さんの手が空きます。

お客様に配信の内容や日時を伝えるときの
材料にもなります。

担当者さんの時間は
お客様とのやりとりや次の企画に使えるほうがいい。

配信の中身を探したり
聞き返したりする時間は
報告の形で減らせるはずです。

予約配信は
送信前なら中身を直したり止めたりできます。

一斉配信はいったん届くと取り消せません。

だから送信前に担当者さんが見られる形で
報告を渡しておく。

スクショは
その考え方を日々の業務で形にしたものです。

確認できる状態と確認済みは別

ただし
スクショを送ったからといって
担当者さんが確認したことにはなりません。

僕の側でできるのは
確認できる状態を作るところまで。

配信をお客様に届けてよいかを判断するのは担当者さんです。

僕の役目は
その判断に必要なものを
見える形で欠かさず用意すること。

判断そのものを僕が肩代わりすることはありません。

「送った」と「確認してもらった」は別のこと。

この線を引いておかないと
報告したから大丈夫と
思い込んでしまいます。

報告の形で防げるのは
担当者さんが中身を見られない状態を作らないところまで。

そこから先は担当者さんの確認と判断です。

代理店さんに約束していること

予約配信を入れたら
予約した画面のスクショを添えて報告します。

報告は「やりました」を伝えるためではなく
担当者さんが次に動ける形で渡すためのもの。

約束といっても大げさなことではありません。

予約配信を入れるたびに
同じ形で報告する。

確認の判断は担当者さんに残したまま
判断に必要な材料を欠かさず出す。

これも約束のひとつです。

担当者さんが毎回同じ見方で中身を確認できれば
聞き返しや見落としの心配が減ります。

代理店さんが安心してお客様に説明できるように。

僕が報告の形にこだわるのは
そのためです。

僕が何を受け持つかどう進めるかは
こちらの記事にまとめています👇

本日もお読み頂きありがとうございました！