補足編 - その２｜Microsoft TeamsのチームをTeamsから作らない方がよい理由⑦

このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。

非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。

前回のまとめ：

• プライベートチャネルは本体チームとは別サイト

• サイトをまたいだファイルの移動はURLが変わるので要注意

今回は、補足の続きです！

この記事を読んでほしい人

• 管理職・チームのリーダー

• 自組織におけるICT/DX推進の担当者

• 仕事に追われて疲れ果てている人

※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/

※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。

1. OneDriveマイファイル（個人領域）のURL

業務ファイルはOneDriveマイファイル（個人領域）に入れない

以前の記事で、BCP対策の観点からも、下記のように解説しました。

業務ファイルは組織の共有領域（OneDrive共有ライブラリ＝SharePointドキュメント＝Teamsファイルタブ）に格納すべき

もしこれを徹底したい場合、管理職はそのファイルが共有領域にあるのか個人領域にあるのか、どのように確認すればよいでしょうか？

※「個人領域」「共有領域」はMicrosoft社が使う正式な呼称ではありません。

ファイルのURLを見れば、所在地が一発でわかる

もしそのファイルが、個人領域（OneDriveマイファイル）にある場合は、URLで瞬時にわかります。

https://組織のパス-my.sharepoint.com/personal/megumi-osada_組織のメールアドレス/以下略

こんなふうに、

• /personal → 個人領域にあること

• /megumi-osada → 長田めぐみさんの領域にあること

というのが、たちどころにわかるわけです。

なんていうファイルの管理・指導も可能ですね。

2. Microsoft Teamsでチーム名を英数字にして作った場合

グループメールアドレスを任意のものにしようと、チームを英語で作ってみた

以前の記事で、
Microsoft Teamsから「チームの作成」をすると、グループメールアドレスが指定できず、URLにおいて視認性が低い
と解説しました。

一般のスタッフ（ユーザー）には特に影響がないかもしれませんが、管理者（情報システム部や複数のチームを管理する上司）には、結構煩雑な問題になります。

解決策としては、「チームはSharePointから作る」でしたね。

この件について、引っかかった方もいらっしゃるのではないでしょうか？

実際に、やってみました。

▼この「教育事業部_役職者」というチームは、チームを作る際「Education_Management」というチーム名をつけて、後で変更しました。

チーム名を変更で（SharePointも[設定]>[サイトの情報]から）
簡単に変更することができます。

……って、思いますよね？

ところが、そう上手くはいかなかったのです。（残念）

チーム（サイト）のノートが見つからない!?

Oh … OneNoteからはファイル名の変更不可。

これで何が困るかというと、OneNoteの一覧からそのチーム（サイト）のノートブックを探すときに、現在のチーム（サイト）名と異なるため、見つけづらい（見つけられない）という点です。

………
いや、方法は、あるにはあります。

そもそも、このノートブックだって、URLを見ればSharePoint内のコンテンツの１つであることがわかります。
なので、必ずSharePointのリソース内にあるはずです。

チーム名＝ノート名の変更方法があった！

SharePointの左側のナビゲーションから、
[サイト コンテンツ] > [サイトのリソース ファイル]
で、ノートブックを見つけることができます。

▼「…」でメニューを開くと、「名前の変更」が！

▼どうやら、ここからノートブックの名前を変更することができそうです。

▼成功～～～～＼(＾o＾)／

うーん……
でも、やっぱり手間がかかりますね。

3. チームはどちらから作るべきか

【Teamsからチームを作る場合】

1. チーム名を英数字で作る

2. チーム名を変更

3. サイト名を変更

4. ノートブック名を変更

【SharePointからチームを作る場合】

1. サイトの名前とグループメールアドレスを決めて作成

2. チームに接続

結論

手順が少ない、「SharePointからチームを作る」に軍配です！！
（お疲れ様でした…！）

余談

[Microsoft 365管理センター] > [アクティブなチームとグループ]から、SharePointサイトのアドレスを変更することができるようです。
ただし、管理センターにアクセスするためには、テナント内で一定以上のロール（権限設定）が必要です。

いかがでしたでしょうか？
これで、本シリーズは一旦終了です。

今後も、組織DXにお役立ち記事を発信していきますので、お楽しみに！

※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！