仕事を分解すると、本当に必要な作業が見えてくる。解決策をすぐに出さない、メンバーの『忙しい』との向き合い方

こんにちは。
ライトカフェクリエイションでWebディレクターをしているネルです。
日々、案件の進行管理をしながら、チームメンバーの育成や業務改善にも携わっています。

チームで仕事をしていると、ときどき「最近、忙しいです」と相談されることがあります。
相談を受けたら、「大変だよね」では終わらせたくないと思っています。
かといって、すぐに
「じゃあ、誰かに仕事を振ろう」
「人を増やそう」
「この作業を効率化しよう」
と解決策を決めるわけでもありません。

私がまず考えるのは、
「そもそも、何に時間を使っているんだろう？」ということです。
同じ『忙しい』でも、その理由は人によって違います。
だから私は、『忙しい』という一言の中身を、できるだけ具体的に見てみることを意識しています。

今回は、ディレクターの『忙しい』の正体と、私たちが大切にしているチームでの向き合い方について書いてみます。

「30件ある」だけでは、忙しさは分からない

たとえば、1か月に30件の依頼があったとします。
『30件』と聞くと、それだけでかなり忙しそうに感じます。
ただ、その30件は本当に同じ重さでしょうか。
数十分で終わる軽微な修正もあれば、何週間もかけて関係者と調整する案件もあります。
新規のWebページ制作なら、依頼を受けてからリリースまで2〜2.5か月かかることもあります。
さらに、今月の依頼だけを見ていても、実際の仕事量は分かりません。
前月から続いている案件がある。
複数の案件が同時に進んでいる。
そこに予定外の相談や突発対応が入る。
そう考えると、『今月30件の依頼があった』＝『今月30件分の負荷がかかっている』ではありません。
チームの業務を見るときも、単純な依頼件数だけではなく、案件の期間や重なり、実際にどんな作業が発生しているのかを見るようにしています。
『忙しい』という感覚を、できるだけ具体的な仕事に置き換えてみる。
そこから、見えてくるものがあります。

『制作進行』の中身を分解してみる

ディレクターの仕事は、『制作進行』と一言で表現されることがあります。
しかし、その一言だけでは、実際にどのような仕事をしているのかまでは見えてきません。

• 要望や課題を整理する

• 必要な情報を集める

• スケジュールを調整する

• 制作メンバーへ依頼する

• 修正内容をまとめる

• 制作物を確認する

• テストする

• 関係者と認識を合わせる

• 合意を取る　　　など

こうして並べてみると、『制作進行』という一言の中に、性質の違う仕事がたくさんあることが分かります。
そして、ここから考えたいのが、「この仕事全部に、ディレクターが時間を使う必要があるのかな？」ということです。
たとえば、課題の背景を理解したり、要望を整理したり、関係者と合意を取ったりすることは、ディレクターが価値を発揮できる仕事です。
一方で、過去の情報を探し続けること、同じ内容を何度も転記すること、重複した確認を繰り返すことなどは、やり方を変えられる可能性があります。
もちろん、すべての作業が『無駄』というわけではありません。
とはいえ、
「これは本当に必要な作業なのか？」
「もっと違うやり方はないか？」
と一度立ち止まって考えることはできます。

仕事を減らしたいのではなく、『考える時間』を増やしたい

業務改善というと、仕事を早く終わらせる、作業時間を減らすといったことをイメージしがちです。
もちろん、それも大切だと思います。
一方で、私が目指したいのは、単純に仕事を減らすことではありません。
日々の作業に費やす時間を抑え、その分、本来向き合いたい仕事に時間を使いたいと考えています。

例えば、見直す余地があるのはこんな仕事です。

• 情報を探し続ける時間

• 同じ内容を何度も転記する作業

• 重複している確認作業

• 目的が曖昧なまま続いている作業

一方で、もっと時間を使いたいのはこんな仕事です。

• 課題の背景を考える

• ユーザーについて考える

• より良い方法を提案する

• プロジェクトを振り返る

• 次の改善を考える

最近は、過去の案件や仕様変更などを探しやすくする方法を考えたり、AIを使って情報を探したり、確認前に必要な情報を整理できないか考えたりしています。
ただ、AIを導入すれば解決すると考えているわけではありません。
そもそも、なぜその作業が発生しているのか。
そこを見ないままツールだけを増やしても、別のところに負担が移るだけかもしれないからです。
だからこそ、まず仕事を分解する。
そのうえで、これは仕組みを変えられないか、これはツールで減らせないか、これはディレクターが時間をかけるべき仕事なのかを考えていきます。

『忙しい』に、一緒に向き合う

ここまで書いてきたことは、単なる業務効率化の話ではないと思っています。
私たちライトカフェクリエイションには、
『イツモトナリニライトカフェ』
という大切にしている考え方があります。
お客様から課題をいただいたときも、目の前にある作業だけを見るのではなく、
「なぜ、この問題が起きているのか」
「今のやり方を変える余地はないか」
「どうすれば、より良い状態をつくれるか」
を一緒に考えます。

私は、この姿勢は社内のメンバーに対しても同じだと思っています。
「忙しい」と相談されたときに、
「じゃあ、頑張って」
「もっと効率よくやって」
「誰かに振って」
と答えを渡すだけではなく、
「何が忙しさを生んでいるのか、一緒に見てみよう」
と向き合う。
人を増やすことが解決になる場合もあります。
ツールやAIを取り入れることで変わることもあります。
業務フローや役割そのものを見直す必要がある場合もあります。
だからこそ、最初から答えを決めない。
まずは隣で、一緒に仕事を見てみる。
それが、私がマネジメントをするうえで大切にしたいことのひとつです。

もし今、日々のタスクに追われて「自分がディレクターとして成長できているのか分からない」と悩んでいる方がいたら、一度、誰かと一緒に仕事を分解してみるのも良いかもしれません。
『忙しい』の正体が見えてくると、変えられるもの、そして本当に自分がやりたかった仕事が見えてくるはずです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

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