ピボットマスターに挑戦①Excelと良いとこどり＿最終レポートで使うには！

１．ピボットテーブル「呪い」を解いても・・

ｎｏｔｅマガジン　２６，０００ビューを突破しました。
第１位の「集計が合わない」　　　　８，０００ビュー
第２位の「コピーして使うには？」　３，９００ビュー
最近では、１位と２位の差がほとんどありません。

ピボットテーブルの「呪い」は「特性」を理解すれば解けます！

「コピーの呪い」を解いても、最終レポートに使えない！
　それって、後遺症？

ピボットテーブルをコピーします。
　　範囲・全部＝すべて貼付け　ピボットテーブル　でデータ分析可能　
　　範囲・部分＝すべて貼付け　値になり、データ分析不能になります。
　これが、「コピーの呪い」です！　

ピボットテーブルのコピー・貼付けを、値・書式　にすると、
保護が解除されて、自由に編集できるようになります。

この特性を意識して、気を付けて使いましょう！

しかし、コピーして編集等ができても、最終レポートとして使うのは
容易ではありません！
「コピーの呪い」には、最終レポートに使えない！
という困った「後遺症」があるようです。

（5）「デザインの呪い」にも「後遺症」がありました！

２．最終レポート「後遺症」の犯人は？

「最終レポートに使えない」　何度も作り直すのは？
ピボットテーブルだけでなく、Ｅｘｃｅｌでも発生してます！

ピボット君は、エクセルＢＩの達人で、変身します！　　　　
　　①名探偵　　ピボン　呪い＝謎解きの推理力　　
　　②魔法使い　ピリー　魔法のマウス　　　　　　
　　③秘密の扉　ピボえもん　夢を叶える隠しメニュー　

名探偵ピナン君に「謎解き」に挑戦してもらいます！

①　Ｅｘｃｅｌ＝データ参照・集計　

表計算ソフトの歴史は、４５年になりました。
みなさんが使っているＥｘｃｅｌも、３０年です。

表計算はレポート作成を目的にしています。
各セルに、データを入力する、数式で「集計・参照」が主役です。
　・S ｕｍｉｆｓなどの様々な関数
　・数式で他のセルの情報を参照
   ・ピボットテーブル・・呪い罹ったまま
見てもらう人に「最適のレポート」を作成します。
　　 　見栄え＞情報＞作業　

最近は、新関数で、さらに高度なデータ集計・参照ができますが、
集計対象の指定・変更を随時行う必要があり、
繰り返し利用には、マクロ・プログラミングなどの習得が必要です。

②ピボットテーブル　「データ分析」の専用ツール！

ピボットテーブルは、Ｅｘｃｅｌの固有ツールではありません。
１９８６年前に、ピト・サラス氏が発明したデータ分析ツールです。

ピボットテーブルは、分析するデータを、パソコン・メモリに読みこんで、
マウス操作で、列単位の集計・表示をくり返し・更新することができます。
ピボットテーブルの特性を理解＝「呪い」を解いて使いましょう。
「実践事例」の紹介が少ないのが、本当に残念です。

「最適のデータ分析」＝情報を得ることを重視します。
　　　情報＞見栄え＞作業

ピボットテーブルをコピーすると、さらに活用が広がります。
　　ピボットテーブルとして使う　・・　「最適データ分析」
　　レポート利用として使う　　　・・　「Excelレポ―ト」

③「データ分析」から役だつレポートに

表計算ソフトのレポートというと、
〇決められた様式でデータを集計・まとめて報告
というのが、
ＩＴ化が進み、「データ分析」「情報化」を反映した
レポートの報告に変わってきました。

私は、「データ分析」には、３つの要件が必要と考えます。
　①全体・個別、マクロ⇔ミクロ　
　②比較
　③要因解析

①全体・個別、マクロ⇔ミクロ　
　先ず、全体の把握をして、報告レポートを作る必要があります。
　個別のデータを集計したレポートは「正しい報告書」でも、
　全体のデータと整合性がとれないと「不正確な情報」になります。

②比較
　時系列、予算・実績管理、様々な項目での対比　で分析すると
　「情報」が明らかになってきます。

③要因解析
　売上高の増減では、数量差・販売価格差に、要因分解できます。
　さらに、数量差は、部門別、地域別、商品別など・・掘り下げできます。
　要因解析から、具体的な課題＝「情報」が明らかになります。

最終レポートで利用可否は、このデータ分析で決まります。
⇒ピボットテーブルが原因ではありません。

３．情報完成度を上げよう！

データ分析で役立つ「情報」を報告するレポートでないと、
「レポートの作り直し」を何度も行う必要になります。

Ｅｘｃｅｌ主体では、データ分析の要件を満たすのは、
大変ですが、ピボットテーブルを活用すると、容易です。

夢を叶える秘密のメニュー「ピボえもん」
魔法のマウスを使う「魔法使いピリ―君」が、活躍します！

(1)　データ分析・・ピボットテーブル

ピボットテーブルは、保護されているので、直接編集はできませんが、
データ分析の完成度を上げるのが、ベストです！

「ダッシュボード」は、ピボットテーブルとグラフで作成できます。
欲しい情報を得られるように「分析を繰り返す」使い方です。

【ピボットテーブルの情報完成度を上げる３つの方向】
　(1)個々のピボットテーブルの改良・・マクロ⇔ミクロ、比較　
　　　⇒　ピボットテーブルをコピーして追加・分析
　(2)ピボットテーブルの値・書式をコピーしてレポートを加工
　(3)元データの改良　　　　　　　・・比較、要因解析

(1)個々のピボットテーブルの改良
　　集計方法　　・・　合計、個数、最大・・
　　計算の種類　・・　累計、差分、比率・・　
　　集計フィールド・・ピボットテーブル内に、数式の組み込み　

さらに、デザインを「なし」にして、ユーザー独自の色付けなどをすれば、「最終レポート」として、十分に利用できます。

◎ピボットテーブルをコピーすると、様々なレイアウトでの分析や、
ダッシュボード化などの「情報完成度」が向上します。

毎月、毎週の定例レポートなら、多少の見栄えよりも、
作業負担の軽減を優先することをお薦めします。

「最適データ分析」をしましょう。

(2)Ｅｘｃｅｌでレポート補完

ピボットテーブルの完成度が上がっても、満足できない人は、
ピボットテーブルをコピーして、⇒「値・書式　貼付け」で、
非保護にすれば、加工が可能になります。

ピボットテーブルではないので、Ｅｘｃｅｌの機能で
思う存分活用してください。

他のレポートに、ピボットテーブルのデータを参照する方法は、
　GETPIVOTDAT関数、数式参照の２種類です。

　①GETPIVOTDAT関数　・・　ピボットテーブルの行列を指定して取得
　　検索条件を指定すれば、随時最新データで参照できます。

　②数式参照　・・　Ｅｘｃｅｌの数式参照と同じ方法です。
　　ピボットテーブルを変更すると、位置がズレるので、要注意です。

(3)元データ　パワークエリ　

　新ソースでピボットテーブルを作成する

レポートに利用、新ピボットテーブルに利用の２つです。

新ピボットテーブル、ピボットグラフに利用する
　１つのピボットテーブルだけで情報を得ることは、容易ではありません。
　ピボットテーブルで集計した結果を、「直接」ピボットテーブルで分析す　
　ることはできません。
　私は、「マルチ・ピボット」という利用法を使っています。

　①範囲　・・名前で新・ピボットテーブルに
　②列範囲・・パワークエリ　で　新・ピボットテーブルに

４．目指すは、エクセルＢＩです！

ピボットテーブルの呪いを解いたら、エクセルＢＩに挑戦しましょう！
ピボットテーブル、パワークエリの理想的な組み合わせに、
Ｅｘｃｅｌの「良いとこどり」で、実現します！

ピボットテーブルとパワークエリは、マウス操作だけで、
関数・マクロをほとんど使わずに、データ分析を可能にします。

それだけでは、理想のレポートにはなりません。

Ｅｘｃｅｌの便利な機能と組み合わせて使いましょう！
　コピー機能、テーブル機能、条件付き書式などで、
「情報完成度」を向上することができます。

Ｅｘｃｅｌの資格取得は必要ありません。
実践で必要な機能だけで十分です！
実践事例を参考に、試して使ってみましょう。

ＰｏｗｅｒＢＩなどのＢＩツールの習得や、
関数・マクロなどＥｘｃｅｌの習得は、
覚えたり入力することが多く、ハードルが高いです。

エクセルＢＩは、マウス操作主体で、習得が容易です。
使って、慣れて、使いこなす「実践術」です。

是非、みんなで、エクセルＢＩ＋Ｅｘｃｅｌの良いとこどりで、
楽しみましょう。

５．メンバーを募集しています！
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